基层档案管理员如何做好档案管理工作

邓宇辰

湖南益阳市中心医院   湖南益阳市  413000

摘要：对于基层单位而言，档案具有管理的价值和必要性。档案是单位在运行过程中产生的各种材料，详细的记录了单位各个工作、人员以及项目的情况。以往的档案主要是以纸质材料为主，在收集、归纳、整理的过程中工作量较大且容易出错。当前，随着信息化以及社会的不断发展，档案管理工作也越来越现代化。很多基层单位已经初步事先了解电子档案管理系统的建设，提升了档案管理工作效率。本文主要站在基层单位管理员的角度，详细的阐释当前档案管理工作中存在不足，并提出解决的措施，希望能够帮助基层单位档案管理人员提升档案管理工作效率，促进基层单位长久健康发展。

关键词：档案管理员；基层单位；档案管理工作；具体策略

引言：

对于基层单位而言，做好档案管理工作具有重要的意义。档案在单位的发展过程中发挥着重要的作用，基层管理人员只有整理和收集好档案材料才能更好的发挥档案的价值。当前，随着信息化的不断发展，基层单位也需要与时俱进，只有这样才能提升竞争力和服务质量。

一、当前基层档案管理工作存在的不足

（一）档案管理人员责任意识不强

当前，在基层单位，很多档案管理人员责任意识不强，具体表现在如下几个方面：第一，对个人的工作内容了解不够，不能履行工作职责；第二，没有认真及时的学习档案管理相关体系，在档案管理过程中经常凭主观意愿进行工作。档案管理工作是一项负责且多样化的工作，如果档案管理人员没有认真学习管理标准以及体系，那么很容易导致工作混乱[1]；第三，没有遵循档案管理相关制度。基层单位档案管理制度不仅是一种工作要求，更是工作标准。部分档案管理人员责任意识不强，在档案管理工作中为了图省事，没有按照管理制度落实管理工作，最终导致了档案管理工作出现较严重问题。

（二）档案管理人员专业素养不高

上文已经提到，当前随着信息化以及社会的发展，很多基层单位已经建立了电子档案管理系统。但是，部分档案管理人员尤其是老员工专业素养不高，只具备纸质档案管理工作经验，缺少信息化和电子化的管理工作能力。除此之外，部分档案管理人员在工作中还缺少安全意识，经常出现材料保密不到位等问题，严重影响了档案材料的完整性。导致档案管理人员专业素养不高的原因是多方面的，其中主观原因占的比例较大，很多档案管理人员不愿学习新的技术和手段，导致工作效率和水平大大降低。

（三）档案管理人员合作意识不够

上文已经提到，档案管理工作是一项复杂的繁重的工作，单靠一个人是难以完成的。对于基层单位而言，需要组织档案管理团队，通过团队合作工作完成档案管理工作。但是，在实际工作过程中，很多档案管理人员合作意识不够，比如当团队其他成员工作任务较重时不能及时的给与帮助，而自己工作任务较重难以完成时不能及时的向其他成员请教。长此以往，很多管理人员养成了单打独斗的习惯，毫无合作意识，影响了团队整体的工作氛围和质量。

二、促进基层档案管理人员提升工作效率的具体措施

（一）基层档案管理人员不断总结和反思，提升个人的责任感

对于基层档案管理人员而言，要针对个人的工作内容定期的进行总结。一般来说，总结能够及时的帮助管理人员发现工作中存在的问题，从而端正工作太多，提升个人的责任意识[2]。具体来说，档案管理人员可以从如下几个方面进行总结和反思：第一，基层档案管理人员定期总结和反思是否完成的工作内容，对于未完成的内容要及时的落实，履行个人的工作职责；第二，基层档案管理人员定期总结和反思是否认真学习单位的档案管理体系，并将个人的工作情况与管理体系进行对比，寻找工作差距，保证工作秩序；第三，基层档案管理人员定期总结是否认真学习单位的档案管理制度，反思个人的工作情况是否严格遵循单位的档案管理制度，不能为了省事而忽略了制度要求。综上所述，基层档案管理人员要想提升个人的工作效率，必须要在工作中不断的总结，及时发现工作问题，完善工作内容，提升个人责任感。

（二）基层档案管理人员提升个人专业素养

当前，基层单位档案管理人员必须要认识到个人的专业素养并不完全取决于个人的工作经验，还取决于个人的信息素养。在信息化背景下，档案管理人员要学习各种信息技术和手段，并将这些技术和手段应用于工作中，提升工作质量和效率。对于老员工而言，在档案管理工作中一方面要加强对电子档案管理系统的了解和学习，另一方面要积极的请教其他人员，学习先进的信息化和电子化技术。当然，对于基层单位而言，还要定期未档案管理人员提供学习的机会，通过培养的方式提升他们的专业素养。全体档案管理人员应该具备良好的安全意识，完整档案管理工作的系统化和完整性[3]。综上所述，基层档案管理人员要想提升个人的工作效率，必须要首先提升个人专业素养和安全意识。

（三）基层档案管理人员提高团队合作意识

对于基层档案管理人员，要认识到档案管理工作是一项集收集、整理、归档为一体的工作，工作任务较重，一个人很难完成，必须要与其他人员合作共同完成。档案管理人员要具有团队意识，服从团队管理，对于团队分配的工作内容要及时的落实。当在落实工作的过程中，发现依靠个人能力难以解决时，档案管理工作人员要及时的向团队请求帮助。当然，如果档案管理人员个人工作能力较强，在有多余精力的情况下可以帮助团队内的其他成员。在团队工作中，档案管理人员只有具备合作意识才能学会相互帮助，最终构建良好的工作氛围。综上所述，基层档案管理人员要想提升个人的工作效率，必须要首先提高团队合作意识。

三、结束语

档案是单位在运行过程中产生的各种材料，是单位历史以及发展的见证，对基层单位今后的发展至关重要。本文主要站在基层单位管理员的角度，详细的阐释当前档案管理工作中存在不足，并提出解决的措施。当前基层档案管理工作存在的不足主要包括档案管理人员责任意识不强、档案管理人员专业素养不高、档案管理人员合作意识不够。其次，本文提出了促进基层档案管理人员提升工作效率的具体措施，要求基层档案管理人员不断总结和反思，提升个人的责任感；基层档案管理人员提升个人专业素养；基层档案管理人员提高团队合作意识。

参考文献

[1] 李燕. 刍议基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J]. 科技风, 2017(5):2.

[2]靳艳娜. 基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J]. 市场周刊·理论版, 2020(92):1.

[3]齐冰. 基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J]. 经济学, 2020, 3(4):165-166.