档案资料信息管理研究与实践

滕洁

甘肃省特种设备检验检测研究院；甘肃省兰州市；730000

摘要：近年来我国特种设备检验检测研究院的工作量日趋增多，档案管理工作量也随之增加。档案管理工作对检测工作有一定影响，为提高档案管理水平，促使检测工作进步，本文分析了档案工作的主要内容以及其存在的主要问题，并对缺少专业人员、档案管理制度不完善等问题进行探究，结合各问题的成因提出改善特种设备检测档案管理工作的策略。

引言

随着我国特种设备的生产规模逐年扩大，各个省份的特种设备检验检测研究院（下称“特检院”）的工作量也日渐加大，而需要进行管理的档案规模也逐渐增加，档案内容也愈发复杂。档案管理间接影响着特种设备检验工作，各省的特种设备检验研究院应做好档案管理工作，确保档案管理的系统化、案卷完整化，使得档案信息资源的价值最大化，工作人员利用档案资料时更为便捷。目前我国部分特种设备检验研究院的档案管理工作存在问题，阻碍了对信息资源的利用。

1、档案资料信息管理工作的主要内容

当特检院的检测人员完成检验工作后，需将相关资料移交给档案管理人员，由其对资料进行整理、分类以及加工。档案管理是下一次检测工作的数据保障，因此，档案管理人员需认真对待这一工作，确保原始数据准确。特种设备检测档案的内容不仅包括仪器的使用记录，还包括仪器的领用记录、操作规程等。

2、档案资料信息管理工作中的主要问题

2.1缺少专业的档案管理人员

目前，我国部分特检院缺少专业的档案管理人员，主要由文员岗位或行政岗位进行档案管理工作。档案管理人员的专业水平关系着档案管理工作的质量，由于让不具备档案管理知识的人员进行档案工作，使得档案工作的质量偏低，出现原始数据错误等现象，不仅无法对特种设备检测工作产生帮助，而且有可能对检测工作产生负面影响。

2.2档案管理机制存在缺陷

某些特检院对于档案管理工作不够重视，不但让缺少档案管理知识的人员处理具体工作，而且让其成为档案管理部门的领导人员，让其设计档案管理机制。由于不具备档案管理方面的专业知识，其设计的档案管理机制存在缺陷，导致档案保护形同虚设，个别人员可轻松修改原始资料，或者让原始资料流到外界。

2.3档案管理规定未落实

一些特检院虽制定了相对完善的档案管理机制，明确了档案管理规范，但是由于缺少监督、档案保护不强、惩罚措施不严厉等因素，导致部分基层人员散漫对待档案管理，未注意档案是否按时归还，使得不归还档案的现象出现。此外，某些档案管理人员未认真对档案进行检查，导致档案被涂改的现象时有发生。当档案资料被修改后，检测人员无法得知真实的原始数据，不利于特种设备检测工作。

2.4硬件设施条件不佳

某些特检院虽招募了专业的档案管理人员，但是因为经费有限、不重视档案管理所需的硬件设备等情况，导致硬件设施条件较差。二纸质档案库房面临着火灾风险，需要细水雾灭火设备，一些特检院经费有限，或者领导认为无需在档案管理方面耗费过多资金，选择用喷淋式设备替代。除了面临火灾风险外，纸质档案还面临着霉变、虫蛀的风险，需安装监控库房温度和湿度的设备，并让温度与湿度处于稳定状态，投放防虫药物，避免纸质档案受损。

2.5不注重档案资料的信息化工作

档案资料信息化指的是利用扫描、拍照、手动录入数据等将纸质档案转化为电子档案，并建立档案信息平台，以便让特种设备检测人员查询相关资料。档案信息平台的内容应包含档案资源信息、档案利用服务的信息、档案机构信息等。为方便外界人员了解某些特种设备的检测情况，特检院可开放信息平台的注册，允许某些人员经过身份验证后得到获取档案信息的权利。

3、提高档案管理工作质量的策略

由于档案管理人员的专业水平不高、档案管理机制存在缺陷、未严格执行档案管理规定、硬件设施条件差、不重视档案信息化工作等问题，我国部分特检院的档案管理工作质量长期处于偏低状态，对特种设备的检测工作不利。在检测工作受到影响的情况下，特检院应采取提高档案管理工作的策略。

3.1提升档案管理人员的专业素质

为适应档案管理工作愈发复杂的形势，在招募档案管理人员时，特检院应优先选择具备档案管理知识的人员。对于现有的档案管理人员，特检院应让其接受专业化培训，加强其对档案管理相关法规与技术规范的了解，促使其使用专业的管理软件进行档案工作。此外，特检院应加强档案保护宣传，督促档案管理人员履行保密义务，避免某些重要档案外泄。

3.2完善档案管理机制

特检院对档案管理机制进行完善，应适当借鉴其他单位的先进经验，但是不可完全套用，应结合自身的实际情况，完善后的档案管理机制应体现出合理性、科学性、实用性。一些特检院意识到自身的档案管理机制存在缺陷后，照搬其他单位的经验进行完善，以至于管理机制在理论上得到完善，在实际上却依然存在缺陷，甚至降低了档案管理的效率，阻碍了正常的档案工作，使得档案管理人员产生强烈的不满情绪。为避免档案管理机制缺少工作人员的认同，特检院在完善机制时应征询工作人员的意见，适当采用其建议。

3.3完善监督机制及惩罚机制

部分特检院对档案的关注度不足，以至于档案管理人员不认真对待工作，令档案管理工作质量低下。特检院应完善监督机制，让档案管理人员意识到自身行为被他人关注，从而认真进行管理工作。此外，特检院应完善惩罚机制，明确哪些行为需进行惩处，并且严格执行惩罚措施，降低档案管理人员不认真进行工作的概率。

3.4加强档案库房硬件设施的建设

特检院应在档案库房硬件设施上投入更多资金，以避免纸质资料被损坏。为增强档案库房的防火能力，以及将火情及时扑灭，应配备火情监测设备和适合纸质档案库房的灭火设备，如细水雾灭火设备。过高或过低的温度都不利于纸质资料的保存，因此，特检院需配备空调和温度监测设备，将温度控制在14℃至24℃之间。湿度对于纸质档案的保存也有一定影响，当库房的相对湿度长期超过65%，纸质资料有可能发生霉变。为避免霉变，特检院应安装监测湿度的设备及除湿设备，将相对湿度控制在50%至65%之间。

3.5重视档案资料信息化工作

某些特检院的档案管理人员之所以轻视档案信息化工作，档案信息化程度低，是因为特检院领导不重视档案信息化工作。特检院领导应主动表现对信息化工作的重视，促使基层人员进行档案信息化工作，提升档案信息化水平。特种设备的档案信息化不但包含将纸质资料转化为电子资料，还包含建设存放资料的平台。建设档案信息平台时，需注意这三个功能：一为查询功能。某些特检院尽管建设了信息平台，但是信息平台的使用频率较低，这主要是因为查询系统有缺陷，查询效率不高，导致内部人员和企业的使用次数少。此外，某些特检院的信息平台仅向内部人员开放，不向外界开放，如果外界人员有想要查询的资料，必须到特检院实地查询。特检院完成信息平台的建设后，应添加注册界面，获得认可的人员即可使用平台的查询功能；二为宣传功能。特检院的信息平台应具备宣传功能，让广大群众了解特种设备检测的公正性、公开性及权威性，使其信任特检院的档案资料；三为交流功能。特检院的信息平台应有交流功能，加强群众和特检院之间的交流。

结语

综上所述，我国特检院的档案管理工作长期存在着缺乏专业人员、管理机制有缺陷等问题，致使档案管理工作质量长期处于偏低水平。为处理日趋庞杂多样的档案管理工作，特检院必须提升档案管理人员的素质、完善与档案管理相关的机制、向硬件设施建设投入更多资金、重视档案信息化程度，并加强档案信息平台的建设，为广大群众提供方便快捷的查询渠道。

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