工程资料在过程收集中可追溯性管理的探讨

冯博 ,易亮 ,张昂 ,袁平 ,罗星灿

中国建筑第五工程局有限公司   湖北 410000

摘要：工程建设本身就是长期性项目，工程规模越大，建设周期越长，期间所应用的技术及材料也相对较多，复杂性强，在任何工程施工中，都会逐渐产生大量的工程资料，作为记录工程项目实况的资料，应由专人负责收集及管理，确保工程资料能够在逐步完善的同时，提高利用率。因此，工程资料的收集工作应按要求及时进行，与施工进度相协调、相同步，不仅要保证资料内容的真实性，更需提高资料内容的完整性，确保资料在逻辑上具有可追溯性。可以说，可追溯性管理是提高工程资料完整性的关键所在，应采取切实可行的措施，提高资料管理质量。

关键词：工程资料；过程收集；可追溯性管理

1工程资料过程收集中不可追溯的原因分析

1.1工程资料的可追溯性管理意识薄弱

在工程整个建设阶段，极易出现逻辑顺序混乱的情况，例如材料生产日期滞后于材料进场时间、材料检测时间滞后于材料使用时间等，要想提高工程资料的真实性及完整性，就需在资料收集中加强可追溯性管理，以保证资料逻辑关系的正确性。但是如果施工单位本身不重视资料管理工作，或资料收集人员的责任意识薄弱，工作积极性不高，就难以以高度负责的态度去收集工程资料，致使资料收集工作与施工进度难以同步，部分资料甚至存在随意候补的情况，这就会大大降低资料的真实性，也会因时间差而产生资料信息不符合逻辑性的情况，降低工程资料的利用效果。

1.2技术资料不完善

在工程资料管理中，技术资料的总量较大，也是易引起资料不可追溯性的重要原因，常见问题主要有：技术方案未根据现场情况进行全面编制，编制进度过于滞后、报审工作也不够及时；图纸会审的签字及盖章不全；出现设计变更情况后，在变更下发后未于第一时间组织开展技术交底工作，技术交底编制存在不齐全、不及时等问题；工程中的隐蔽资料未依照规范要求进行编制，部分隐蔽部位甚至直接缺项，仅进行部分隐蔽图的绘制工作；技术资料附图名称不准确等等。

1.3质量保证资料不完整

材料进场使用期间仍未进行报审工作，材料供应厂家所提供的材料质量报告等资料不齐全；材料进场报审无逻辑性及追溯性，直接用圆珠笔填写资料，材料进场的数量与报审数量存在偏差，规格也不能够相吻合，厂家提供资料并非原件，合格证不齐全；需要进行复检的材料，未按要求复检；隐蔽检验记录相混淆，未依照时间将之分开，隐蔽图纸的字体过小，难以看清；检验批资料滞后及缺项；材料报审资料未按照要求及时汇总等。

1.4管理资料不齐全

工程责任主体资料的收集中存在缺项问题，分工方资料收集工作未能及时进行；分工方资质报审内容不完善或证书过期；方案报审日期在内容之前；发文薄上签收技术变更，却未在工长日志上同步记录；缺少按天记录的施工日志，编写不连续、内容不完整；原始资料形成数量与合同要求不相符；施工现场管控部门签字的时间先后顺序存在逻辑问题，签字日期难以闭合，或直接用铅笔或圆珠笔做资料；资料盖章部分不清晰，或需要盖章的未盖章；资料与施工进度不相符合、缺少工序衔接资料等。

2工程资料在过程收集中可追溯性管理的措施

2.1归口管理

工程资料在过程收集中保证可追溯性，就需做好归口管理工作：第一，工程中的各类资料，无论是收集还是发放，都要统一由技术资料部门负责管理，保证工程资料管理过程的衔接性及全面性；第二，项目部资料，应将分工方工程资料的收集行为纳入到管理范畴中，加强过程性监管；第三，在工程施工作业全部结束时，分工方需与项目部保持密切联系及高度配合，及时将竣工资料移交给相应部门。

2.2基础信息收集

在工程资料过程收集中的可追溯性管理时，基础信息的收集是重点项目，不仅要结合各分项工程的基本情况，将对应的信息填写到《工程基本信息表》中，更需确保各分工单位在入场时都能按要求补充填报对应信息，由责任人签字确认、存档。一般情况下，工程分工单位入场时，应先将基本信息表填写好，由相应人员签字确认后，移交给资料管理部门，相对的，各分工单位的资料员在项目进行前，先到项目部的资料管理部门参与交底工作，做好交底资料的存档工作。

2.3加强对过程收集的全面控制

要想保证工程资料可追溯性及全面性，就需做好对过程收集的管控工作：工程建设整个过程中的平面布置图、进度计划图及验收节点时间计划表等相应资料都需张贴到主要办公室中，需先进行质量验收再进行衔接性施工作业的项目，应在资料中全部标注出来，提高各方报审报验工作的及时性，做好资料存档工作；涉及整改项目时，需由专人对整改通知进行回复，并将此项资料签字后存档；工程资料需与施工现场的进度、实际情况保持同步性，确保项目完成后及时移交技术资料，规避资料后补的情况；每一周的周末都需签字齐全的资料统一转化为PDF格式，便于进行扫描存档；工程竣工图纸务必保证版面清晰性、内容的完善性，涉及修改的部位，应按要求及时修改，同时保证图章及签字齐全；工程资料及图纸等，都需根据分类情况进行整理，并及时编写对应的目录，依照档案接收及归还的登记制度，对资料进行保管；工程施工阶段的影像资料，需根据要求定时拍摄，做好资料的收集及归档工作；施工日期每月收集一次，期间要检查其内容及签字的完整性；技术交底资料收集时，务必保证交底中参建人员的照片齐全，其人数与实际参与人数相一致；若存在不规范或不明确的管理文件，应先对照检查资料也工程过程的相关性，若相关应分类归档，做好标识工作。

2.4台账管理

第一，工程建设期间的各类资料，都需创建起健全的台账，确保收发文薄内容能够依照要求填写清楚及完整，台账涉及的资料主管及负责人等，都要在签字后存档；第二，工程项目中的各类图纸、标准、试验类的文件，都需结合规范性要求，建立起往来台账；第三，针对工程材料建立进出台账。工程施工中的各类材料，应确保其进场台账记录更为准确、无遗漏问题，为后续材料的复核提供参考依据，以免出现漏送检等情况，材料进出台账需由项目经理及主管等人员签字后存档；第四，凡是工程建设中涉及的往来文件及图纸资料等，都需按类进行独立归档，建立专门的台账，并在档案盒上将对应档案类型标注出来；第五，全部往来函件台账都需准确标注规定的回复时间，例如技术变更及会议记录等，以免出现回复延误的情况；第六，工程中全部的材料与试件，都需根据预设要求展开检验复试工作，完善对应的试验检测台账，保证关联材料在时间上的逻辑性；第七，将工程技术资料、图纸等资料分发给对应的项目及部门，建立起签收记录台账，原件与分发清单需同步存档。

3结束语

综上所述，工程资料的收集管理，是提高资料完整性及可追溯性的关键所在，其收集管理在各个环节全面贯穿，作为施工管理中相对重要的一部分，需根据规定要求，提高资料的收集管理效率，确保整个收集过程都能依照要求进行，实现可追溯性管理目标。可以说工程资料管理效率及质量，是施工过程控制的重要助力及支持，彰显着项目的整体管理能力，需技术高效的收集资料，保证其可追溯性，并在实践中逐步优化完善，才能精准定位工程资料收集中的问题，提高可追溯管理的质量，为工程资料的整理及移交提供重要保障。

参考文献：

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