浅谈如何做好基层疾病预防控制中心档案管理工作

宋丽娜

山东省沂源县疾病预防控制中心  山东淄博256100

摘要：随着疾病防控中心开展工作的工作量不断的加大，同时由于医疗服务机构在发展的过程中，由于相关的政策和法规的影响导致在医疗卫生服务组织和机构中对于具体的医院和基层医疗服务中心的工作开展质量和要求越来越高，同时对于医疗服务开展的规范化标准制定也越来越严格，因此在基层疾病控制中心中，由于管理方面不断加强控制，导致基层疾病防控方面工作开展的内容也出现了相应的扩展。

关键词：基层疾病防控；档案管理

引言:在基层疾病防控机构运行中,由于基层疾控组织的主要职责已从原来的疾病防治监测与服务机构转化为基础疾病管理服务性监测与防控功能提供组织,在这种功能性转化的过程中,就需要更进一步的提高在基础疾病防治中,有关工作档案管理进行的有效性,并且针对基础疾病防治中有关疫病的流行与传染记录,以及在疾病防治中为了增强人民群众健康的科学讲究活动而开展有关统计资料的整合与录入,并且通过提高档案管理工作进行的力度,可以更进一步的增强对疫病的预防与管理,并且提升对基础公共卫生业务工作进行的管理水平。

1、建立、健全完善的档案管理制度

正所谓无规矩不成方圆,一个工作单位要有明显的提高与发展就需要有明确的工作机制与工作程序,所以必须要建立、健全比较完善的国家基层疾病防治与行控中心档案保存机制,可以更好地提高工作品质和工作水准。建议人员分别对电子存档信息体系的录入标准、电子存档信息体系分类标准、电子档案信息体系保存标准、电子文档信息体系转换规范等作出了统一的规范,并有具体的工作过程,这才能要求人员在整个工作流程中以规章制度为基础,完全遵循既定规章制度"一步一个脚印"地逐步实施。完整的档案管理体系则要求人员在进行归档整合过程中坚持归档系统完整的工作标准,并把所有文档的整合时限降至最低水平,在基层的疾病控制中心推行了归档责任体系,所有归档管理工作都能够有线索追溯到每一个实际责任人或者操作人,从而明晰了各个职责单位的工作职能圈。

2、注重档案管理专业人才的选拔与培养

从以上论述的文字中,我们也可以详细分析了当前中国基层疾病预防控制中心企业档案管理岗位中专业性人员严重短缺的问题,人员数量是企业档案管理中最关键的影响因素,要想有效改变这样的状况就必须从人员的招聘和培训二方面人手加以改造。基层慢性病防治中心首先要对人员有相应的关注程度,并尽可能地在单位内开展招聘,选择部分工作能力较强、业务娴熟、有社会责任感的工作人员加强培训并立成良好榜样,同时相应地培养工资待遇人员,以明确对岗位整改工作的决心和信念,并注意从多种渠道中吸纳具备相应专长和经验的优秀人员。与此同时还要匹配好相应的人才选拔与录用制度,积极引导人员提高自己的业务能力学习水平,以物质待遇等多种形式充分调动人员的工作积极性与主动性,使其在档案管理部门中建立良性的工作气氛。

3、多渠道获取基层疾控中心档案管理的资金投入

如果工作人员的培训是针对基层疾病预防控制中心档案管理工作人员的"软件系统提升",那么关于档案保管的构建和配备采购则是"硬件提升"。许多地区疾病预防控制中心都在逐渐地建立信息化存档系统,但是其发展速率较慢,这与资本投人的存在必然的紧密联系,这个疾控管理中心深知资金投入关于"硬件提升"的重要意义,所以要力争从更多的途径中获得投入资金。首先就是要从政策方面取得国家资金投入的帮助,而针对于当前的各地档案管理机构采用了更多的先进设备,就需要进一步加大对基础工程建设的资金投入。充分利用社会资源进行资金引导,以充分发挥基层疾控中心与社会企业联合的合作模式效果,使社会企业资金和机构内的资源充分地整合并互相运用,使社会档案的资源可以更好地调动起来,进而进行"硬件快速提升"。在国家信息化体系构建过程中,要针对规范化人档、精细化检索、结构化分类等方面加以优化与完善,提高档案资料的高效使用,并提高整体性的工作效率用。

4、标准化归档范围

中心档案室的主要管理内容有影像、资料、物品及设施等档案,而归档人员在整理归档过程中,必须包括较多开支及重要事务,所以归档难点内容及重点为管理业务的归档机构,应具有综合性、学术性以及总体性的原则。在存档时要将监督检测相关材料以及保存时期久、专业价值高的资料归入为中心级存档,确保中心服务方案可以有效涵盖服务活动。

平时工作中所需的连续性文书材料存在着很大的不确定性,但更新频次较高,为了便于检索和补充,可以直接保存到科室,并定期加以梳理。统一档案的接收范围和实际分类办法,并根据工作情况加以完善和补充,能够保证档案管理的可延续性与删。

5、规范存储电子档案

在信息化科学技术的发展下,电子文书存档的工作量日渐增大,录像带、光碟与磁带等电子文档分类方式多按照常规方式展开,即按照年份、日期和文字来源进行细致分类,利于检索。现阶段,电子文档多采用互联网终端存放在数据库系统中,其保存时限较长,而且检索便捷,实用价值较强。另外,若要针对电子归档现状实施文档信息化管理工作,还应该建设智能化信息管理系统,将电子档案管理的主要工作都实行了计算机化,从而增强管理功效。现阶段,开发和利用数据库系统仍是对档案进行信息化管理工作的主要渠道,其查询方法多是通过目录检索方式。它是档案管理的必然趋势,具有一定便捷性和高效率。在档案信息化管理工作期问,还必须实现信息库的系统化功能,以提升国家疾病预防控制中心的智能化效率。

结束语

在发展基层疾控中心档案保存工作发展的过程中,同时需要强化在档案保管方面统一规范化管理模式的建立,同时在发展基层疾控中心档案管理工作发展的过程中,因为发展基层疾控中心工作开展范围和工作涵盖的内容都在进行着不断的拓展,从而使得在发展档案保管的过程中产生了档案保管工作复杂程度进一步上升的状况,所以在档案保管工作发展中需要进一步强化对于基层疾控中心业务档案的有效管理工作,同时需要在工作发展中对于业务档案管理建立更加有效的监管机制,从而进一步的提高了基层疾控中心档案管理发展工作的有效管理水平。

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