水利建设单位档案信息化的思考

丁晓云

安徽省枞阳县水利局

摘要：现代社会处于高速发展的信息化时代，如果我们不发展水利水电工程档案信息化，将来就可能会对工程的建设和发展造成不利的影响。本文将从档案信息化的必要性和具体措施方面谈谈水利工程档案信息化。

关键词：水利水电工程档案信息化  必要性

一、档案信息化的必要性

在水利水电工程建设过程中，除了动态的施工现场，静态的档案也是其中非常重要的一个组成部分。自2016年安徽省发生洪涝以来，我单位作为县级的水管单位，水利工程建设任务非常繁重，5年来完成水利工程建设项目47 个，总投资约40亿元。因此产生的工程科技档案也越来越多，日常工作中，查（借）阅档案资料的次数也非常频繁，因未开展档案信息化建设，所有存档的均为纸质档案，这些档案管理起来工作量大，占用空间多，查找费时不精准，部分档案因为使用频繁，容易造成损坏。如果档案资料以自动化、实时化、网络化的形式存在，在档案管理内部进行数据共享，就能大大提高工作效率，为我县的水利水电建设事业提供更好的服务。

2021年6月9日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，也将档案信息化的发展提上了日程，文中明确了“十四五”期间的档案信息化总体要求和总体任务，因此推行水利水电工程档案信息化建设已经迫在眉睫。

二、档案信息化的措施

县级水利事业单位在档案信息化方面若想取得高速、高效发展，首先单位领导需要高度重视本项工作，给予必要的支持和保障，要健全档案管理体制机制，成立档案管理领导小组，由单位一把手作为组长，分管领导为副组长，各股室负责人为成员，指定专门的档案工作人员，定期或不定期收集文件材料并整理归档。

二是建立和落实档案工作责任制，实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，任何股室和个人不得将档案据为己有；档案室做到专室、专柜、配备必要的工作设施，消防设施、空调、温湿度计、防虫防霉措施等。

三是根据《“十四五”全国档案事业发展规划》的要求推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表三合一制度。严格按照《归档文件整理规》《机关档案管理规定》和各门类档案标准规范科学制定分类方案、确定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限。

四是制定档案验收计划和制度，严把档案整理及信息化的进度、质量关，由档案工作领导组成员对工程项目档案整理各个环节进行不定期的质量抽检，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。著录的抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99.8%及以上（含99.8%）为合格。对档案资料进行扫描时应采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率要求≥200dpi，扫描图像方向应端正，如有文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

五是对于历年来本县发生的水利历史大事件、重大活动、突发事件应对活动等档案进行专题数据库建设，以便精准为本级党委和政府决策提供参考。

三、档案信息化的配套设施

1、信息化的基础硬件设施，包括用于采集或存储数据的扫描仪、电脑、硬盘、光盘等；由于水利工程档案中图纸数量多，尺寸大，按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》，宜配备A0大幅面高速扫描仪，单个硬盘的容量建议最低达到1TB。

2、建立档案管理数据库，数据库的建立应遵循档案信息化业务规范，现阶段主要的部分标准规范可参考以下规范：

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）

《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）

《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）

《纸质档案数字化规范》（DA／T31-2017）

《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）

《基于 XML 的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

3、组建单位局域网，县级水利事业单位可以按股室职能分配档案管理系统的查询权限，实现每个股室都能查询到自己工作范围内需用到的档案内容；如果资金允许，可按照《电子档案管理系统基本功能规定》《数字档案室建设指南》基本要求，建成一个标准统一、操作灵活、体系结构开放、易扩充、易维护、安全、稳定、可靠的档案信息管理平台，实现其功能涵盖实体档案和电子档案的收集、管理、归档、存储、利用及数字资源管理与服务的全过程，为水利工程建设提供高效、便捷的服务。

4、配备高性能的服务器及相关软件系统，县级水利建设单位采用三层交换机+二层交换机的方案即可满足工作需求；另外，由于部分已形成的年代久远或磨损严重的档案资料需要扫描后进行修复，建议安装photoshop作为图像处理软件。为便于档案检索，扫描后的电子档案宜采用双层PDF格式保存，需安装A dobe Acrobat 9 Pro软件。

四、专业人员的培养

县级水利建设单位在档案信息化方面才刚刚开始，很多单位都没有配备专业人员，初始阶段可以采用第三方服务的方式来完成信息化的基础建设，而后再加强对本单位档案管理人员的培养。项目建设单位要强化水利工程项目档案经费、人员、设备保障，档案信息化服务外包等工作所需经费应在项目实施前列入工程投资。水利工程档案信息化管理岗位对人员的综合素质要求比较高，不仅要掌握水利水电工程管理业务，还应具有一定的档案专业基础知识或具有从事档案管理工作的经验，能对水利水电工程档案进行收集、分类、立卷、归档等。

落实人才培养制度，加强单位分管档案工作负责人和专业人员的培训力度。定期或不定期邀请档案专家对本单位档案管理人员进行培训授课，从源头提高档案管理综合素养，提升档案业务能力和专业水平，掌握好国家、省、市出台的档案管理新规范，达到按年度或按工程对本单位档案进行信息化管理的目标，实现所存档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，更好的为水利事业服务，促进水利工程档案信息化建设的进步与发展。

五、信息化的风险及对策

1、风险：信息化因其开放的特性，在保密和安全方面存在一定的风险，比如硬件及软件的损坏，网络病毒的侵入，黑客的恶意攻击；还有人力不可抗拒的地震、洪涝、火灾等等。

对策：首先，要健全档案管理体制机制。加强领导意识，落实责任主体，强化部门职责，签定个人工作责任制，完善管理体制和工作机制，建立和落实本单位档案管理工作责任制，引入档案工作检查考核机制。其次，增强信息化建设技术力量和资金保障，技术设备及相关软、硬件设施是做好档案信息化的基础，但是这些设备和技术在使用过程中也会出现一些问题，日常工作中，需要定期对计算机系统进行检查与维护，常用软件做到常升级；采用多渠道备份档案资料，保证系统数据完整、准确、安全、保密。系统必须具有严谨的数据关联性，对于已产生前后关联的数据，系统应具备有效的控制机制，不允许随意修改或删除，以防止误操作带来的数据安全隐患，能实现数据“一处修改，多处自动变化”，确保档案信息数据一致性。最后，加强档案利用权限审批监管。工程档案信息化管理系统应具有安全高效的通信机制，身份认证，权限检查，确保档案信息系统的安全性、保密性，防止信息泄密和对保密信息的非法侵入。

结语：

2022年以来，为落实党中央、国务院关于全面加强基础水利设施建设的决策部署，稳增长、创就业，水利部积极贯彻落实中央和国务院常务会议部署，会同有关部委、地方加快推进水利基础设施建设。可以预见，未来国家在水利水电工程建设方面的投资力度会持续加大，因此，水利水电工程档案信息化的建设如能及时适应新形势的需求，借助政策的东风，一定会得到飞速的发展！

参考文献:

[1]陈加 水利水电工程档案信息化建设和利用（卷宗 2020年第20期）

[2]档案信息化风险防控的思索与对策（知乎）新青年2021-12-27

[3] 赵志军 风险防控方法在档案信息化管理的对策（人人网）2021-11-26