建筑工程资料管理中存在的问题与对策

李敏

陕西省汉中市南郑区建设工程质量安全监督站，陕西 南郑723100

摘要：建筑工程是一项长期性与系统性都比较强的工作，这就要求相关人员应该加强对此的控制与管理。工程资料作为项目管理中非常重要的组成部分，同整个建筑工程的完成效果都有着非常紧密的联系，所以资料管理人员就应该强化自身的责任意识，做好各项资料的整理与归纳，促进工程管理战略目标的实现。基于此，本文首先简单的介绍了资料管理的特点，接着分析了管理中的问题，最后重点提出了一些有效的应对策略，以期为资料管理人员提供参考。

关键词：建筑工程；资料管理；对应策略

对于建筑工程的施工而言，施工资料在整个项目中具有非常重要的作用，而且一份完整的资料也是确保工程质量的主要依据。工程资料具备一个记录的作用，不仅是竣工验收的一项标准，也是评定工程质量的关键，假设在施工中遇到一些技术或者是环境方面的难题，就可以按照资料上面所记录的内容来解决这些问题。因此，资料管理人员就应该从多个角度出发，健全相应的管理机制，让工程资料能够充分发挥出自身的优势性。

一、建筑工程资料管理的特点

从相关调查中可以发现，工程资料具有单一性、实用性和真实性的特点。在单一性方面，主要体现在工程从招标到最后的竣工中，对每个环节的详细记录，而且这些资料只具备一份。实用性，工程资料的详细记录实际上也是监理部门的验证依据，对于日后城市的发展具有一个积极的作用。真实性，则是工程资料不会存在任何的虚假行为，会非常清楚和真实的反映整个工程的发展过程。

二、建筑工程资料管理中存在的问题

（一）资料整理不够规范

    工程资料一般都是按照相应的要求去整理的，但是也有部分资料整理得不够规范，一般都体现在书写、折叠等方面。在资料的书写中，部分单位对于工程文件不会有非常明确的书写要求，所以在最后验收的时候，就可以发现有的资料是使用铅笔，有的资料是使用圆珠笔来书写的，而且这些资料还存在着字迹混乱，画图不规范等问题。在资料的折叠中，一般情况下，是应该按照要求将其折成A4的形状，并且要将重要的标志裸露在外面。但是个别单位在资料折叠的时候，没有按照相应的要求，这样就导致图纸资料看起来非常的不整齐，不利于之后的查询。

（二）物资资料管理中存在的问题

    在物资材料管理方面也存在着诸多的问题：首先是一些材料报告缺乏一定的真实性，而且取样的方式同实际情况不相符合，例如在材料的检验中，往往只是选择一小部分，这样就会导致最后的检验报告不具备代表性。其次是合格证的内容不够清楚，如水泥和钢筋等材料的质量，一般都是通过合格证来反映的，但是合格证无法同进场的物资同步。所以工作人员就会选择抄写的方式，但是在抄写的时候，会存在数据错误的情况。

（三）竣工资料归档中存在的问题

竣工资料是确保工程得以顺利进行下去的一种保证。从现阶段竣工资料的归档来看，还存在着不齐全、不规范的问题，这给竣工工作带来了诸多的麻烦。如综合管理文件不齐，设计方和监理方将管理文件下发到施工单位以后，可能会因为管理不当，出现破损、遗失等问题。还有一个则是竣工图文编制没有达到相应的要求，有些分项目工程在施工的时候，会选择使用“代用图纸”，这样就会导致在最后竣工的时候，这些图纸缺乏一定的针对性。

三、建筑工程资料管理中问题的解决策略

（一）做好施工技术资料的记录与收集工作，提高资料的编制水平

    从工程项目的招标到最后的竣工，都应该做好资料的记录和收集工作，尤其是在施工阶段，资料的完整度，同施工企业的整体效益有着非常紧密的联系。因此，相关领导应该加强对此的重视程度，按照具体的规定来实行的整理工作。作为项目的负责人，可以实行“自上而下”的管理模式，秉承着“前提预防，同步管理”的基本原则，确保工程资料的“三率”能够符合相关的要求。通过纵向→横向的方式，这样便可以构建一个三级网络体系，在施工企业档案部门领导人员的指导下，让专业人员分系统的去开展相应的资料管理。二级，则是由项目经理所负责，将自身的各项职责都严格落实到实处。三级，则是采用网络化管理的模式，从设计、勘察和监理等方面出发，由于专业人员相互配合，以此来完善资料的收集与整理。同时，在项目施工之初，项目部经理就应该设立资料管理室，然后配备合适的档案人员，进一步明确归档的相关要求，确保资料管理和工程建设是一同进行的。此外，需要注意的是，由于部分资料成形的时间比较长，就需要对投资计划的时间段进行整理，然后按照工作的内容来进行细分。

（二）充分利用性化技术，做好工程资料的分类工作

    工程项目可以实行项目责任的管理模式，这样不仅可以对工程本身负责，也能对整个工程资料负责。因此，在工程项目开始之前，就可以从竣工机构和组成人员上入手，明确各个管理部门的基本职责，这样才能构建一个完善的管理体系。基于建筑工程的复杂性，所涉及到的文件也非常多，所以在资料管理方面，充分借助计算机技术的优势性，去细化类别，这样有助于日后的查询，避免文件出现漏缺的情况。在资料的分类上，可以按照基础文件、监理资料和图纸来进行区分，不要出现相互混淆的情况。资料的装订过程中，获得资料以后，要提前整理，才能开始相应的装订工作，避免出现缺页的情况。在信息化时代下，构建工程资料电子数据库的方式很多，如电子资料，将声像资料进行数字化的转换，摘录相关的文字信息，扫描已有的工程图纸等。数据库构建的过程中，也可以选择使用地理信息技术，这样也能确保数据库的安全性和稳定性。所以，在数据信息快速发展的当下，建设单位就应该加强对施工软件的开发工作，以数据库为基础，来对资料进行相应的分类和检索，这样才能提高最终的管理效率。

（三）健全资料管理机制，使得工程竣工资料能够发挥出一个积极的作用

为了确保竣工档案同项目可以一起进行，项目负责人一定要构建一个完善的资料管理机制，保证各个阶段档案资料的有序管理，让施工方、监理方在资料形成的过程中，都应该承担起自身的职责。其次，还要做好资料管理的宣传教育工作，这就需要加强对相关人员的培训工作，定期让管理人员到相关机构去学习一些资料管理的法律规定。同其他专业人员一起沟通、交流、讨论，这样便可以提高他们的专业技能与综合素养，以此来推动我国建筑行业的长远发展。然后是在竣工资料的编整中，尽量将分部分项的资料列入到这项工程进度的计划中，将其看作是一项非常重要的网络节点。而在编写资料的时候如果发现了不规范或者是不统一的情况，就要及时的研究，并且给出相应的解决方案。最后是要做好竣工验收工作，让竣工资料真正的发挥出它的凭证作用，对于施工单位编制的竣工图与文字资料进行相应的审查，确保资料的真实性与完整性，这样才能真正达到资料归档的目的，发挥出工程资料的应用价值、社会价值。

四、结束语

建筑工程中，资料的管理工作对于整个工程而言具有非常重要的作用，也是施工过程中，不可缺少的一部分，是对施工过程中各项数据的一种真实记录，也是后续工程维修的一项依据。资料是否齐全在某种程度上也可以反映出项目的施工水平，所以对于建筑企业而言，必须要充分的意识到资料管理的重要性，严格的按照相应的要求去完成任务，这样才能真正的发挥出工程资料的社会价值。

参考文献:

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[2]张青玉. 浅析建筑工程资料管理中存在的问题及对策[J].建筑工程技术与设计, 2017.

[3]刘正玲. 建筑工程竣工档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务, 2017(3):141-141.