电子档案与纸质档案的优化管理分析

孙煜

重庆川东南工程勘察设计院有限公司    400030

摘要：在信息技术支持下，逐渐出现电子档案类别，但是却没有完全代替纸质档案。在档案管理中，应当注重电子档案、纸质档案的统一管理，发挥出档案的作用与价值。融合电子档案、纸质档案，可以提供全新的档案管理模式。本文研究中，重点分析电子档案、纸质档案的管理问题，仅供参考。

关键词：电子档案；纸质档案；优化管理

电子档案得益于信息技术的支持，成为新的档案管理模式，可以有效弥补传统档案的缺陷。电子档案可以维护档案的安全性，实现档案的长时间存储。纸质档案的记录载体为纸张，具备永久性、稳定性特点；电子档案则为计算机技术，通过代码方式存储，具备动态化、不稳定性特点。无论是哪种档案方式，都存在优势和缺陷，因此要注重二者的融合管理。

1、电子档案、纸质档案的对比

1.1不同的归档方式

调查显示，纸质档案、电子档案的归档方式明显不同。纸质档案的整个归档流程复杂，必须重视标注文件的来源，分类不同文件，记录文件时间等。当哪一环节产生问题，所造成的不良影响非常大。电子档案比较简单，能够通过网络平台进行移交、归档，然而电子文件多依赖电子编码技术，真伪辨别难度大，传输问题也比较多，无法保障信息资料的真实性、完整性。

1.2不同的鉴别方法

针对纸质档案、电子档案，在鉴定档案价值时所用的方法不同。鉴定纸质档案的价值时，应当完全遵循标准化流程。其一，审查资格：检查、审核档案的完整性、真实性；其二，生存期确定：考察档案的生成时间，维护档案真实性。其三，复查价值：全面审查档案的鉴别过程，增加纸质档案存在价值。电子档案鉴定较为简单，由于信息内容不稳定，技术要求严格，只需注重病毒入侵、档案流失等问题。

1.3不同的存储方法

纸质档案、电子档案的存储方法差异明显。纸质档案，由档案室负责存储与管理，划分档案柜架、序号、类型，归置不同类别的档案，便于后续查找的准确性。纸质档案存储时，对存储环境、场地的要求高。电子档案不会占用场地，主要采用磁性材料，体积小，但是会面临变质、老化等问题，因此对存储环境提出严格的要求，当载体受到湿度、温度影响后，外部腐蚀问题加剧，致使内部文件损坏或者丢失。所以在电子档案存储室，应当配置温度、湿度控制器，做好防紫外线、防尘的保护措施。

2、纸质档案、电子档案的优化管理

2.1完善两套归档制度

为了优化管理纸质档案、电子档案，应当完善不同的归档制度，提升二者的融合度。具体实施期间，联合内部档案管理实况，制定相应的归档制度。当文件需要永久性存储时，可以存储到计算机系统内，做好防入侵设置，以免文件的泄露或丢失。针对比较重要的电子文件，应当扫描为纸质文档，按照纸质档案管理制度实行管控，维护档案内容的完整性。此外，纸质档案、电子档案实行不同的归档、备份机制，纸质档案要制作为光盘，防止丢失原文件。当档案资料频繁调阅时，则将其存储至企业平台中，确保员工可以共享档案资源。

2.2建立专业的人才队伍

新时代下，人才建设对行业发展的影响非常大。为了优化管理纸质档案、电子档案，也要建设专业的人才队伍，落实各项工作与措施。第一，注重培训人员的业务技能，使其能够正确认知不同档案的管理内容、要求与标准，确保档案管理的透明度，实现同步优化管理。第二，组织人员学习新知识、新技术，不管是纸质档案，还是电子档案，都需要应用新的管理技术。工作人员的信息技术能力强，具备信息素养之后，可以自觉使用先进技术，切实维护档案管理效果。

2.3建立信息安全管理机制

分析社会发展现状可知，各企业都高度重视信息安全问题，特别表现在档案管理方面。纸质档案、电子档案管理期间，都会面临信息安全问题。尽管二者发展的兼容性较低，但是具备的作用效果相同，都记录着企业的重要信息与数据，所以建设信息安全管理机制，能够促进纸质档案、电子档案的安全发展。在具体管理中，首先要制定信息安全管理制度，严肃处理人为损毁、破坏档案的行为，利用多种信息安全措施，分别监控和管理纸质档案、电子档案，提升档案管理的安全性。其次，制定科学的监管机制，派遣专人管理档案文件的存储、调阅、维护等，充分发挥出电子信息技术的优势，避免档案资料被损坏。

2.4纸质档案、电子档案的互动发展

大数据环境下，加快了数据与信息的传输速度，简化了档案管理流程。为了确保时代衔接度，应当深入探究档案技术，深度挖掘数据信息，优化管理纸质档案、电子档案。在具体管理中，应当高度重视档案的检索效率问题，不管哪种档案形式，都必须全面提升检索效率，维护各项工作的高效性。因此，关注纸质档案的电子化建设与管理，合理应用新技术措施，维护数据与信息管理效果。纸质档案、电子档案仍然有很长一段时间需要共存，所以要建立互动机制，综合应用不同的档案形式，保障档案管理的有效性。

2.5更新档案管理设备

纸质档案、电子档案的存储，都必须在标准环境下实施，所以要通过管理设施，保障档案的安全性、完整性。通常而言，纸质档案的最小存储单位为“件”，会形成大量案卷，且文件数量会持续增加，存储空间消耗大。电子档案多采用光盘、硬盘、云端存储法，通过此种方式可以降低档案室压力，降低档案管理成本。当纸质档案、电子档案同时存在时，要参考实际情况进行调整，全面提升档案的管理水平。

3、结束语

综上所述，纸质档案、电子档案的优化管理，逐渐缩小了纸质档案的管理规模。在信息技术支持下，持续扩大了电子档案的管理规模。因此要求档案管理人员通过现代科技，保护电子档案的安全性，全面推动电子档案的管理，保留必要的纸质档案，才可以全面展示出档案管理效益。

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