物资采购风险管理探讨

刘世居 ,林武斌

中船黄埔文冲船舶有限公司 广东广州 510725

摘  要：物资采购风险管理将直接影响到企业生产、安全和经济效益，是企业生产经营管理的重要组成部分。为了提高企业物资采购风险管控能力，应从订货到货、供应商管理、价格贸易、质量管理、仓储管理等环节进行层层把关，防范采购风险，保障物资按时保质到货，满足生产需求。

关键词：订货到货；供应商选择；价格；质量；仓储风险

1  引言

船舶建造是一项浩大的工程，具有高投入、项目周期长、技术问题复杂多变、涉及到的关系方多、受航运和金融市场影响大等特点，因此在船舶建造过程中经常会发生各种争议，并且争议关系到技术、商务、物资采购和法律等因素。因此，为加强船舶建造过程中的物资采购风险防范，减少纠纷的发生，有效维护船企的合法权益，在防范风险的同时确保船舶按时按质完成建造。

2  风险管理原则

开展物资采购领域风险管理应当遵循全面性、系统性、重要性、经济性、制衡性原则。

1、全面性：风险管理应当贯穿决策、执行、监督以及反馈等各个环节，覆盖各种业务和事项。2、系统性：风险管理应考虑风险因素之间的相关性及相互影响，以全局意识系统地管理采购风险。3、重要性：风险管理应当在全面管理的基础上，突出对重要业务事项和高风险领域的有效管控。4、经济性： 风险管理应当考虑管理成本和风险成本的匹配， 做好成本与预期效益的权衡。

3  订货风险管理

物资采购部门在采购或招标过程中应严格按照船企《物资采购管理规定》相关要求执行，并建立完整的采购管理流程，控制订货风险。见表1：采购管理流程。

（1）船企经营、技术、物资等部门，对采购必要的环节必须有书面说明。（2）采用电子商务询比价的方式，以公平、公正的方式采购。（3）实行物资采购管理责任追究制度。（4）实行物资采购信息保密制度。

4  到货风险管理

为保证物资能按生产需求到货，必须加强计划管理，主要分为船企采购和船东供应品两类。

4.1船企采购物资

（1）每周应检查核对到货情况，实施看板管理，重点跟踪，提高到货完成率。

（2）依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，保证需求物资的及时供应。

（3）加大索赔力度，向供应商提出索赔。

4.2船东供应物资

船东供应物资是指合同或规格书中规定的船东采购并供应的物品包括但不限于材料、设备等。

4.2.1 正常供货：

1、制订并通知船东供应品纳期表，经营部书面通知船东发货。

2、安排船东供应品进厂，根据《船舶物资入库检验办法》进行物资入库。

4.2.2逾期供货

1、通知船东供应品已逾期提供，收集费用损失的证据。

2、供应品逾期超过合同约定期间，判断是否属于船舶建造的必备材料或设备，不属于：经公司同意后，可不安装该材料或设备继续建造；属于：船厂可选择：续催促船东提供；通知船东，船厂自行购买同等质量的材料或设备，同时将自行购买供应品的报价和采购合同、发票等发送船东。

3、通知船东延长交船期以及费用损失，向船东主张所有逾期引起的费用损失。

5  供应商选择管理

对质量问题频发的供应商专项整治，采取约见、发函警告、二轮配套厂家审核、暂停供方资质直至取消供方资质等方法进行管理，出现严重问题的供方，要列入黑名单，实施动态管理。

（1）采购时根据设备的特性优先在合格供应商中选择厂家，每月发布临时供应商名单.

（2）选定采购供应商时按照“品质优良、价格合理、交货及时、售后服务好”等综合成本选择性价比高的产品。

（3）对于船东干预，选择有不良记录的供应商。企业应当收集供应商不良记录的证据与船东解释不选用的理由。

（4）既作为船东又作为供应商的，应确保船东和供应商的主体一致性。

5）对于重要设备或长期采购的物资，船企需要定期或不定期拜访供应商，对其进行质量检测或现场检查，以确保供应商的质量体系正常运行。而对于关键外购设备，可以派遣专职驻厂人员，监督供应商生产运行情况，以确保最终优质产品交货。

（6）防范采购风险。基于定期及年度评估的情况下，如供应商大户有表现下降及能力无法满足要求的情况出现，则应减少相应采购数量，分散采购风险。

6  价格贸易风险管理

6.1价格风险管理

（1）健全采购定价机制，采取公开招投标，竞争性谈判，电子商务报价、货比三家等动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对照标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资签订框架协议。   （2）定期研究批量大的原材料、大宗通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定此类物资的采购执行价格或参考价格，建立价格数据库。（3）对价格超目标成本项目，严格执行船企审价会制度，提交审价会集体决策采购。

6.2贸易风险管理

物资采购过程中，可能存在的贸易风险有：价格波动（涨价）、汇率变化、供应商供应履约能力恶化等。针对价格波动风险，特别是材料类价格，物资部门应建立材料价格分析机制，结合市场近期的波动情况，对材料采购提出锁价建议并上报企业高层领导决策；对汇率变化风险，通过加强与财务及其他部门沟通，及时了解汇率市场风险，提前做好外币合同签署风险防范工作；对供应商履约能力恶化风险，通过与其他兄弟单位进行沟通，加强与供应商互访互动，进行不定期的走访，及时了解供应商履约能力，降低履约风险。

7  质量风险控制管理

（1）外购物资的质量是船舶产品建造质量优劣的第一道质量工序，对外购物资的质量必须严格按照精细化质量管理水平的要求，明确 “谁采购、谁负责”的质量责任原则。加强各个环节的把关、控制，使精细化质量保证体系能在生产过程中实施、执行。

（2）规范外购过程检验验收管理。技术部门签署技术协议书，应明确采购验收标准及流程，规范必检物资目录清单及强检点，严格按照技术协议要求验收。建立供应商档案，对供应商的问题闭环情况进行实时跟踪。责成供应商开展问题的归零工作，并对归零工作进行监督管理。

（3）采购合同管理。采购合同原则上使用经企业审核批准的标准合同文本，非标准合同文本应按照《合同管理规定》要求履行合同评审手续后方能签订采购合同。明确产品质量执行法规要求、质量保证要求、质量监督和检验验收要求、质量责任界定及违约处罚、技术服务及培训要求。

8  仓储风险管理

为了保证外购物资在入库保管、发放过程中的各项经济技术性能指标处于受检状态。

（1）物资标识。凡检验合格后入库的物资，必须作出明显标记。未经质量验收和不合格的物资不得入库或与合格物资有明显的区分标记。

(2）物资保管。必须保持仓库空气的流通，整齐、清洁，并注意干燥、防热、防潮。对于露天存放的物资要上盖下垫，加强保养。

（3)物资发放。为了保证发放物资的质量，做到无发料凭证或未经签批不发；证书、证件不齐不发；质量不符不发；规格不对不发。严格按定额消耗发料。

9  结论

外购物资风险管理是否有效可控，将直接影响船舶生产的质量、进度。因此，对外购物资应从订货到货、供应商选择、价格贸易、质量、仓储等各环节进行全过程管理，防范采购风险，保障物资按需到货，确保船舶建造按期保质顺利交付，赢得客户的信赖，为企业持续发展奠定良好的基础。

参考文献

[1] 中国就业培训技术指导中心组织编写. 高级采购师[M]. 中国劳动社会保障出版社，2007.

[2] 刘超. 外协外购件的检验控制方法创新[J]. 产业与科技论坛，2019.

[3] 韩富容. 供应商约谈与供应商动态管理[J]. 现代质量管理学（第4版），2020.

[4] 方圆;企业供应商的选择与管理[EB/OL].