财务共享模式下的会计档案管理工作探究

汪睿

淮河能源控股集团  安徽省淮南市  232000

摘要：随着财务共享服务在国内大中型集团的蓬勃发展，会计档案管理工作是应用财务共享模式时不可忽略的基础性工作，无论是用友、金蝶、久其软件平台的会计程序类档案，还是银行回单、税务发票、行程单、车票、采购单、合同等数据类档案，会计档案资料的管理工作组织形式和方法都有了很大变化。做好这个工作，需要集团从各个流程和各种管理方式上进行努力，其中在转换成财务共享模式时，进行有效的会计档案管理，是一个重要的基础工作，目前转换过程中，会计档案管理中存在着诸多问题有待解决，本文拟进行这方面的探讨。

关键词：财务共享;会计档案管理;大数据;探讨

引言

集团财务共享中心（以下简称“FSSC”）构建中，财务共享下的会计归档是以纸质档案与电子档案并行，逐渐向纯电子档案过渡的一个过程，因此，在发票电子化的纸电混合阶段，如何使纸质档案与电子档案合理衔接，已成为集团现阶段的突出问题。

1会计电子档案管理是时代发展的必然趋势

随着会计信息化建设的不断深入，推动着会计工作向现代管理转型。集团内部控制的财务信息系统升级，为有效的集团内控管理奠定了基础。提升了集团的管理水平，使集团的融合程度也进一步提升。会计核算工作得到有力的保障，信息系统与业务信息加紧联系，使新技术得到不断应用和扩展。信息化技术的创新为会计电子档案的发展提供了大数据、人工智能、云计算等新技术，不断受到关注和普及。通过会计档案的管理修订办法，出台相关会计新规定，消减了纸质化的办公形式，降低了储存成本，促进会计电子资料的深度普及和应用。在会计信息化工作得到一定成效的同时，会计档案管理工作中尚存在一些需要改进的问题。为了满足日益发展的市场趋势，集团需要改变传统的会计核算工作模式，形成一个能够支撑和驱动会计业务发展的模型。统一规划会计标准存档，推动会计档案数字化的转型，对会计职能进行拓展，进一步满足结构化的会计档案管理新要求。

2会计电子档案的表现形式

第一，会计电子档案信息的收集是由计算机来输入，格式主要有TXT、PDF、JPG等，借助相关软件进行和保存管理。第二，会计电子档案对信息化技术要求更高。会计电子档案由会计核算系统生成，进行数字化处理成为电子数据。这种电子数据对软件环境依赖性极强，针对不同会计电子档案的载体特征、不同财务软件、电子档案数字化的管理模式等，制定有效的措施。

3会计档案管理工作存在的问题

3.1会计档案管理工作制度尚不完善，影响了会计档案管理工作的执行

从工作制度的角度分析，在会计档案管理工作开展过程中，完备的管理工作制度是维系档案管理工作质量的重要保障。然而，目前在财务档案管理工作开展过程中，部分并未有效实现对于相关档案管理工作制度的合理制订与有效落实。基于此，在会计档案管理工作开展过程中，相关财务工作人员往往难以有效实现与各个部门之间的合理交流与协作，进而不利于档案管理工作需求的合理满足，从而对会计档案管理工作综合水平的提升造成了极为不利的影响。

3.2会计电子档案管理意识较弱

在日常的工作中，会计人员习惯性地认为会计电子档案管理是需要档案专职人员负责的工作。而在一般的集团，需要保存的档案，如上级和本单位下发的文件，一般都是用档案盒子按照时间顺序装订保存。从普通部门到财务部门，大多数职员很认同这个保存档案方法。对此，很多员工认为档案管理工作是一件很简单的工作，由一些工作比较轻闲的人来负责就可以了。集团中档案管理的意识薄弱，导致对会计电子档案管理新技术就更不受重视。尽管许多集团已经实现了会计电算化，但作为计算机系统软件和财务软件，并没有开通机读会计档案的功能，备份数据等也无法使用，使会计电子档案完整性无法得到保障。

3.3会计档案人员缺乏，业务素质有待提高

现代会计档案管理对工作人员提出了更新、更高的要求，不仅要具有一定的会计专业知识和档案专业知识，而且还必须具备熟练操作现代办公自动化系统的能力和一定的外语水平。但从目前的实际来看，由于集团发展处于调整时期，包括会计人员大量的调离、转，会计人员流失严重。基本会计核算人员身兼数职，会计核算工作已力不从心，专职会计档案管理人员更是凤毛麟角。会计档案人员不仅少，而且现代化知识缺乏，特别是档案素质较低。

4会计档案管理的措施

4.1做好会计档案制度建设

集团做好财务共享管理，是一个较复杂的系统工程，需要考虑到财务共享工作的方方面面，首先应该做好实现财务共享的总体设计，这些设计应该通过规范的制度设计表现出来，其中包括会计档案方面的制度设计，这个制度设计，应该根据国家为档案管理制定的一系列法律法规，如《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《版式电子文件长期保存格式需求》等，考虑到会计档案集中到财务共享中心的具体流程和执行过程中出现的问题。

4.2提升集团会计电子档案的管理意识

从集团管理者的角度看，必须要提高会计电子档案的管理意识，才能督促财务部门制定健全的会计电子档案管理制度，只有重视会计电子档案的管理工作，才能有效推进相关工作的开展。在整个会计电子档案的收集中，制定保密制度，设立专人监督会计电子档案保管的工作，使会计电子档案在整个网络传输中，能够通过多人的存储和监督，保持数据的一致性，并且可以进行相关数据的比对，建立网络共享机制。避免会计电子档案的数据被修改或被删除，可以制定管理人员和应用人员的相互分析制，保证每个工作人员都无法单独操作。将管理软件以及信息化系统都相互融合，并且建立加密机制，建立重复归档检测，防止内容重复录入。同时，在存储档案之外，建立会计共享服务，建立相应的管理系统，保证相关信息不会盗取或者修改。各级管理人员在领导的督促和培训之下，得到各方的资金保障和支持，才能使得会计电子档案管理更加科学化和合理化。

4.3做好会计档案管理人员培训工作

做好会计档案管理工作，需要懂会计方面和档案管理两方面的专业知识。对于从事会计档案管理方面的财务人员来说，要认真学习档案管理法和会计档案管理法等相关法规，学习档案管理的基本知识和操作方法。在集团范围内积极开展宣传教育，让广大员工充分认识到档案对财务工作的重要性，档案不仅是财务核算工作的依据支撑，更是能够连续反映从业务源头到财务核算再到企业偿债能力、运营效率、成长能力等数据指标记录的主要载体，增强员工的档案安全观念，促进其做好档案管理工作。同时档案管理人员也要具有优良的职业道德品质，严格保密，遵纪守法，工作认真负责，一丝不苟，按质按量及时地完成会计档案管理工作，防止人为操作造成会计系统出现毁损和会计档案资料丢失的问题。

结束语

财务共享服务是当前集团财务管理创新的一个热点，是财务管理工作发展的一个重要趋势，很多集团已陆续开始实行财务共享服务，但这种财务管理模式毕竟属于新生事物，在发展过程中，会碰到来自财务会计档案管理在内的各个方面的管理问题，只有正视这些管理问题，逐步加以解决，才能真正发挥财务共享服务运行效果。

参考文献

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［2］孙一田．浅析互联网时代会计电子档案在财务共享模式中的应用［J］．商场现代化，2021，935(2):179-181．

［3］赵先艳．大数据时代基于财务共享模式的会计电子档案管理思考［J］．现代经济信息，2019(10):280．