民办高校学生档案管理研究

段雪梅

云南经济管理学院档案馆 云南 昆明 650101

摘要：民办高校学生档案具有不可替代的凭证价值，不仅是单位和社会选拔人才的重要依据，也在毕业生的生活、工作中发挥着重要作用。学生作为高校主体，学生档案管理工作的重要程度不言而喻。与时俱进推动大学生档案管理工作现代化、信息化、安全化、制度化和规范化，也是当务之急。这既是对大学生负责，又是对用人单位负责，更是对国家人才发展战略负责。

关键词：民办高校学生档案管理研究

大学生档案是高校在管理学生的过程中形成的，记载和体现大学生个人履历、德智体美、学习情况和实践表现，以大学生个人为单位汇总留存下来以备查考的文字和其他各种形式的信息记录。每一名大学生在入学时提交的体检表、高考档案、入学登记表、军训鉴定表等是个人档案的基础。此后在校期间，不断生成包括各科成绩、奖惩记录、党团材料、教育教学实践等相关材料，最终形成对学生、学校和社会具有保存价值的真实档案材料。这些档案会伴随毕业生终身，在其今后的求职就业、学历提升、出国进修、职称评审等方面起到不可或缺的作用。
　　1、民办高校学生档案管理现状

1.1学生本身对个人档案不了解、不重视

部分毕业生不清楚毕业之后档案流转方式和存放形式，造成了一定程度上的弃档。许多已毕业多年的学生认为档案无用，导致了遗留档案逐年增加，有大量无人认领的档案成为“死档”，最长已达30余年。近几年，学生个人档案丢失的现象时有发生，影响升学、就业、招考、调动的情况频繁出现。
　　1.2缺乏完善的档案管理制度
　　学生档案不同于综合档案和科研档案，需要系统记载学生个人信息及归档材料情况，具有信息更新频繁、痕迹管理突出的特点。因为缺乏标准的管理制度，导致目前高校学生档案管理存在归档简单、机械、不灵活，与实际脱节，过于形式化和表面化等问题。归档内容不够完整，缺乏连贯性和一致性。且档案材料更新、补充不够及时，使用人单位对学生没有全面、深入的了解。
　　1.3档案管理信息化程度不高，档案管理手段落后
　　不少高校学生档案依然局限于传统手工管理模式，建档流程繁琐，建档材料不够全面、准确，且不能及时更新。高校急需实用性高的大学生档案管理系统，以提高档案管理的效率和准确性。

2、民办高校档案管理的新措施
　　2.1制定档案管理目标
　　传统的档案管理模式存在不足，无法应对大数据时代带来的挑战，也不符合新时期的发展要求。当下民办高校学生档案管理工作的侧重点在于保管，记录的信息中仅仅为学生的情况，不包含对他们个性、心理等方面的分析，因此专业性不高，无法起到引导学生发展的作用。
　　2.2实现统一化管理
　　民办高校学生档案规模大、数量多,通常交各二级学院和系部自行管理，而不是由档案馆统一管理。因此学生在查阅档案时需要去多个部门办理多个手续，较为麻烦。为了给学生提供便利的条件，需要进行统一管理，也能减少学校的资金花费。
　　2.3民办高校应积极组织和开展档案工作宣传
　　民办高校应加强学生对学生档案的宣传工作，让每个学生知晓，从入校之日起档案就会对自己在校的表现进行全方位的动态记录，使学生有约束感，积极开展自我监督，主动提高自身综合实力。民办高校可以开展档案教学活动，增加档案意识，通过学分考核制度，对学生档案知识进行考核，使毕业生能够清楚认识到个人档案对自身日后工作发展的重要性。可通过举办档案展览，建立档案机构专题网站、微信公众号等方式进行宣传，让学生认识到档案的重要性，从源头上减少“弃档”“死档”情况的发生。

• 2.4完善大学生档案管理制度
  　　民办高校基于《高等学校档案管理办法》，结合学校学生管理工作的相关规定和本校实际情况，制定大学生档案管理办法，并对学生档案材料的收集整理范围、归档移交流程、保管与转递作出详细规定。应根据社会和用人单位的需求，对学生档案管理工作进行调整与规划，对工作中出现的问题及时改进。
  　　2.5进行民办高校档案信息化建设
  　　民办高校应该顺应时代发展，积极引进先进的档案管理系统，运用档案管理系统，取代传统的手工档案管理模式。全力培养掌握网络信息技术和档案管理的技术人才，以促进档案信息化建设的速度。将信息化全面应用于日常大学生档案管理工作，提高工作效率和准确度。
  　　3、民办高校学生档案管理创新
  　  3.1利用现代化手段提高学生档案利用效率
  　　目前不少高校存在过度重视学生档案的保存而淡化利用的问题。从实现档案的价值这一角度来看，只有重视档案利用。才能让档案“活”起来。应用学生档案管理系统和数据库，确保学生档案及时更新、完善，提高检索效率。建立专门的档案查询系统，对不同利用者开放不同权限，实现远程自助查档。依托专门工作网站、微信公众号等现代化方式提供远程利用服务。为每个学生生成具有唯一性的二维码,用人单位可以通过扫描二维码获取学生的电子档案，这样方便、快捷的方式既免去了学生携带纸质档案的不便，又可以实现重复多次利用，符合当下的环保理念。
  　  3.2注重学生档案管理的安全性
  　　在实现学生档案管理信息化的同时,也需要严格遵守档案信息保密制度。学生档案涉及学生大量个人信息，若使用传统的纯手工管理方式，档案传播途径较少、速度较慢，因此安全性相对较高。但在信息化管理的过程中，需要将学生信息录入系统，通过互联网管理。
  　　学生信息进入网络环境中，会使学生档案的安全性和保密性存在一定的风险。因此，高校在推进学生档案信息化过程中，需要完善保密制度，防止档案信息泄露。
  　  3.3重视学生档案管理工作，全面提升管理水平

民办高校应将档案管理工作纳入学校整体发展规划和学校工作考核评估。学生档案经费纳入学校预算，划拨学生档案信息化专项经费。建立与学校历史、规模匹配的学生档案馆藏体系，制定各部门、各院（系）学生档案收集制度，做好学生档案的收集、整理、移交工作。对学生档案整理工作应有具体要求，如档案材料齐全、纸张规格统一、文字书写规范，设置档案袋封面目录，档案材料按时间排序，且定期进行受损档案修复。在学生档案的保管方面需制定相关规章制度，交由档案馆库房集中统一保管。建立档案信息服务网站，网站中列出学生档案工作职责、学生档案管理条例、学生档案知识宣传手册、学生档案查阅流程等内容，以供学生了解查阅。

• 4、结语
• 总而言之，学生档案管理是民办高校档案工作中最重要的任务，是服务学生、服务企业、服务社会的一项重要工作。对于毕业生来说，学生档案是一套毕业能力的证明材料。对于个人而言，无论是落户、转正定级、择业、工龄计算、任用选拔、考核，还是职称评审、办理社保、退休及计发养老金等事项都将以档案材料为依据，因此，其重要性不言而喻。
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