论新时期电子档案归档的难点和管理措施

耿华

国网新疆电力有限公司奎屯供电公司  邮编833200、

摘要：目前，电子档案已成为各单位取得较好发展的重要基础，因此，在今后的工作中，必须给予一定的重视。同时，有关方面也在建立统一的基础上，将其与之相适应，从而为今后的工作提供指导。但是，新时期电子文件的归档工作存在着一些困难与重点，本文就如何推进新时期电子文档的归档工作进行了探讨，并提出了相应的对策，以期达到更好的效果。

    关键词：新时期；电子档案；归档；难点；重点

一、新时期电子档案归档的重点

（一）软件的方面

新时期的电子文件归档工作，软件部分是电子文档的重要组成部分，因此，要提高电子文档的归档质量，必须重视软件的应用。为保证电子文件的高效运行，设计者必须根据文件的内容，设计出符合规范的软件，从而使其实现自动化。因此，电子文件存档软件应具备多种功能，兼备、可靠等特点，以保证电子文件存档工作的顺利进行。

（二）网络的方面

电子文件的归档是基于互联网的，因此，新时期的电子文件归档工作也成了一个重要的内容。现在，全国各地都建立了内部或外部网络平台，利用各种途径进行电子文档的传送，将海量的电子文档以电子形式存储，并为今后的工作提供有力的基础。所以，要在局域网、保密网络等方面建立文件档案的存档。由于互联网络的存在，会对电子文件的收发、存档产生负面影响，因此，有关部门应加强对网络的管理，创造一个安全、可靠的网上环境。

二．电子文件归档管理存在的问题

电子文档的归档和管理还不够规范、制度化。由于电子文档的技术要求较高，所以通常采用标准化的管理方式来进行操作。目前的电子档案管理缺乏相关的制度保证，或者在有了制度保证的情况下，在实施过程中，常常会出现一些问题。电脑硬盘中储存的大量电子文档，大多保存得不够好，有些保存起来，却无法进行有效的统一的归档，造成了大量的人力、物力和信息资源的浪费，也给某些有价值的电子文档带来了潜在的损失。

对档案工作人员的专业训练还不到位。电子文档的归档管理，其终极目标在于完善整个档案系统，加速档案管理的现代化。然而，当前我国的档案管理工作中，有关档案管理人员的专业技能和操作技能的训练还很薄弱，尤其是电子文档的管理培训水平明显不足，导致大多数的档案管理人员对电子文档的管理不够熟悉，缺少计算机操作、专业技能以及使用的具体方法等，无法很好地满足现代档案的需求。

新时期的电子文档在网上存储过程中，是以网络为载体，在不同的网络环境下，形成了电子文档。同时，由多个软件系统生成的电子文档，在多个 OA和 EMS中形成了一个电子文档，从而实现了与文档的同步。但是，在实际应用中，电子档案的使用比较困难，在一定的制度下，要把纸质的档案进行数字化处理，再把多个电子档案放到一个系统中，这就要求多个人来操作。

三、提高新时期电子档案归档水平的主要对策

（一）开发新的电子档案归档系统

      在有效解决新时期电子档案归档的难点和重点期间，一定要认真落实开发新的电子档案归档系统，进而为档案管理部门开展电子档案归档工作提供有力保障。因此，在开发电子档案归档系统时，一定要贯彻和落实《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》等行业标准，将这些规范作为基准，因而有利于开发出功能强大的电子档案归档和管理系统。相关档案管理部门和企业一定要相互合作，共同开发出具有标准化和规范化的电子档案归档系统，促使电子档案归档工作水平有显著的提升[3]。比如，国家电子文件支撑平台系统1-3期就是对电子档案归档系统的完善，在开发过程中采取了工业化模式，对每个细节加以健全，对相关电子档案数据进行统一管理。此外，打造安全可靠的电子文件管理平台。同时，以国产CPU/OS装机环境为前提，并融合了现代信息技术，开发出具有电子档案归档远程功能的系统，其兼容性更强大，能够实现对电子档案归档的全面管理[1]。

（二）营造良好的电子档案归档环境

为了保证电子档案归档水平的提升，并优化电子档案管理工作，应该营造良好的电子档案归档环境，将创建安全、自主的网络系统和网络环境作为一项主要战略。因此，相关部门一定要对电子档案归档全程管理的运行环境营造方向进行探索，通过大量使用高端通用芯片和软件，构建功能强大的数据库和操作系统等，打造坚实的电子档案归档平台，然后，在虚拟化系统的支持下，健全数字档案归档系统，营造新的环境，从而为电子档案归档工作的开展奠定基础。[2]

结束语：

  由于档案是开展各项工作的有力依据，所以档案管理是一种重要工作内容。在档案管理中档案归档是十分重要的环节，是档案管理工作有序开展的保障。随着现代信息技术水平的不断提升，电子档案归档已经成为一种必然趋势，然而，电子档案归档存在一定的难点和重点，所以档案管理部门必须对难点和重点予以明确，并采取有效措施提升电子档案归档水平，从而确保电子档案归档工作更加规范。

[3]

参考文献

[1]李耀斌.大数据时代电子文件档案化过程管理研究[J].兰台内外，2022(24):15-17.

[2]吴顺刚. 单位档案管理中的电子档案管理探究[C]/2022社会发展论坛（贵阳论坛）论文集（二）.[出版者不详],2022:41-43.DOI:10.26914/c.cnkihy.2022.018630.

[3]赖雯,赵莉.国内电子档案研究热点与未来展望——基于CNKI和CSSCI的知识图谱分析[J].兰台内外,2022(17):56-58.

作者简介：姓名：耿华      性别：女    出生年：1974年、民族：汉族、籍贯：陕西、职务：员工、职称：中级、学历：大专、研究方向：档案       耿华       国网新疆电力有限公司奎屯供电公司     档案管理专责    邮编833200、