加强社会保险业务档案管理标准化的分析思考

夏会新

宽城满族自治县医疗保障局，067600

摘要：近些年，社会保险理念不断深入人心，社会保险业务发展也十分速度。社会保险档案中记录着详细信息，既能让参保人的生活有所保障，也能让参保人享受应有权益。要想社会保险改革卓有成效，档案管理是关键。然而受诸多因素限制，管理效果并不理想，抑制了社会保险功能的发挥。在新形势下，档案管理工作需要变革，以契合实际需要。基于此，本文对档案管理问题及创新策略进行探讨，以供广大档案管理人员参考。

关键词：社会保险业务；档案管理；标准化；思考研究

引言

社会保险档案管理工作的意义不仅是管理工作本身，其意义更体现在每一名参保者的个人合法权益，关系到和谐社会建设与国家社会保障体系的构建。社会保险档案如果能够有更完善的应用方式，就可以发挥更大价值，使参保人的权益得到更妥善的保护。但长期以来，我国社会保险档案管理工作都不够规范，相关人员对此的重视程度也远远不够，导致社会保险档案的价值未得到充分体现。

1新形势下社会保险档案管理问题分析

1.1对电子档案管理重视程度有待提升

要想提高社会保险业务电子档案管理工作的质量水平，首先便需充分重视电子档案管理工作的开展。从现状来看，部分社会保险事业单位对电子档案管理重视程度还有待提升。比如，电子档案管理工作的开展，少不了充足的资金的投入，但是相关单位将大部分资金用在单位其他建设事业当中，对电子档案管理投入的资金较少，显然这样难以提高社会保险业务电子档案管理的质量水平。此外，在重视程度不足的情况下，使社会保险业务电子档案管理工作流于形式，缺乏实效性，进而影响社会保险事业单位其他工作的顺利、有序开展。

1.2制度问题

社会保险业务档案规范化管理需要完善的制度支撑，但当前部分社会保险部门对于档案管理制度重视程度不足。虽然国家从宏观层面出台了相关法律规制，要求社会保险业务部门要完善相应的档案管理，有效解决档案管理存在的问题。但很多法律制度都是从宏观层面进行的顶层设计，缺少具体的可操作性，导致各社会保险业务部门在档案规范化管理过程中所出台的制度规范都“各自为政”，档案管理的标准化和规范化难以做到根本上的统一，增加了工作难度。由于档案格式、形式、内容不统一，甚至在纸质档案向数字化档案转变过程中还会出现遗漏或失误，影响了社会保险业务档案规范化管理进程。

1.3档案管理人员素质有待提高

社保业务档案数量大、涉及业务环节多、政策性强、专业要求高，要做好社保档案管理工作，要求社保档案管理人员不仅要熟悉社保工作相关政策和业务流程，还要掌握其他相关的综合知识和档案管理专业知识。一些社保单位的档案管理工作人员都是兼职，不具备专业的档案管理技能，影响了档案管理工作效率和管理质量。

2加强社会保险业务档案管理标准化的思考研究

2.1围绕现代技术推进信息化建设

5G技术的到来，标志着万物智联时代的到来。现阶段科学技术不断发展及应用，因此，有必要将现代技术融入社保档案管理工作中，以提升信息化管理水平。首先，做好基础设备建设。只有设备配备充足，才能确保数字档案室有序运转。设备主要分为两个部分：硬件设备包括服务器、存储器、处理器等，可为档案的搜集整理提供支撑。软件设备包括各类技术，是档案处理及应用的重要保障。其次，做好网络建设。社保档案中涵盖个人全部信息，因此需要提升信息的安全性。根据社保部门的业务状况确定网络级别，并努力构建完善的网络系统。为网络系统安装杀毒软件，并定期消杀病毒。再次，做好数据库建设。随着参保人数的增加，电子档案的数量显著增加。为了保障档案处理得当，需要搭建数据库。数据库会对档案进行有效分类，节约了人员精力。要想数据库具备整合能力，需将系统与办公室进行有效连接。最后，优化搜索功能。为提升社保档案的利用率，需要优化系统功能，提升搜索效率。

2.2提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的工作能力和业务水平是社会保险管理工作服务质量的重要影响因素。为了促进业务水平的提高，相关部门要对工作人员进行专业的技能培训，为其普及社会保险管理工作有关法律法规，使档案管理工作人员具有一定的法律意识，按照法律规定开展工作。同时通过技能培训增强工作人员的责任意识，提高工作人员对档案管理工作的重视程度。相关部门应该定期对工作人员进行业务学习培训，使档案管理人员可以时刻跟随社会发展的脚步，及时改进自己的工作方式。社会保险档案管理工作人员要对社会保险业务有一定的熟练度，并不是仅仅按照相关的步骤执行，而是要体现出档案管理工作的科学化、规范化和灵活性。管理人员要重视计算机技术的学习和相关软件的熟练应用，有效地提高自己的工作能力，相关部门也要根据目前的发展形势，对社会保险档案信息管理系统进行及时更新，招聘相应的程序开发人才维护社会保险档案管理系统。

2.3提高重视，加大资金投入

社会保险事业单位需对电子档案管理工作的开展充分重视起来，领导层需通过定期开展会议活动的方式，对单位相关工作人员普及加强电子档案管理工作的重要性及必要性，动员单位全体工作人员在日常工作中做好电子档案信息资料的收集、整理，然后由档案管理部门进行统一归档管理处理。与此同时，需针对社会保险业务电子档案管理工作投入充足的建设资金，重视电子档案软硬件设施设备的购买、引进，使电子档案管理的基础建设得到有效保障。此外，通过定期会议总结社会保险业务电子档案管理工作开展期间存在的不足，分析原因，提出改进建议或意见，及时处理相关问题，从而使社会保险业务电子档案管理工作质量水平得到持续提升。

2.4强化组织领导，有力有序推进社保档案管理工作

社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案是办理社会保险业务的真实记录，是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据。各地各部门要高度重视社保档案管理工作，把社保档案管理的各项具体任务纳入本地本部门工作部署，成立工作专班，做好跨区域、跨行业、跨部门之间具体工作的组织、协调和沟通等，切实帮助解决在推进社保档案管理工作中遇到的实际困难和具体问题，在机构编制、岗位设置，人员配置、经费投入等方面给予支持，确保社保各项档案管理工作顺利实施。

结语

社会保险档案的价值体现在许多方面，社会保险经办机构要高度重视档案信息的管理工作，因为档案信息中可以体现社会发展和经济进步，是制定地方发展规划的重要依据，也是社会保险体系构建的一项重要内容，关系到参保人的切身利息，也关系到整个社会的稳定发展。社会保险档案管理机构要充分认识到保险档案管理工作的价值和意义，厘清岗位职责要求，不断提升管理能力，形成良好的服务意识。目前我国社会保险档案管理存在许多问题，已经滞后于社会保险工作的开展要求，应当从问题本质入手，找准症结，逐一解决。

参考文献

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