浅谈企业档案管理工作的提升

王建红

上海核工程研究设计院有限公司  上海市  200000

摘要：从目前企业档案管理工作的现实情况来看，整体认识方面有了一定程度上的提升，但是还存在着些许不足。在实际的执行操作过程中，档案管理工作缺乏规范性、严密性，整理范围尚不明确，整理效率较低，许多档案管理制度没有得到有效地落实和贯彻，同时人员素质有待提升，这使得当前档案管理工作面对一些问题时，难以及时有效地解决，也会对企业内部档案管理工作的工作效率和工作质量造成严重影响。在新的时代背景下发展企业内部的档案管理工作，提升工作质量，优化工作程序，使企业内部人员对档案管理工作的重视不断增强，不仅有利于档案管理本身的发展，也能够更好地助力企业内部其他活动的有效展开，为企业的平稳运行提供有效保障。

关键词：企业；档案管理；提升途径

1导言

随着经济社会的发展，档案管理受到了各领域的重视，只有不断提高档案管理质量，才能推动行业在市场的中的发展，让各行业科学发展，然而在实际管理工作中还有很多问题没有得到解决，这影响各行业在市场中的长期发展。尤其是在信息技术发展过程中，更需要及时更新档案管理模式，积极应用信息技术于管理工作中，以此充分发挥档案资料的推动的作用。当然，在成熟的网络信息环境中，企业档案管理人管必须要不断学习、改革、创新，抓住机遇推动企业档案管理的可持续发展。

2企业档案管理存在的问题

2.1档案管理意识薄弱

企业作为生产经营性企业，档案管理意识相对薄弱，很多企业尚未建立行之有效的存储整理办法、责任管理制度和考核激励制度等一系列档案管理规章制度，没有明确专职人员负责档案管理工作，岗位职责不够清晰，档案收集意识薄弱，很多企业档案由项目负责人或文件办理人个人存放，出现文件资料、技术资料流失的现象。

2.2档案管理制度有待完善，管理软件不合理

部分企业的档案管理已逐渐淡化，并且采用的档案管理制度比较普遍，没有具备针对性的管理制度，导致管理人员的工作职责不够明确，不能在执行中落实制度要求。若有人需要查阅资料，档案室的门才会被开启，实则上对于档案信息的整理和归纳早就无人问津，因此才导致档案管理工作慢慢淡化，也不能在企业发展中充分发挥自己的价值；且相关管理人员不能将管理制度严格落实到实处，调档查阅等都不需要按照规定进行，致使一些工作人员拥有随意篡改资料的机会，最终造成档案信息数据的丢失，严重损害了企业的信息资源，从而产生很多负面影响。此外，很多行业使用的档案管理软件从本质上不符合企业的发展，甚至会限制经济产业的生产，同时在信息技术的发展下，很多领域没有及时更新档案管理软件，致使管理模式跟不上时代的发展步伐，阻碍着工作质量的提升。

2.3尚未实现互通共享

档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，在企业管理、企业发展、企业规划等各方面发挥着重要作用，具有较强的开发利用价值。但是，企业档案多为纸质档案，仅实现了档案号和名称的电子存储，受限于企业档案信息化程度，查找档案时往往需要手动检索到存储地址再查阅纸质档案，不利于档案资源的互通共享。

3企业档案管理工作的提升途径

3.1建立服务大局的档案服务理念

档案工作的转型，首先要建立新时期档案的服务理念，要坚决贯彻党中央的部署和习近平总书记对档案工作的重要指示，围绕中心服务大局，求真务实，奋发进取，要从企业的实际需要出发，从企业对于档案信息的实际需求出发，从企业的决策和战略高度出发，构建合理的企业档案治理体系和管理网络，从根本上把企业的数据管起来、用起来，服务好企业的运营生产，为企业的战略决策提供最有效、最及时的数据支撑和保障。同时，档案部门应变被动服务为主动服务，加强对于档案信息的数据挖掘，加强档案系统与知识管理系统的双向互动，为企业的每一位员工和领导层提供其所需要的信息，真正把企业的档案工作融入到企业的运营发展和战略决策之中，体现出档案工作对于现代企业发展的重要保障和支撑作用。

3.2完善档案管理体系

硬件设施方面，提升企业档案管理硬件设施，包括符合档案行业要求的档案室、室内温湿度自动控制、出入监控系统及防火防尘设施，以及保密电脑和电子存储介质，确保企业档案的安全存储。软件管理方面，健全责任管理制度，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，明确档案管理人员岗位职责，修订并规范工作程序，细化企业档案资料的建档、收集、存储、电子化录入、纸质版保存、借阅、销毁等工作流程；制定相应的责任管理制度和考核制度，将档案管理纳入企业管理工作，将平常考核和年终考核相结合，达到全面提升企业档案管理水平的目的。

3.3积极推动企业档案工作的数字化转型

档案信息化建设是一个持续的过程，随着科学技术的发展而不断走向深入。在当今以数字化转型为背景的企业转型升级浪潮中，档案的信息化建设有了新的内容。从传统的“存量文件数字化，增量文件电子化”这种初级的以数字化加工为主要内容的档案信息化建设转变为以网络化、数字化、智能化为手段，以知识管理为目标，随时随地为企业的运营发展提供其所需要数据的服务。有好的管理才会有有价值的服务，现代企业的档案管理即是对于海量数据的有效管理，现代企业的信息化建设从单纯的扫描、挂接的数字档案库的建设正逐步转向网络化，智能化的信息系统的构建。

当前，数字化技术的飞速发展不仅引发了生产方式的转变，也将深刻改变企业的业务体系和价值模式。企业通过数字化转型实现值体系优化、创新、重构，在效率提升、成本降低、质量提高的同时，实现新的高质量发展。企业数字化转型升级中一个重要的环节就是企业档案管理的数字化转型。同时，现代企业的数字化转型不能简单地理解为只是把传统的纸质文档数字化扫描、挂接、入库。从某种程度上来说，企业档案工作的数字化转型是管理体系的变革，它包含流程管理、系统管理、知识管理、智能服务等各个方面，是整个企业数字化转型的重要组成部分。数字化转型是从根本上改变传统档案的服务理念、服务方式。档案数字化转型是对数据的深层次的治理，其目的是实现全面管控数据以支撑企业的运营和战略决策。档案工作的数字化转型管控的数据不仅仅是传统意义上的归档的电子文件和纸质文件的数字化加工件，而是企业运营和管理中所产生的全部数据。这就需要企业的档案部门转变自身职责，从企业战略规划及其运营发展的角度来管控数据，并与其他部门如数据管理部门、流程管理部门密切合作，为企业的生产经营和决策提供有效的、真实的、及时的数据。

结束语

总之，在新形势下，企业档案管理工作面临着巨大挑战，也同时有着其发展机遇。一方面，信息化、数字化的深入发展，极大地丰富和拓展了档案管理的空间和载体，档案管理的服务渠道也得到了有效延伸。另一方面，在档案管理工作中，信息化、数字化也带来了一定的安全风险。那么，就需要全体从业人员强化档案管理意识，加强档案管理理论学习，进而高效推进档案管理工作;同时，也需要健全与完善档案管理制度，以先进的管理模式和管理理念，科学有效的管理机制推进企业档案管理工作的高效运行、健康发展。除此之外，对于企业来说，需要组建一支高素质、高水平的档案管理队伍，不断提升档案管理工作水平，使档案管理工作与当前的经济社会发展相匹配，与企业的现实需求相一致，更好地满足企业档案在保管与使用方面的需求，使其成为助力企业可持续发展的有效力量。

参考文献：

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