做好高校毕业生档案转递接收工作的思考

刘功华

宜城市城乡居民社会养老保险管理局441400

摘要：高校毕业生档案是否能及时准确地转递到用人单位或者正规的人才服务机构，直接关系到学生的个人利益。做好高校毕业生档案的转递接收，不仅是高校同时也是负责档案运输派送机构邮政EMS和主要负责档案接收机构公共就业和人才服务中心的一项很重要的工作。

关键词：高校；毕业生；

一、当前高校毕业生档案转递接收工作存在的问题

(一)高校毕业生缺乏正确的档案意识，对档案不够重视

毕业生档案虽对未来的个人发展至关重要，然而很多大学生缺乏正确的档案意识，没有充分认知到档案的重要性，也不了解学籍档案和人事档案的关系。研究显示，大学生对档案不太了解的占调查对象的63%，比较了解的占32%，很了解的只占5%，甚至有毕业生不知道如何处理自己的档案，选择把档案留在毕业学校中，多年也没有取出，形成死档，同时给学校的档案管理工作造成了很大的阻碍。另外部分高校缺乏档案管理意识，不够重视。在转递过程中存在不规范操作的状况，甚至导致部分学生档案的丢失，这对学生个人发展而言有着深远且严重的影响。因此档案转递接收工作必须要引起学生、高校等相关部门的高度重视。

(二)高校在档案转递工作中存在不规范现象

转递信息不规范主要表现为毕业生不清楚档案的管理制度，错误地将档案转递单位地址填写为不具备档案接收权限的私营企业、外资企业或者填写成家庭地址，如果高校没有及时审查出不规范的转递信息，毕业生档案就无法准确投递，档案退回过程中会有丢失风险。退档后的二次转递不规范具体表现为高校没有对退回档案及时备案登记，没有及时联系学生本人重新进行转递，甚至出现高校怕麻烦让毕业生自带档案等极不规范的现象。毕业生自带档案行为严重危及到档案的安全，而且档案长期在毕业生手中很容易成为“死档”，无法再存到正规的人才机构去，造成不可挽回的损失。转递档案有错装、漏装的现象主要原因是高校在转递档案前都要做大量的归档整理工作，时间紧任务重，学生材料又有很大的雷同性，一旦档案管理人员责任心欠缺，档案收集和保管过程中错装、漏装的现象就时有发生，就会造成无法正常转递的情况。

二、做好高校毕业生档案转递接收工作的建议

(一)做好档案的宣传教育工作，增强毕业生档案意识

针对目前大学生对档案依然停留在“不了解、不关心、也不在意”的思想状态，高校应在新生入学教育培训会上，就把高校毕业生档案作为一个重要的学习课程进行培训，充分认识到高校毕业生档案是个人日后升学、就业、晋升、退休等都密切相关，充分认识到毕业生档案转递是一项重要而严肃的工作，若档案错乱或者丢失将对毕业生产生严重的影响。另一方面，高校要充分利用多种渠道宣传档案知识，如借助高校微信公众号、高校网站等新媒体平台、举办学生档案知识专题讲座等，吸引更多的大学生关心档案，了解档案，帮助学生们认识到档案的价值，增强档案安全意识。

(二)严格毕业生档案转递制度，杜绝转递环节的不规范现象

1.做好档案转递信息的统计汇总，将毕业生转档信息按要求填入毕业生档案转递汇总表中，汇总表中需要包括学生毕业学院名称、毕业年度、学号、姓名、身份证号、学历、档案接收单位名称、邮编、接收单位地址、电话、学生户籍地等关键信息。

2.要严格做好毕业生转档信息的审核工作。审核转档信息时关于档案接收单位的审核必须要做为重点审核。明确把握原则，如果是国家机关、事业单位、国有企业，他们或他们主管单位是有人事管理权的，可以直接接收档案；如果是非公有制企业，如私营企业、外资企业等各类民营机构无人事管理权，由企业注册地所在人才中心实施人事代理接收毕业生档案；准备升学、出国、公考或者要在一线城市就业暂时落户困难的毕业生，这类档案应先行落回毕业生生源地，等日后需要调动档案时再由各机构人事主管部门之间进行转递。

3.做好毕业生档案转递单打印工作。鉴于毕业生在毕业前夕工作和生活还会有很大的变数，所以高校要在毕业生离校前，与毕业生做好最后一次转递信息确认工作，对于有疑问的地方，高校必须要充分与用人单位进行沟通和交涉确保信息准确性。转递信息确认无误后，需尽快打印出毕业生档案转递通知单，并放在毕业生档案袋内。

三、规范毕业生档案转递程序，联合邮政EMS快递建立档案危机应急制度

高校要将毕业生转档信息确认无误后录入EMS高校毕业生专属档案系统中，经确认后生成邮政EMS详情单。高校应及时与EMS工作人员取得联系，约定时间，现场交接。交接现场需将每一卷毕业生实体档案、汇总表上的转档信息、档案转递通知单、邮政EMS详情单进行核对，毕业生档案需贴上高校档案封条，盖上高校档案密封章，然后装入邮政EMS高校毕业生档案专用袋，按要求贴上邮局密封条并加盖高校档案章。高校还要不断加强与EMS方面的沟通，督促其不断提高服务水平，严格执行收件人本人签收的规定，确保毕业生档案寄送安全。同时针对当前邮政EMS转递方式存在的问题风险，高校应与邮政EMS建立档案危机应急机制。一旦档案在转递过程中发生丢失、破损等问题时，须立即启动档案危机应急制度，展开查询工作，并及时通报处理进度。协助学生和用人单位做好解释和补档工作，尽最大可能让毕业生不受档案丢失或者损害的影响。

四、公共就业和人才服务中心要不断优化服务，提升档案管理水平，高质量做好毕业生档案接收工作

各级公共就业和人才服务中心一直是毕业生档案主要接收机构，现以笔者所在工作单位为例，浅析一下如何做好毕业生档案接收工作。

(一)加强工作人员档案业务知识学习，提高毕业生档案管理服务水平。

公共就业和人才服务中心档案科每月都会组织工作人员集中进行档案业务知识学习，根据省市局《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》认真学习档案管理办法，注重理论联系实际，优化档案工作办事环节，落实“一次办好”服务要求，努力提高高校毕业生人事档案服务水平。从转变工作人员自身工作作风入手，时刻做到在工作上不断求新，在业务上不断求精，在落实上不断求实，在完成落实各项工作任务上下功夫。

(二)明确专人专管，与邮政EMS做好档案对接工作。

公共就业和人才服务中心档案科安排一名特别熟悉高校毕业生档案接收业务流程的工作人员，专门负责与邮政EMS快递做好对接工作。工作人员对每一份通过邮政EMS转递来的高校毕业生档案都进行严格核对，确认接收的档案袋和档案封条是否完好无损、封条上要有高校存档机构的公章。最后工作人员要根据接收档案的实际份数，与邮政EMS核对一式两份的转递档案明细单，并经双方签字后永久留存。

总而言之，新形势下高校毕业生档案转递接收工作具有非常重要的意义，高校、邮政EMS、各级人才服务中心都应提高对于档案转递接收工作重要性的认知，不断加强档案管理工作，改进工作流程，优化创新服务，从而促进高校毕业生档案转递工作不断向前发展，真正为毕业生发展提供可靠的保障。

参考文献

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