加强企业电子文件归档及管理初探

刘彬

大唐国际发电股份有限公司陡河热电分公司

摘要：当前，互联网、信息化的普及推动了电子文件在企业各项经营和管理工作中的大规模产生。电子文件的大量产生，对企业管理产生了深刻影响，对档案管理产生了积极推动作用，一方面是它便捷容易整理，另一方面是容易保存管理，能够发挥出传统纸质文件不能比拟的优势和功能。因此，重视和强化企业产生的各门类电子文件的收集和归档工作，是时代进步的需要，是企业发展的必然，更是提高企业档案管理水平和工作效率的重要保障。

关键词：企业;电子文件;归档;管理初探

引言

企业中的文件种类比较多，所需要的存储空间也比较大，这加大了存储、查找、管理难度，如果仍旧使用传统的纸质档案管理方式，很容易出现文件丢失、损坏、泄露问题，危害企业的经济利益。因此，企业需要积极应用电子档案资料，加强电子文件和档案的管理，利用信息化技术和大数据技术，提升文件档案的利用效率，同时要确保电子档案的完整性、安全性和可用性。

1电子文件归档

随着文件越来越多，传统纸质档案管理弊端逐渐显现，纸质档案管理不仅占用空间大，文件种类繁杂，还不利于查找，容易丢失、损坏。随着科技的进步，电子档案应运而生。电子文件的有效整理、归档可以提高电子档案的利用率。电子归档是指将人们生产的具有保存和借鉴价值并且系统已经存录的文件向权限部门提交的过程。根据这些年总结的实际经验来看，电子文件归档必须做好归档接口和“四性”检测，这是电子文件归档时重点检测工作。

2加强企业电子文件归档及管理初探

2.1深度开发，智慧编研

要实现档案存史资政育人的功能，档案部门就不能只停留在电子档案归档、整理和保管等基础工作上，而应充分利用大数据，挖掘档案信息背后的价值，掌握档案信息之间的内在有机联系，为企业集团各项业务工作提供知识服务，彰显档案的文化价值，发挥档案辅助决策的作用，为企业有效规避风险。“传统模式下的档案编研是针对某一主题，可能存在遗漏问题。而数据挖掘技术的应用可以实现档案内容的高效整合。”比如档案人员搜索关键词“组织机构”，相关领导任职和机构设置、改革的档案按年度排序推送到档案人员系统操作界面，为编研组织沿革工作提供便利。

2.2提高电子档案的利用率

企业领导不仅能够调阅各类电子档案，还能查阅电子资料的收发记录，在此基础上需要提高电子档案的利用率，充分发挥电子档案的应用价值。电子档案严禁在企业外部流传和使用，企业内部可以流传一些通报文件或者机密性不高的规章制度，如果电子档案内容中包含有企业机密，就只能通过企业内网流传，并且内网系统需要隔离外部网络。如果电子档案涉及到企业的财务情况、发展计划、决策内容、科技研发成果等，就只能在高层领导中流传使用。如果员工需要查阅一些电子档案，但是权限不足，就需要通过系统向档案管理部门提出申请，申请审批通过后才能查看文件。当其他人员需要借阅电子档案时，档案管理部门只能提供复印的纸质文件，不能将原文件存储载体外借给他人。借阅人查阅电子档案时，需要保护好档案，避免电子档案信息被其他人修改，而档案管理部门需要详细记录每个借阅人的部门、姓名、借阅时间等，制作成管理台账。

2.3自主开发检测系统，充分保障电子档案“四性”

深入研究电子档案“四性”相关制度标准，自主开发独立于与业务系统，与电子档案管理系统松耦合的设计架构的四性检测系统。通过对电子文件归档信息包、电子档案长期保存封装包进行“四性”检测，并将检测结果可视化展现，展现内容包含四性的检测状态、检测结果、检测时间等信息。四性检测系统读取元数据和电子文件进行四性检测和数据分析，不变更电子档案的任何数据信息，最大程度保护电子档案管理系统的系统独立和数据完整，充分保障电子文件“四性”。采用数字证书电子签名服务和可信时间签名服务两部分保护数据的完整可信，防止对数据未经授权的修改，确保签名行为的不可抵赖。再加上四性检测系统，从而真正解决了电子文件归档和电子档案长期保管过程中，档案来源真实性、档案电子文件不完整、元数据信息不完整、重复归档、档案迁移可靠性等传统档案工作中难以解决的一系列难题，极大地提高了档案工作效率和数据质量。

2.4运用大数据，助力业务拓展

随着社会的不断进步与发展，大数据在很多行业都受到广泛关注。与此同时，档案部门拥有庞大的数据资源，可以利用大数据对这些档案进行挖掘、分析，挑选出有价值的方案。同时，为了保证数据的准确率和利用率，档案管理部门可以和信息技术部门合作，形成档案信息管理数据池，从中进行档案数据整合。国内一知名公司的档案管理与档案分析利用工作走在时代前沿，该公司将档案部门与信息技术部门整合，以客户档案作为数据池，通过现代科技及大数据分析，对客户形成完美的生命周期图，以流程图的方式对客户进行画像，并且对客户进行全方位、多方面的评级，然后将客户信息送至企业业务前端，助力前端开发和维护客户，形成一个完善的流程。另外，该公司通过大数据分析，将客户所需推送到客户面前，从各个方面分析客户，为客户带来利益，增加客户黏性。因此，该公司的档案管理工作发挥了最大作用，助力企业的发展与进步。

2.5企业电子文件的安全保障

企业电子文件的信息安全在一定程度上决定着企业电子文件管理成效的优劣，因此档案管理部门在执行电子文件归档管理工作的时候应该投入足够的成本，配置高技术高水准的管理人才，设置足够的安全管理容量和安全检测的系统设备，对电子文件进行定期的安全检查，按照企业制定的文件管理标准，严格执行管理制度，确保电子文件信息绝对安全。对于电子文件的安全管理也有以下几点要求：（1）档案管理部门对电子文件要做好分类统计，根据门类或内容的不同分区整理，并做好分类目录，方便检索和利用。（2）存储电子文件的光盘、U盘等要放入盒中保存，保存环境要符合国家对磁性载体的保管要求。条件具备的单位要做好异地异质备份，确保数据的完整和安全。（3）要注意对电子文件保管场所定期检查，确保保存文件的环境温度为14℃到24℃，相对湿度为45%到60%，远离强酸、强碱、有害气体、强磁场等环境。

2.6.完善电子档案元数据，挖掘电子档案价值

电子档案元数据不仅仅只是提高档案管理人员工作效率的数据，更是实施知识管理和大数据分析应用的基础。采集元数据不规范、不完整，就无法揭示业务系统中电子文件的流转过程，导致后期用户利用不方便，档案资源成为“死资源”。制定元数据规范，为归档接口开发建设、档案数据库建设、档案四性检测提供了基本依据。元数据方案本着开放共享的理念，树立“企业档案数据仓库”的理念，从数据长期利用、深度开发为出发点，将业务部门认为重要或需长期关注的业务数据纳入元数据建设体系。元数据取值根据设定规则从业务系统数据中取值或者默认取值，实现元数据自动采集，无需人工干预，并且利用信息技术，实现关联业务电子文件的关联展现，使档案信息资源“活起来”，方便用户后期利用，为电子档案长期利用、知识管理及大数据利用奠定了良好的基础条件。

结语

综上所述，做好电子文件归档和电子档案管理工作能够提高档案管理效率和质量，节约管理成本，为企业的经营发展提供助力。因此，企业需要加强电子文件归档和电子档案管理，以使其更好地服务于企业的经营发展。

参考文献

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