加强档案安全工作的研究

吴江

天津石化信息档案管理中心档案室，天津，300270

摘要：档案工作的基本要求就是能够确保档案的完整性以及安全性，这也是对于历史真实面貌基本维护要素之一。现在档案受到网络化、信息化的影响，也有了一定的转变，在基层单位进行电子档案管理过程中也提出了新的安全管理要求，应该加大安全管理力度，这样才能够有效地促进档案工作的进行。

关键词：档案安全；安全管理工作；安全性

2018年是十九大精神开局之年，同时也是“十三五”规划承上启下重要的一年，针对于现在档案安全工作一定要进行新的操作，能够符合新形势、新模式，落实十九大精神。在工作过程中能够融入国家档案局所推行的加强档案安全工作意见，并且能够与国家安全档案工作会议精神相符合，使得档案事业发展加速。

一、天津石化信息档案管理中心档案安全管理重要性

档案安全对于政府、人民、党委的利益有着直接性的关联，也是改革发展稳定大局的基本要素。在进行档案管理的时候，一定要从社会、政治、民生多个方面形成安全体系构建，保证档案安全。档案安全针对与全局政治问题又直接性的影响，例如现在本地区区域内围绕的退耕还林、精准扶贫惠民等政策所涉及到的档案就达到了一万卷，为全省不同部门服务超过数万次，调阅次数达到了两万余次。这也就说明档案在保障民生上有着一定的作用性，同时档案安全问题也是现在民生问题，需要构建“以民为本”的民生档案服务体系。档案的安全对于社会制度管理来说是基本要素，尤其是电子文件，现在已经是社会治理过程中重要的一个环节，与社会的发展有密切的关系。如果说档案出现安全问题，那么将会对于不同的领域产生一些不稳定的影响因素，甚至影响整个社会的稳定发展，党委政府工作也会受到相应的影响。

二、天津石化信息档案管理中心档案安全管理中出现的问题

档案信息由产生到后期的发展都需要在数据环境下运行，但是现在的数据环境并没有形成统一规范的组织管理。所以说档案信息在进行采集的时候比较繁琐，更新整合也比较复杂，查询比较困难等等多样问题，很多的档案甚至出现了分散、遗失的情况，损失非常严重。

档案文件本身具备一定的技术特征，采用多样化的载体形式，并且需要计算机技术进行辅助。所以说档案文件在进行收集、鉴定、归档等工作的时候是非常复杂的。天津石化信息档案管理中心档案室在对于档案管理的时候，所采用的是办公系统，办公系统与档案管理系统之间现了不兼容的情况，不同的软件环境难以形成数据转换。所以说无法对于档案文件进行在线阅读，这样就使得档案在进行归档存储的时候出现了一些复杂性的问题。

对于档案进行安全管理的时候，管理因素、技术因素对于档案安全会有一定的影响。现在计算机技术更新换代就要快，档案所采用的技术环境以及存储结构也需要随着时代进行转变。天津石化信息档案管理中心档案室在对于办公自动建设进行更新的时候，忽视了档案部门，很多的档案工作者针对于计算机网络技术专业性了解较少，没有积极的参与到工作中来，所以也没有认识到档案管理的重要性。

天津石化信息档案管理中心档案室在对于档案进行备份的时候并没有太大的重视，对于备份的形式、材料、备份数量等等问题都没有进行深入的研究。所以说再出现问题的时候，想要尽快的恢复数据是非常困难的。

现在在数字化形态影响下档案处于流动状态，很容易出现信息缺失的情况，并且档案信息构建比较复杂，所存储的样式较多。随着现在社会经济的发展，每日都会增加越来越多的档案数据。所以说在进行存储的时候出现了分散的情况，因此对于档案进行管理非常困难。

原本所采用的传统人工管理方式已经逐渐的被计算机管理所取代，所以说现在工作人员对于计算机的依赖性越来越强，这样对于一些档案信息原始性很难保证。档案信息在进行更新的时候往往会出现一些遗漏，网络空间对于档案知识产权会有一定的影响，一定要形成严密可靠的安全管理系统，只有这样才能够保证档案安全性。

三、完善天津石化信息档案管理中心档案安全工作的方式

天津石化信息档案管理中心档案室在工作的过程中一定要重视档案的安全问题，相关领导要对于档案安全管理进行重视，并给予一定的支持。能够细化档案分类、归档，并且在单位文件中形成规范性、约束性的条例，

档案移交接收属于是全新的工作，在这项工作中也采用了信息技术的支持。在对于档案进行管理的过程中会现一些挑战与困难，对于档案移交数据构成需要进行明确。例如一些文书类的档案在对于数据中涉及到的过程稿、签约稿、审批信息等等需要进行分类；业务类的档案所涉及到的数据差异性比较大，现在没有形成相应的标准要求，可以根据不同行业的特点能够提出不同的管理方式。在进行档案管理过程中所采用的是“一站式”管理方式，能够进行“一门式”检索，使得分散的档案形成统一的收集、归档、整理，这样能够有效的对于档案信息资源进行整合。

根据不同档案自身所具备的特点以及相应的管理需要，形成天津石化信息档案管理中心档案室档案管理长效机制，对于不同类型数据格式以及关联方式、设备依赖性，管理性等等都需要采取宏观的控制。就档案信息采集、保存、分类、整合等工作进行相应的规范，就管理过程中所出现的不准确、不完整等问题进行克服，能够形成档案长期管理利用机制。

档案文件必须具备真实性、完整性、有效性，只有满足这样的档案文件才有归档的价值。但是现在在对于档案文件质量进行保障的时候，一定要采取前端控制方式，针对于档案文件已丢失更改的特征，从文件形成开始就要进行全面性的跟踪，能够对于背景信息数据收集进行严格把控。

档案文件基本工作就是前端控制，档案管理部门针对于文件的前期审核鉴定工作，一定要严格控制，能够对于电子文件的真实性进行技术甄别。按照文件内容进行归档处，避免出现档案非法修改、损坏、泄露的情况，这样才能够保证档案信息数据真实有效。

业务系统产生需要经过归档之后才能够明确档案数据，按照其技术职能、种类进行归档，可以对于不同要求的档案数据进行分类处理。在进行归档的时候需要做到统计发布等相应的操作，能够对于档案的信息进行填写，明确档案管理权限、系统维护资料等等。

档案部门在进行工作的时候，可以与技术部门相配合，制定一定的安全管理方针，避免出现档案资料遗漏的情况。可以采用一些防火墙设备，数字加密技术，确保档案的安全性。

档案载体应该选择一些避免改写处理，防擦划的记录方式，并且存档的时候应该装盒，竖立存放，避免出现挤压。需要将档案放在远离磁场、远离热源的区域，不能够有有害气体存在，针对于档案存放的温度、湿度需要符合行业标准。

为了防止档案文件信息丢失，需要采用备份与镜像技术。备份所说的是针对于档案进行多次的复制，将其保护在一个安全的位置，避免原件出现损坏或者是丢失情况。镜像技术所说的针对于动态数据库，所采取的安全管理方式，能够对于动态数据库文件采取安全备份的措施，也就是针对于某一动态系统所形成的安全对等系统。两个系统在对于相同工作进行任务执行的时候，如果说其中一个系统出现了故障，那么另一个系统可以继续工作，避免文件出现丢失。

网络保护不能忽视，这也是对于档案安全管理主要方式之一。用户在进行网络资源查看的时候，需要对于用户登录信息进行验证，同时需要明确用户限制访问权限。需要设置杀毒软件或者是防火墙，避免出现病毒、黑客对于电子档案的恶意攻击，同时借助于密钥、数字签名的相应的方式进行管理，避免档案出现丢失或者是被篡改的情况。

就现在工作人员的安全思想建设要强化，能够加大宣传教育力度，让工作人员明白档案的重要性。工作人员在工作中能够更加努力，同时需要设定档案管理规范化、制度化的守则，对于工作人员工作进行约束，形成工作自觉性。

档案工作人员对于新技术、新知识要不断学习，能够掌握科学管理方式，特别是对于计算机安全网络知识要重点关注，将安全专业知识作为重点，并且辅助一些其他知识结构，能够提升自己的综合素质。针对于安全管理规范要不断强化，能够面对高新技术的挑战，同时就现在的信息化技术手段要进行合理运用，能够有效地推进档案安全防范机制。