浅谈档案信息化建设

赵艳艳

身份证号码：37090219811228002X

摘要：档案记录了单位发展的过程，加强档案管理工作已经成为单位的共识。在工作节奏日益加快的现实情况下，手工管档模式已经成为档案服务发展的障碍。打造现代便捷的档案信息管理系统，转变工作思路，创新工作模式，已经成为社会发展和档案工作自身提升的必然。本文就档案信息化建设工作谈几点认识和感受，以期促进档案信息化建设水平的提升。

        关键词：档案；信息化；存在问题；对策

       随着时代的发展进步，传统的档案管理方法已经不能够满足社会发展的需要，计算机网络和信息技术为档案的信息化建设提供了必要的技术支持，使人们可以通过网络获取所需要的档案信息，从而提高档案管理单位社会化服务的效率。

一、档案信息化建设的内容

        档案信息化建设的内容涵盖范围非常广泛，主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。

        （1）基础设施建设是指档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，是档案信息化建设的前提和基础。

        （2）档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文建设和专门的数据库建设，档案信息资源建设的成功与否直接影响档案信息化建设的发展进度。

        （3）应用系统建设包括档案信息的收集、管理、利用及安全等多个方面，拥有完善的信息应用系统才能够保证档案信息化建设的效益性和服务性。

        （4）标准规范建设是对数字档案的形成、归档、标识、描述、存储、查询、管理等档案管理工作方面制定标准、规范的过程，是保障数字化档案信息和网络安全运行的基石。

        （5）档案信息化建设离不开人才队伍的建设，传统的档案专业人才不能满足档案信息化建设的需要，在档案信息化建设过程中更需要同时掌握档案业务技能和信息技术的多功能型人才。

二、档案信息化建设过程中存在的问题

1、缺乏统一标准和规范

        各档案部门、单位在档案的信息化建设过程中各行其是，常常是你建你的，我建我的，待投入大量资金的信息化系统建成后，又各自制订不同的管理标准和规范，导致信息化系统覆盖范围小，数据交换限制多，无法体现信息化系统的经济效益和服务效益。具体表现出的问题主要有两个方面：一是系统软件的开发缺乏整体规划性，各单位使用的档案系统都不相同，互相之间也不能通用且系统操作复杂，实用性差；应用系统建设标准不一，计算机设备、网络信息设备型号不统一，硬件互通性差。二是系统管理标准不一致，业务规范和技术规范均存在一定的差异，导致档案数字信息分类、存储、标识存在一定的差异性，查询困难。

2、档案管理人员知识结构不全面，对信息化建设重视不足

        信息化技术的引入需要档案管理人员在具备档案管理技术的同时，还能够掌握计算机应用技术及网络信息技术。现在面对的主要问题是,富有经验的档案管理人员，对纸质档案的管理原则、方法和技术都能够非常好的把握，但是缺乏计算机应用技术和信息技术的专业技能和知识；而新招入的档案管理人员从一开始接触到的就是信息化的档案管理工作，对档案管理的基础知识了解不足，容易在档案原则上出现混淆的问题，难以实现数字化档案信息的准确归档。另外，一些档案管理人员对档案信息化建设重视程度不足，认为档案信息化建设跟自己没有关系，工作中出现问题就寻求技术部门的帮助，这也从侧面增加了档案信息化建设的难度。

3、软件系统应用功能得不到应有的发挥

        软件系统应用功能得不到应有发挥一直是困扰档案信息化建设的头痛问题之一，造成这一现象的因素比较多，大体让可以分为以下三种原因：

        （1）档案信息管理规范不一致局限了软件系统功能的使用。在档案信息化建设过程中。不同单位的档案信息虽然已经数字化成为数据信息，但是查询、分享、传输功能的使用规范往往壁垒森严，致使档案信息化系统中的部分功能无法使用。

        （2）档案管理人员计算机应用技术差，在进行档案的信息化管理工作时，只使用一些简单的查询功能或者网上操作，大部分稍复杂点的系统管理工作仍然通过人工完成，浪费信息化系统提供的管理资源。

        （3）在档案信息化建设开始前，设备采购人员工作不细致导致计算机硬件和软件的代差出入太大，在软件系统升级时出现硬件设备无法匹配的情况，最后要么更换硬件增加成本，要么软件无法升级更新，影响系统功能的使用。

三、档案信息化建设对策建议

1、档案信息标准规范化建设

        档案信息标准规范在制定过程中，需要考虑档案信息的内容最大化、资料完整化及查询简单化，对于没有保密需求的数字化信息，应最大可能使信息资源能够不受限制的传播分享，以提高信息资源的利用率；具有一定程度保密等级的档案信息资源，可以在档案信息化法律法规的框架下，制定一套统一规范的使用标准，以方便获取使用权限的人员查询使用。

2、加强档案管理人员队伍建设

        档案信息化建设对人员素质的要求越发趋向多样化，档案管理人员不单单需要掌握档案管理专业技术，还需要同时掌握办公自动化、网络信息和文档一体化等多方面的技术。加强档案管理人员队伍建设需要一方面增加已在岗档案管理人员的技术培训工作，使她们通过学习补足技术欠缺的短板，适应工作方式改变的需求。另一方面需要加强专业化技术人才的引进，为档案管理人员队伍补充新鲜血液，以增强档案管理人员队伍技术能力。

3、完善档案信息化建设基础设施

        没有完善的基础设施建设，档案信息化建设就失去了根本的立足点，档案部门在信息化建设的全程都需要保持对基础设施建设的重视。档案管理的硬件设备最好统一购买同一型号的专用设备，统一安装、统一编号，这样不仅利于硬件设备的管理，也方便对档案管理人员进行设备使用技能的培训。另外，在购买设备时一定要考虑到信息系统后期升级的需要，为系统升级需求预留出足够的空间。

   4、打造档案信息数据库。档案是信息的记载，信息化建设要以档案信息管理为基础，一要做好传统档案的数字化转化存储工作，采用扫描技术和图文识别手段，将纸质档案进行数字化加工处理，形成数字形式的档案存储方式，经专用管理软件处理后存放于数据库，挂接到服务器，形成数字信息管理模式。二要积极提升改良管理软件功能，方便将已经数字化的文字和图片信息中提取文本信息，进行归类分析，提供更加深层次的档案开发利用，提供更广更深的档案信息服务。

 5、完善管理标准规范。档案信息化建设是一个现代化系统管理工程，制定完善的标准规范是确保正常发展的基础和前提。在档案标准规范的指导下，档案信息化建设从发展思路的确定，管理技术的提升，与档案利用服务需求和档案资源的共享都将会健康发展，从而在档案的收集整理，档案提供利用，档案资源的整合方面规范发展，并作出成绩。

结束语

     总而言之，信息化发展为档案的现代化发展带来了好的条件，档案管理工作要紧跟现代信息化技术的发展，实施规范化发展推进。针对目前档案信息化管理存在的人员技术不到位、设施设备配备不齐全等问题，要高度重视，用发展的理念加强制度制定，实施规划管理，切实做好档案信息化建设所需的人财物保障。让档案信息化建设沿着新的发展方向，在新理念、新技术、新方法等方面得以提升，逐步建设成为与社会和现代信息发展要求相适应的档案信息管理体系。。

        参考文献

        [1]刘金婷.浅谈档案信息化建设思路[J].科学与技术，2019，（06）：18—19.

        [2]刘明太.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].人才市场，2019，（12）：16—17.

        [3]刘明太.如何提升档案管理信息化建设水平[J].科技人才，2018，（10）：32—33.