数字化档案在档案管理工作中的作用及展望

曾丽

南阳市中心医院人事科 河南南阳 473000

   档案管理是企事业单位管理的基础工作，是从事党政管理等活动中形成的图文声像等形式历史记录，包括科技文书与会计档案等类型，对企业管理发展具有重要的参考凭证作用。新时期档案工作外部环境呈现出信息技术飞速发展，国家信息化发展使得社会环境发生变化，档案工作呈现新的特征。当前世界进入信息化时代，企业档案不断增多为管理工作带来很大的挑战，要将数字化技术应用于档案管理中提高工作效率。加快档案数字化管理成为档案信息化建设的必然要求，是提升档案收集利用服务质量的有效保障。             

一、档案数字化管理工作分析

  信息化时代下企业要提升工作效率必须开展档案数字化建设，网络信息化是现代信息技术的重要特点，传统档案模式投入大量的人力财力取得效率较低，数字化档案可以让组员共享更加开放。档案数字化建对促进企业信息化管理具有重要作用，利用数字化信息管理方式可以促进企业跨越式发展。档案工作外部环境包括外部技术与社会环境，新时期档案工作外部环境呈现出网络信息化发展态势，档案工作内部环境是档案工作自身领域，社会环境对档案工作带来新的发展，使传统档案工作逐步形成新的内部环境。

（一）数字化档案管理

档案信息是用纸质文档存储在档案中，存储档案空间大，备份档案需要大量人力物力。档案管理是对档案收集整合利用的工作，数字档案指改变档案存在形式提升档案信息利用率，使档案信息与社会信息融合，企业要将数字化技术引入档案管理工作中，更好地为企业建设发展服务，社会信息化建设中关键是信息资源共建共享。档案数字化管理是信息化发展的衍生物，研究档案数字化管理要全面理解数字化管理的意义。近年来档案载体迅速被磁盘代替，档案数字化是利用计算机等技术手段将存储在传统载体的档案信息数字化转换，是以需求为导向便于检索为发展方向。档案数字化管理要提高系统整体水平，提升档案标准规范化水平。

（二）档案数字化管理的作用

   当今社会人们对时间意识增强，社会公众对档案信息需求量不断增加，迫使档案管理部门改变传统原始档案检索利用手段，使档案信息及时方便地提供给各方面需求者。信息化时代需要在大量的档案中寻找所需文件资料非常困难，将档案数字化才能方便信息资源利用。档案数字化管理有利于提高工作效率，规范企业档案管理，节省资源降低运行成本。数字化档案管理可以节省单位资源，各单位要提高对数字化档案管理方式的重视，不断提升档案数字化管理水平。数字化档案管理可以建立完善的档案数据库，电子档案管理数据库可以实现电子档案规范化管理，使各部门可以及时查看更新档案信息，可以克服传统存储模式的缺点提高数字化档案管理效能。

          

                           档案资料库存管理系统架构                           

二、数字化档案管理工作策略与展望

档案数字化是档案管理工作的重要部分，可以方便管理人员查找档案，要不断学习数字化档案管理工作经验提升档案工作质量。促进档案管理工作发展必须借鉴信息化管理模式，企业要及时转变发展思维采取措施跟上时代发展步伐，数字化档案管理工作开展要坚持集中统一，安全完整与便于利用的原则。集中统一管理是档案管理工作的核心，传统背景下对档案集中统一管理有利于档案利用开发，数字化背景下档案工作集中统一是电子档案基本要求，维护档案完整安全是做好电子文档的必要手段。

（一）数字化档案管理工作策略

  档案管理数字化要构建档案质量管理小组，可以采用招投标方式选择外包公司进行数字化扫描工作，促进档案数字化管理工作的开展。由于文书档案审查工作历时较长，部分档案出现老化情况，应配备专业管理修复设备减少管理工作的影响。在档案管理中要注意保护档案，指导工作人员保护档案做好管理。应成立专门档案质量控制小组，负责人应定期对档案管理工作监督审查，安全负责人在检查后将交接表上交给相应部门领导审查，档案质量审查工作各环节要有专门负责人签字交接。

档案数字化是适应时代发展的必然选择，是档案部门工作发展的必然要求，是企业数字化管理的必然趋势。档案数字化是复杂庞大的系统，具有信息存储高密度性，借用网络传播便捷性，信息检索智能化等特点。档案数字化管理要坚持安全规范性原则，数字化档案选择要遵循高效利用率与珍贵特色档案原则。根据国家对档案数字管理提出的相关标准，总结档案数字化管理体系包含档案信息目录建设，设备系统技术支持等方面内容。企业档案数字化管理内容应包括基础支持与应用层。开展档案数字化建设需要构建信息管理平台，档案数字化管理受到档案管理体制，企业信息化建设水平与管理层支持等方面因素的影响，目前企业档案数字化管理存在借还档案资料等级工作量大，保密工作审批繁琐等问题，档案数字管理工作开展要秉持技术适用性、用户需求引领、全面统筹与安全保密原则，从档案资料库存管理信息化，获取方式电子化与查询管理功能智能化方面推进。

（二）数字化档案管理工作展望

数字化档案管理工作发展向市场信息化及综合性服务方向发展，需要把握数字化档案变化形式，拓展数字化档案服务应用范围。便于社会利用是档案工作的最终目的，由于计算机技术的普及应用，档案利用内涵与传播方式发生变化，国家信息化推进对档案利用工作产生很大的影响，使得档案利用工作呈现新的特征。信息技术发展缩短人类信息交流时空距离，加快人类传递交换信息的速度，网络技术发展为档案资源开发提供强大支持手段，国家信息化发展战略使得档案信息资源得到充分开发利用。档案数字化后利用工作呈现新的特点，社会环境有利于档案工作的发展，需要改善档案利用服务工作。

随着社会信息化进程加快，数字化档案管理有利于信息资源的开发，要逐步掌握信息技术为档案管理工作服务。信息化时代档案数字化成为企业提高管理工作质量效率的有效手段，数字化时代档案管理运用信息技术可以提升利用率，促进档案管理工作的迅速发展，数字化档案是创新与拓展服务的过程，需要不断增强管理效率发挥更大的作用价值。企业档案数字化管理要从思想制度与技术方面提供保障，数字化是当今社会发展的重大主题，档案工作经历时代性的变革，新时代需要档案工作者不断探索思考，要不断提高技术水平应用数字化技术推动档案管理工作发展。