新技术融合下的智慧档案馆建设研究

李顺东

天津财经大学

大数据时代到来之前，档案工作者已经认识到将现代化的信息技术运用到档案工作中的重要意义，并提出将传统档案馆建设成为数字档案馆的目标。数字档案馆建设过程中，馆藏资源数字化工作始终占据着绝对关键的地位。在用户数据搜集分析、馆藏资源深度挖掘整合方面，与其他领域相比，档案馆仍处于滞后状态。

随着新技术时代的数据爆炸式增长，物联网技术、互联网+技术、云计算、云存储技术、文本挖掘技术等飞速发展并不断走向成熟，智慧城市建设应运而生，智慧城市是运用现代信息技术推动城市运行系统的互联、高效和智能，从而为城市人创造更加美好的生活，使城市发展更加和谐、更具活力。数据统计显示，截至2021年底，中国超过700个城市已明确提出或正在建设智慧城市。公共档案馆作为城市历史的记录者及城市记忆的存储载体，同步建设智慧档案馆的理念逐渐取代数字档案馆，成为新技术融合下公共档案馆发展的主要目标。

一、智慧档案馆的概念

近年来，智慧档案馆建设已经成为档案工作领域的重点研究对象之一。目前档案学界对智慧档案馆的定义表述尚未达成一致，杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。毕娟认为，智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。她为智慧档案馆下了一个公式化的定义，即智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。王小健等人则认为智慧档案馆=数字档案馆+新技术应用+以人为本理念贯彻+档案信息集成，智慧档案馆在数字档案馆基础上继续优化，利用物联网实现全面感知，跨系统应用实现馆藏资源的智能处理，以人为本理念的贯彻实现服务创新。

二、智慧档案馆建设的必然性分析

1、新技术融合要求档案信息资源由数字化向数据化转化

档案馆融入新技术时代，首先要求档案馆拥有体量庞大的数据。由此，档案数字化与档案数据化的辨析研究成为近年来档案工作领域的热点议题。较为典型的研究成果如青岛市档案馆完成的国家档案局科技项目《大数据背景下档案信息资源挖掘策略与方法研究》，该课题完整提出并描述了档案信息资源数据化的档案信息资源建设发展思路。

所谓档案数字化，是将传统的纸质档案资源通过扫描等形式转化一张张与档案原件样式完全相同的图片，并通过建立档案目录数据库的形式实现档案计算机管理的需求，其最终目的是建成高水平的数字档案馆。档案数字化工作，其主要目的是解决传统手工检索中查全率与查准率较低的问题，通过建立档案数字化图像数据库和档案目录数据库，将复杂的档案案卷级及文件级检索工作转移给计算机，圆满解决了档案检索工作中的查全率与查准率较低的问题。但是，档案数字化工作“并没有解决档案内容控制与开发利用问题”。档案数据化的目的是实现计算机自动分析、理解和处置档案信息，将利用档案的途径由“页面阅读”转变为内容控制与信息开发。简单而言，档案数据化要求将档案图像数据库中的内容进行文本识别、分类、著录与标引等，其目的是以“档案全文数据库+档案目录数据库”取代“档案数字化图像数据库+档案目录数据库”的模式，其最终目的是将档案馆建设成为智慧档案馆，是数字档案馆建设的更高层次和阶段。理想化的智慧档案馆，能够全面感知、分析和整合档案资源和档案馆的运行信息，可以为档案管理和信息开发创造了更美好的前景。智慧档案馆在智慧城市建设中的作用越来越大，作为智慧城市建设的重要组成部分，其价值愈加显现，比如，可以为市民发挥多元化的信息资源服务作用；符合市民和社会组织需求导向；建立广覆盖、多样化、多途径的档案信息服务体系等，让市民和诸多社会组织感受到档案馆信息化带来的智慧服务和个性化服务。智慧档案馆建设与发展能够大大提高工作效率，可以更好的为党政机关、事业单位、企业、社会组织、基层群众等提供优质服务，为全社会提供档案信息共享支撑平台。

可见，档案数据化工作是将档案馆融入新技术时代的基础，实现档案大数据分析处理，传统档案数字化工作得到的以二进制数字存储的图像是远远不够的，对图像本身进行处理挖掘并不能满足大数据时代的需求。

2、新技术融合要求档案馆拥有更广泛的收集视角和更深度的资源挖掘

前美国档案工作者协会主席杰拉德·汉姆曾言：档案应广泛的反应人类生活的方方面面。然而长期以来，如前文所述，多数档案馆将数据收集的重点放在馆藏资源数字化或电子文件收集方面，收集范围局限于归档范围与保管期限表。大数据时代的档案馆，应具备更为广泛的收集视角，档案馆馆藏资源应向多样化发展。借助大数据技术与理念，档案馆的收集理念应从传统下移档案资源观向“大档案观”演变，档案馆将更多的关注一些底层化、碎片化、复杂化的信息。

大数据时代对于档案馆而言，数据分析成为档案馆知识服务体系创新及完善的重要支撑。大数据时代，信息服务竞争及用户需求提升推动着档案馆从常规分析向广度、深度分析转变，利用语义分析、人工智能、机器学习、知识图谱等大数据技术从海量资源中分析潜在的价值决定着大数据时代档案馆的发展水平及方向，这也意味着档案馆的传统业务将向数据分析、数据挖掘方向转移，对馆藏海量资源的分析与处理将成为档案馆的主要业务。

3、新技术融合要求档案馆转变利用服务模式

党的十九大报告明确提出，中国特色社会主义进入新时代，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。社会主要矛盾的转化，具体到档案馆，表现为档案馆目前的服务方式无法满足档案用户对档案馆服务多样化、个性化的需求。

在新技术迅速发展时代，档案馆能否精确感知到用户的相关服务需求，将直接影响到服务价值实现和用户认同提升。庞大的档案用户需求数据背后，隐藏的是档案用户的一种行为模式。借助大数据技术，档案馆对用户的身份记录、借阅记录等结构化数据及存储行为、搜索方式、行为轨迹等半结构化数据进行分析，将有效发现用户的需求规律，从而更好的提升档案馆的服务水平。目前，已有部分档案机构对此进行尝试，例如美国国家档案与文件署（NARA），通过分析用户对馆藏目录的点击率，选取点击率较高的档案进行数字化，进而开展深层次的信息服务，取得了良好的效果。又如天津某高校档案馆，将学校近五年《档案查借阅利用登记簿》中的“查借阅内容”、“查借阅部门”和“利用次数”等项目进行分析统计，整理出现存档案库藏中利用频率较高的重要文件，以重要文件汇编的形式向用户提供。

三、新技术融合下的智慧档案馆的建设目标

虽然对智慧档案馆的定义表述各有不同，但从这些定义表述来看，智慧档案馆相比数字档案馆，至少应具备如下两个构成要素：第一，智慧档案馆是数字档案馆发展的高级阶段，其运行的基础是海量数据的收集与整合及新智慧技术的应用；第二，智慧档案馆应采取以用户为中心的服务模式，其重心在于提供各种个性化的档案信息服务。

智慧档案馆建设发展的核心技术在于感知，运用物联网、云计算、自动控制等智慧技术，将档案信息与档案实体的管理进行有机结合，有效获取和处理档案实体信息、档案内容信息、设备运行状态、用户需求等多种信息，构建一个可感知和自动处置多种管理对象的信息资源，从而提供档案信息泛在服务的档案综合管理体系，因而公共档案馆运行过程中所形成的多种数据资源，如档案实体的位置信息、借阅状态，档案用户的个人信息、查档信息，档案馆建筑内的温度、湿度、亮度，设备的运行状态信息等都成为其重要的管理对象。这些被感知的对象，均以数据形式存储于计算机内，形成了体量庞大、结构各异的大数据，而无论采取何种智慧技术，均服务于这些数据的整合与处理。

智慧档案馆既是案卷互联、人档互联、人人互联的档案馆, 也是任何时间可用、任何地点可用、任何方式可用的档案馆。智慧服务是智慧档案馆内涵的核心,建设中一方面要通过对信息的组织、加工、推荐、管理等将资源主动推送给目标群体；另一方面要打破时间和空间的限制, 为用户提供全天候、全方位、多形式的知识服务。因此，新技术融合时代，建设服务型智慧档案馆将成为必然趋势，也是公共档案馆努力融入这一时代的必然结果。

参考文献：

[1]杨来青.大数据背景下档案信息资源挖掘策略与方法研究[J].中国档案,2018(08):60-61.

[2]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案,2013(02):13-16.

[3]王小健,刘延平.面向智慧城市的智慧档案馆建设[J].档案与建设,2015(05):16-20.