档案信息化建设与管理研究

李晨旭

中冶北方工程技术有限公司  辽宁省大连市开发区  116699

摘要：本文以档案信息化管理和建设的内容作为研究出发点，分析了新时代下推动档案信息化建设的意义以及其中存在的问题，提出了档案管理和信息化建设的优化策略。通过本文的研究为加强档案信息化建设与管理提供有益建议。

关键词：档案；信息化；问题；对策

1.档案信息化管理和建设的内容

1.1硬件设施的信息化建设

硬件设施的完善是档案信息化建设的重要内容，是档案管理工作得以顺利进行的重要保障，对档案管理的质量有着重要影响。档案管理的硬件设施主要包括计算机、数据库和信息储存空间等，它们共同构成了推动档案信息化建设的硬件设施平台。

1.2服务意识的建设

在档案管理中，档案人员的服务意识是推动档案信息化建设和发展的重要内容。档案管理对社会的发展有着重要意义，其为社会的发展提供了重要的信息资源，所以，在档案管理和信息化建设中，相关人员一定要具备相应的服务意识，真正地服务社会。在档案信息化建设中，要提高档案管理人员的整体素质，加强对人员专业知识和技能的培训，提高工作人员的工作积极性。

1.3管理水平的建设发展

在档案信息化建设中，档案管理水平的提升是重点内容。信息科技的迅速发展促使各种高科技在档案管理中出现，比如电子化档案的出现和使用，其在有更高技术含量的同时，也对档案管理提出了更高要求。进一步提高档案管理水平，在很大程度上有利于发挥档案管理对社会经济发展的促进作用。

2.新时代下推动档案信息化建设的意义以及其中存在的问题

2.1档案信息化建设的意义

首先，相较于传统档案管理方式，信息化档案管理方式能够很好地避免纸质档案管理的弊端。档案信息化建设能在很大程度上保证所管理的档案的安全性。档案信息化建设主要是通过数字化的保存和获取，使档案获取更加方便高效，同时在很大程度上避免档案丢失和纸质档案资源随着时间流逝而损毁的问题，大大增强档案信息资源的安全性。其次，现代计算机技术在档案保管事业中的有效运用可以在很大程度上提高档案保管质量，同时提升其服务质量，使读者对档案数据的查询更为便捷。最后，在资料保存方面应用网络、数字化技术，可以对所有需要保存的档案数据资源进行及时归档。例如，有关房屋信息的记录及其变化都可以通过网络迅速传送给有关档案管理机关。

2.2档案管理信息化建设过程中存在的问题

档案信息化建设过程中暴露出一定的问题。首先，不同的档案管理部门存在差异性。各个地区的经济发展水平有一定的差距，发展速度也有所不同，这就会影响到档案管理工作的现代化进程。受经济条件的限制，各地对档案现代化工作的支持程度有所不同，进而导致各地档案管理的现代化发展进程不一。部分地方档案保管单位已开始使用电脑开展档案管理工作，从而极大地提高了档案保管业务的效能和服务质量。然而，也有些地方档案保管单位仍坚持采用单机进行档案保管作业，导致档案保管技术相对落后，难以实现有效的数据共享，不利于档案保管事业的发展。其次，虽然档案信息化有了发展的条件，并且很多企业和单位也开展了档案信息化建设，但是档案管理技术还是不够完善成熟，在实际的工作开展过程中仍有很多问题，尤其是在保存方面存在安全技术不够先进的问题，所以大部分单位仍然采用传统的纸质档案管理方式。但是传统的纸质档案管理方式在查询、保存的时候耗时耗力，有时还会出现遗漏的问题，其弊端仍然明显，尚待改进。

3.档案管理和信息化建设的优化策略

3.1提升档案管理人员的业务能力

档案管理部门工作人员也要紧跟时代发展的要求，不断学习、完善，提升整体业务能力。首先，要想提高档案管理人员在资料分类、归纳、整理方面的信息技术运用能力，就要对其进行定期培训；其次，在人才引进方面，除了引进专业管理类人才外，还要招收精通信息网络科技的人才，其中，以兼具两方面才能者为最佳；最后，在进行人员分工时，应有针对性地根据不同人员的擅长方向进行科学分工，让其能够更好地配合，从整体上提高工作效率，从而提高档案管理部门总体的业务能力。总之，要明确工作人员的工作内容以及业务水平的发展方向，让档案管理人员的工作水平能够跟上档案管理信息化建设的需要和今后的发展需要，从而推动档案管理工作的进步。

3.2规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。

3.3提升档案信息化管理水平

随着大量电子档案网站的形成，许多具备较高机密性的档案在互联网上实现了传送，这对计算机档案文件的保密工作具有重要意义。从为提高电子档案管理能力而进行的大量实际考察工作中可以看出，为了切实达到这一要求，可以从如下几个层面着手：第一，设置专门的具备较高管理水平的技术机构，对专门管理档案的网站和其他电子档案资料系统提供技术协助并进行控制，以便使电子档案文件归档工作具有更强的专业性和规范性，使电子档案的管理更加完善；第二，为了加强对电子档案有关管理工作的有效监控和管理，政府工作人员必须在对电子档案进行管理的过程中，对电子档案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使电子档案管理具备较强时效性；第三，企业必须从不同角度出发，根据企业具体情况为档案安全制定具备较高防范性的策略，以便从源头有效处理安全问题。

3.4加大对各个环节和整体的管理力度

在实际的管理过程当中，决定管理效果好坏的关键在于对环节的把握和设置。每一个环节都要进行严格的管理，从档案的逐一收取到核对，再到整合保存，每个环节都要有专业的人员进行管理和处理，这样做虽然在一定程度上增加了管理的难度，但是信息技术的应用也使管理更加高效简便，另外，还要加大管理的力度。首先，管理人员要把握好各个平台、软件的相关管理情况，建立起严格完善的管理制度和体系，并充分考虑到突发情况，以便有利于各个部门和环节的有效配合，创建良好的档案信息化管理环境。其次，在管理考核方面，管理人员要实施多角度的，实践与理论并重的考核管理制度和评价体系。最后，在网络信息技术的运用方面，一定要科学有效，从整体上规范运用过程中的事项，以保证档案信息化建设顺利有效地开展，同时，规范的管理还可以在一定程度上减少不必要的人力和财力支出，让档案管理更加高质量、可持续地发展。

3.5提升档案管理人员的服务意识

档案管理工作的落脚点是服务人民大众，所以，在开展档案管理工作时，要多站在社会群众的角度进行实际管理，创新管理方式，尽可能地满足大众对管理水平和效果的期待。具体而言，在档案管理人员培养方面，要不断提升档案管理人员的素质和服务意识，在实际的培训当中，除了培养档案管理人员专业的管理能力和实践能力之外，还要让档案管理人员充分了解时代发展的要求以及新技术的相关内容，用这样的方式培养具有综合素质的人才，推动档案信息化建设工作开展。

参考文献：

［1］赵蕾.新时代下推进档案信息化建设的路径探索［J］.北京城市学院学报,2021(05):49-53+59.

［2］齐丽丽.信息化视角下的档案管理研究［J］.黑龙江科学,2019,10(13):106-107.