无纸化办公模式下医院档案管理研究

李佳 ,曲丽,帅景芮

乐山市人民医院 四川乐山614000

【摘要】近年来，伴随国内现代医疗事业的深化改革，医院办公管理体系的构建使院内各科室与各部门间联系得到强化，为医院现代化发展奠定了坚实基础。特别是信息技术的运用，无纸化办公模式实现了全面推广。而在医院办公管理中，档案管理占据重要地位，纸质档案向电子档案的转化也逐渐成为医院档案管理未来发展的重要方向。基于此，文章将无纸化办公模式作为主要研究背景，重点阐述医院档案管理的创新路径，以助推医院的信息化发展。

【关键词】无纸化办公；医院；档案管理；创新路径

Research on hospital archives management under paperless office mode

【Abstract】In recent years, with the deepening reform of domestic modern medical undertakings, the construction of hospital office management system has strengthened the connection between departments and departments in the hospital, laying a solid foundation for the modernization of the hospital. Especially the application of information technology, the paperless office model has been fully promoted. In hospital office management, archives management occupies an important position, and the transformation of paper archives into electronic archives has gradually become an important direction for the future development of hospital archives management. Based on this, this paper takes the paperless office model as the main research background, and focuses on the innovative path of hospital archives management to promote the development of hospital informatization.

【Key words】paperless office; hospital; file management; innovation path

无纸化办公促进了办公平台与办公形式的转变，实现了纸质文件向电子文档、人工作业向计算机平台操作的成功转型。在信息载体改变的情况下，办公效率显著提高，在资源节省的同时对于计算机等设备、系统软件的应用更广泛，挂号、就诊、缴费等均可在联网操作下通过线上平台完成，一定程度上优化了医院数据整合的效果和服务质量。将无纸化办公模式应用于医院档案管理中，结合电子档案应用特征，合理采取优化档案管理工作的措施，可进一步提高医院档案管理工作的质量与水平。由此可见，深入研究并分析无纸化办公模式下的医院档案管理路径具有一定现实意义。

1 无纸化办公模式下医院档案信息化管理优势阐释

所谓信息化管理，具体指的就是在医院档案管理中对现代信息技术手段加以运用，数字化处理、整合并分析档案信息[1]。从本质上来讲，医院档案信息化管理即转变纸质档案存储形式为数字化，通过信息手段为社会提供所需档案服务。与传统档案相比，无纸化办公模式下的医院档案管理优势集中体现在以下几个方面：

1.1存储更便捷

长期以来，档案以纸质档案形式为主，在保管中要求占据一定空间，也就是说，档案管理部门需要具备空间较大的库房，并合理采取防控措施，像是防虫和防火等，以保证档案的安全性[2]。但信息化档案管理可在防磁柜内放置档案，无需占据较大空间，且不用采取防火与防潮等安全防护手段。

1.2保存更安全

档案开发利用价值较高的主要原因就是其所具备的历史意义，需长时间保存。特别是历史悠久的档案资料，由于长期存储和存储条件不理想等因素的存在，很多档案风化、磨损，直接影响档案的利用价值。针对档案实施信息化管理，即可规避存储和使用等方面问题的发生，对原始档案资料实施全面保护，一定程度上增强了档案的可靠性与完整性，减少档案遗失问题的发生率。

1.3整理和保存更便捷

传统档案通常采用纸质形式保存，各项操作也采用人工手段，不仅费时费力，甚至会影响管理工作效率，发生错误与遗漏的几率也更高[3]。针对档案实施信息化管理，要求管理工作者充分利用计算机与相关软件，在轻触鼠标后即可高效完成档案的归档与保存等操作，一定程度上提高了工作效率，利于档案可靠性与完整性的提升。

1.4便于档案查询

医院运营与发展期间会形成大量的档案资料，但在日常工作中并未得到有效运用。在传统档案管理模式下，要想对相关资料进行查阅，只能按照编码逐一检索完成，直接影响了工作效率。而档案的信息化管理则不同，要求对计算机程序加以运用，在系统内输入关键词，即可自动检索内容并保证准确筛选，尽快查询到所需档案资料，利于档案资料检索工作效率的提升[4]。与此同时，部分非机密档案资料的管理，管理工作者可借助互联网实现共享，为档案使用与管理人员提供便利，进而优化档案管理工作效率。

2 无纸化办公模式下医院档案管理工作特征

2.1 管理更灵活

基于无纸化办公模式，医院档案管理逐渐实现了档案管理的电子化目标。而在档案管理中，管理的内容含括医疗数据、科研资料、人事档案与基建档案管理等。基于现代医疗事业发展速度的加快，医院运营期间会产生庞大的信息数据，通过对信息技术的运用，使得档案收集与整理更具电子化与数据化特征，一定程度上促进了档案管理可维护性与可规划性，可实时上传并更新数据，并对档案资料修改痕迹加以保留，在保证资料安全的同时也可异地操作、联网操作，有效增强了档案管理工作的灵活性。

2.2 具备较强综合管理功能

医院档案管理的无纸化办公将电子档案使用价值充分凸显出来，同样也使强大的综合管理功能特征得以体现[5]。在纸质档案向无纸化电子档案转变的过程中，可通过电子档案管理平台进行收发文、类别划分、整理归档和传递等工作，使得档案资料信息的收集更加真实与全面，同时兼具检索功能与查询功能，为档案管理移动应用和信息整合奠定了坚实基础。

3 无纸化档案管理和传统档案管理区别分析

3.1 归档程序方面

对医院档案管理工作的无纸化办公模式展开深入探索，明确与传统档案管理的区别。在归档程序方面，纸质档案以定期归档为主，而无纸化档案则以逻辑归档为主，具体指的就是通过对计算机与信息采集系统的合理运用，对档案信息予以实时上传并补充、更新档案内容，在确保电子档案完整的情况下全面优化归档程序，在分类检索与时间排序方面达到快速查找目的[6]。

3.2 保管方式方面

无纸化办公模式下的医院档案管理改变了档案的保管方式，纸质档案以档案室保管为主，而且在保管方面要对室内温湿度进行控制，并采取防虫防蛀措施，以避免纸质资料发生霉变或是破损，对档案资料使用价值产生了不利影响。无纸化电子档案则借助计算机亦或是数据库存储档案信息数据，使档案管理成本明显减少，利于网络存储空间的拓展。

3.3 利用形式方面

医院档案管理模式的革新改变了档案的利用形式，纸质档案使用期间需办理查阅与调取手续，而且确保档案完整还需提供复印件。但无纸化电子档案则在计算机信息系统亦或是平台的作用下，对登录权限进行设置即可查阅、调取档案信息，为有需求者提供下载的路径，实现了档案管理效率的提升。

4 无纸化办公模式下医院档案管理路径

4.1 增强档案管理者思想认识

目前，大多数档案管理工作者的管理意识缺失，未注重档案管理的作用，导致无纸化办公模式下的档案管理信息化建设效果受到影响[7]。为此，医院档案管理部门应强化教育培训力度，不断增强档案管理工作者的思想认知水平，对此模式下的医院档案信息要求形成一定了解，正确认知医院档案管理信息化的重要性，对传统档案管理思想加以摒弃，以摆脱传统思想约束，秉承正确的档案管理态度，对管理工作模式进行创新，对全新档案信息化管理手段展开深入研究，重点分析档案管理问题，注重理论与实践的有效联系，充分借助信息化手段落实档案管理工作。

4.2 不断完善档案安全管理体系

在无纸化办公模式下，医院档案管理信息化建设中的重要问题就是信息安全，集中体现在档案数据受损、非法篡改等方面，直接影响了医院档案真实性与完整性，不利于提升医院档案的利用效果。所以，在档案管理信息化方面，应备份原始档案信息，强调安全防护措施的作用，有效规避信息损坏与丢失问题的出现[8]。为此，医院内部档案管理部门要遵循电子档案管理规定要求开展安全工作，不断完善档案安全管理体系，明确不同岗位工作者权责，对档案信息管理系统加以优化，并科学选用杀毒软件，定期扫描系统内病毒，以不断更新并升级管理系统的安全系统软件，以增强档案资料安全性，为信息化档案资料的开发与利用提供必要帮助。

4.3 档案管理软硬件设备与资金的投入

基于无纸化办公模式，医院为实现档案管理信息化，就必须具备强大的软硬件设备作为保障。所以，档案管理部门应当与医院档案的信息化管理要求，适当增加设备与资金的投入，对基础设备（打印机、计算机与扫描机等等）有效配置。而在技术层面，尽可能引入5G技术，以不断增强医院档案管理信息化的效率

[9]。除此之外，为保证档案信息的安全，还要针对信息展开加密处理，对安全访问权限加以设定，只有获取相应权限才可进入档案信息化管理系统。

4.4 提升档案工作者专业素质与职业道德水平

在无纸化办公模式下，档案业务管理工作者的计算机水平十分重要，特别是操作人员，要对计算机等办公设备展开熟练操作，对不同类别办公软件加以运用，以全面促进档案管理信息化工作的落实。而档案管理是连续性工作，加之档案管理特殊，档案管理工作人员不应随意更换，致使管理工作者的年龄偏高。所以此类管理工作者在管理知识与技能方面存在不足，很难在短时间内熟练操作计算机与相关设备，只能够从事简单操作。为确保无纸化办公模式下的医院档案管理操作更具信息化，有必要开展专业化培训，以不断增强档案工作者职业素质、专业素质水平。医院内部档案管理部门要组织全体工作者参加无纸化办公培训，以增强其专业能力与业务水平[10]。与此同时，要定期组织档案管理现状的分析活动，结合管理中存在的潜在问题展开横向交流，对优秀档案管理经验进行学习。在此基础上，可定期组织档案管理培训，并邀请档案管理专业人才负责开展专题讲座，在互相学习的基础上优化档案管理水平。

5 结论

综上所述，在无纸化办公模式下，医院档案管理工作必须全面强化信息化建设力度，以增强档案管理工作的质量与效率。所以，作为档案管理工作者，应在思想层面切实认知信息化管理的作用，并在管理实践中合理运用信息化手段，以全面优化医院档案管理质量。

参考文献：

[1]于斌. 无纸化办公下的医院电子档案管理探究[J]. 信息记录材料,2021,22(4):170-171.

[2]陈丽. 无纸化办公模式下医院档案管理新探索[J]. 管理观察,2019(36):173-174.

[3]周苒. 医院无纸化办公实现与档案信息化有效建设分析[J]. 健康必读,2018(21):271.

[4]孙野. 医院无纸化办公实现与档案信息化建设的思考[J]. 中国管理信息化,2015,18(24):184.

[5]李清. 浅议医院无纸化办公实现与档案信息化建设的思考[J]. 华章,2013(16):304-304.

[6]司马威. 谈全面实现无纸化办公后如何做好电子档案的管理[J]. 卷宗,2019,9(10):27.

[7]张洪霞. 实施无纸化病案管理后的档案效果评价——以沈阳市北部战区总医院和平分院为例[J]. 办公室业务,2019(13):174-175.

[8]苏兴鲁. 关于现代医院人事档案计算机信息化管理的分析[J]. 信息通信,2015(4):195-195.

[9]徐颖. 基于档案信息管理系统的医院科研档案收集归档流程构建[J]. 办公室业务,2018(21):64-65.

[10]靳银敏. 病历档案双轨制管理模式在医院病历档案管理中的应用[J]. 办公室业务,2020(15):137-138.