企业员工技能数据库构建初探

段素霏

云南交投集团云岭建设有限公司  云南  昆明  650200

摘要：随着企业之间竞争日趋激烈以及精细化管理的发展，员工信息尤其是员工技能信息，是企业人力资源管理实践活动和选人、用人、留人决策的重要依据，是企业管理中不可或缺的一部分。本文首先梳理了当前企业员工技能信息管理的现状，之后通过分析员工技能信息在人力资源管理中的重要作用，说明了构建员工技能数据库的必要性，最后提出了员工技能数据库构建的主要思路和内容。

关键词：人力资源管理；数据库；员工技能

一、员工技能信息管理的现状

随着企业之间竞争日趋激烈以及精细化管理的发展，员工信息尤其是员工技能信息，是企业人力资源管理实践活动以及管理决策的重要依据，是企业管理中不可或缺的一部分。然而，传统的人员信息管理在管理制度、管理手段、管理模式等方面不够重视，存在着这样那样的问题，已经不能满足现代企业人力资源管理的要求，不能很好地为企业经营管理服务。且未能充分利用和发挥信息化技术的先进性，影响了企业人力资源管理的效率，进而影响企业的综合发展。

1.员工技能信息管理尚未形成常态化。大部分企业未意识到员工技能信息管理的重要性，也就没能对此有专门的、持续性的关注和投入。信息不能及时收集、持续更新，偶尔使用、参考的时候只能“临时抱佛脚”对急需的信息进行收集，且仅仅满足当时的需要，这样的现象中普遍存在。就企业的长期管理和发展而言，临时性的、反复的甚至重复的人员技能信息管理行为反而增加了企业的管理成本。

2.员工技能信息缺乏统一的、结构化管理。企业的人员信息管理工作基本集中在人力资源管理部门，但是普遍缺乏统一规划，没有明确的管理目标、制度和要求，很多企业仍然存在员工技能信息管理分散的现象。另一方面，信息存储和管理形式不统一，有些存在于纸质档案资料中，有些以电子化形式存储和管理。当需要参考相关信息进行决策时，人力资源部门仍然需要临时向其他职能部门收集，或者需要从不同渠道和形式中提取所需信息，这就严重影响了企业人力资源管理的效率。

3.信息准确性难以保障。少数企业虽然已经对员工技能信息进行了集中管理，但是信息的准确度、有效性不高。一方面，在信息收集、整理过程中缺乏对信息的核查验证；另一方面，信息未能及时更新维护，这就导致员工技能信息在人力资源管理决策中的效用大打折扣，甚至会导致错误的决策。

4.员工技能信息未得到充分、有效利用。员工信息管理的目的在于为企业人力资源管理乃至经营管理的具体实践和决策服务。然而很多企业未关注到已有的信息资源的重要价值，加之信息管理方式的传统、单一、死板等原因，仍未能全面、充分、有效地利用员工技能信息，为人力资源管理的具体实践提供指导或为决策提供服务。

二、企业构建员工技能数据库的作用和意义

员工技能数据库可以理解为，企业员工所掌握的工作技术和能力相关信息的集合，通过信息技术进行收集、维护、管理和应用的工具，是在精细化管理发展过程中，员工信息管理理念与现代信息化技术结合的产物。能够使企业员工技能信息管理更加规范、统一、智能，以便更好、更便捷地为企业人力资源规划、招募、培训与开发、薪酬决策、员工职业生涯管理等实践活动以及其他管理决策提供重要依据和基础，使企业人力资源管理更加高效。

1.有利于提升人力资源规划的科学性、可靠性。众所周知，科学、可靠的人力资源规划工作对于组织来说意义重大，不仅有利于组织整体人力资源管理系统的稳定性、一致性和有效性，有利于组织的健康可持续发展，还有助于组织对人工成本的合理控制，有利于组织战略目标的实现。而在人力资源规划的供给预测环节，组织必须对组织内部现有的人力资源状况有清晰的了解。这种了解并不仅仅是对人员数量和一般结构的统计分析，更重要的是要了解现有人员的技能水平，以便于组织对将来员工可能会因退休、晋升、调动、自愿流动以及解雇等方面出现的一些变动情况提前做好应对策略。员工技能数据库的构建将使企业人力资源规划工作更全面、可靠、灵活和高效。

2.有助于提高招募与选拔工作的效率和效益。在企业招募工作中，首先需要确定招募需求，而招募需求的确定离不开对现有员工的数量、构成、能力素质水平等信息的掌握与分析。如果企业已有成熟、规范的员工技能数据库即可大大提高招募需求分析的效率和准确度。另一方面，在企业采取内部招募和晋升时，员工技能数据库能够帮助企业根据需要快速锁定招募范围和候选人，一定程度上降低了招募和选拔的成本。

3.有助于提高培训与开发工作的针对性。培训的主要目的在于让组织成员掌握培训计划所强调的知识、技能和行为，并将这些知识、技能和行为应用到日常工作中。显然，培训计划的制定对培训效果有着直接、重要的影响，而培训目的与目标、培训对象、培训内容是培训计划的主要内容。企业员工技能数据库有助于人力资源部门和相关职能、业务部门快速掌握现有员工的技能水平，有助于培训需求分析尤其是人员分析工作的开展，以及培训内容与课程的制定和选择，从而提升培训工作的针对性，有效避免培训资源和经费的浪费。

4.为技能工资制的实施提供依据和保障。当前，国际上通行的薪酬体系主要有职位薪酬体系、技能薪酬体系和能力薪酬体系三种。其中，技能薪酬体系是指组织在确定员工的基本薪酬时依据的是员工自身的技能水平。在技能工资制中，员工的基本薪酬决定于其所掌握的技能数量、种类和深度。员工技能的识别和评估自然就成了企业实施技能工资制面临的首要任务。结合企业自身的行业特点、业务构成、经营模式、管理理念等建立科学的员工技能数据库，是企业薪酬体系决策以及实施技能工资制的重要基础和根本保障。

5.助推员工职业生涯管理，促进企业与员工实现双赢。有效的职业生涯开发与管理有助于满足企业的人力资源需要，在企业扩张、转型等关键阶段得到合适的人才，同时，充分调动员工的积极性和主动性，增强员工在组织中的归属感，提升员工对组织的忠诚度。员工技能数据库的建立，一方面有助于员工在职业生涯开发与管理的自我评估阶段快速、全面、客观地了解和掌握自己的技能构成及其水平，从而确定未来的发展计划；另一方面，有助于直接上级与员工本人共同设定员工的短期和长期职业发展目标，从而制订相应的行动计划，从而促进达成员工技能提升和企业人力资源管理成效和组织绩效提升的双赢局面。

三、构建企业员工技能数据库

1.明确构建员工技能数据库的目的

明确构建员工技能数据库的目的，有助于确定数据库的内容、功能、权限、智能程度以及后续的信息采集、更新、维护、应用等实践工作的开展。比如企业构建员工技能数据库的主要目的是员工技能信息的维护与管理，以便在管理实践中根据临时的需求进行信息查阅和筛选，那么数据库的内容结构可能是数据库构建的重点内容，相应的数据库功能也偏向于信息采集和维护，智能程度也相应偏低。而如果企业的规模较大，管理流程比较稳定、成熟，企业构建员工技能数据库的目的是要科学、灵活、充分利用员工技能信息，数据库构建工作中内容框架要求更全面、完整，智能程度要求也较高。

2.企业员工技能数据库的内容需求分析

员工技能信息的内容和构成是数据库的基础和主体，直接影响数据库的功能和应用成效。基于数据库构建的目的，结合企业实际情况，进行全面分析，确定适合企业独特需要的员工技能信息的内容和构成，是构建员工技能数据库的首要任务也是重点环节。企业员工技能数据库的典型内容包括以下几个方面：

2.1员工的基本信息。主要包括员工姓名、出生日期、家庭住址、兴趣爱好、家庭住址、入职时间、所从事的岗位类别等。

2.2员工的历史信息。一方面，员工在过去的2-5年中所从事的职位，包括在本组织中担任过的职位和在其他组织中担任过的职位，以及这些职位所需要的或已具有的关键技能、体力技能、认知能力、创新能力；另一方面，受教育程度，包括高中阶段与工作有关的课程、大学阶段的主修专业、辅修专业、与工作有关的课程；另外，过去的三年中所完成的重要专业项目，包括在本组织中完成的和在以前的组织中完成的。

2.3员工目前的技能状况信息。包括在最近3次绩效评价中得到的评价结果；员工感觉自己在当前工作中做得比较好的方面，如技术能力及对怎么才能提高或增强自身技能的看法；员工上级对员工“当前工作中做得比较好的方面及其如何提高或增强技能”的评价和看法。

2.4员工未来发展方面的信息。包括今后一年内的、今后三年内的个人职业发展目标；员工目前的上级对其将来能够从事何种工作的看法；员工个人原因参加的特殊培训以及愿意做出的自我开发努力；在职培训、脱产培训、学校学习、经验锻炼等。

3.企业员工技能数据库的功能需求分析

3.1信息收集与核查。通过分析、确定员工技能数据库的内容和构成后，信息收集是得以使数据库启动运转的必要环节也是关键环节，而信息的核实查验则是决定信息有效性以及数据库应用成效的决定性因素。企业可以通过以下几个途径和方式收集员工技能信息：第一，根据员工技能数据库的内容和构成，设置相应的简历表，通过员工填写简历表获取技能信息并录入到数据库的对应模块和位置。第二，通过录入企业人力资源管理过程中形成的信息完善员工技能信息，比如，员工在企业内部参加的技能提升培训、技能鉴定、绩效考评等信息。第三，通过员工对本人信息的录入和报告收集所需信息，比如在职教育、个人职业发展、在企业外部自行参与的培训和技能鉴定等信息。当然，信息的收集只是数据库内容构建的第一步，信息的核查验证则是决定应用成效的关键环节。企业可以通过档案审查、提供证明材料、本人承诺等方式对入库信息进行核验，提高信息的准确度和有效性。

3.2技能数据库的更新与维护。员工技能信息是不断变化和更新的，所以技能数据库管理是一个动态管理过程，需要不断的信息更新和数据库维护。与数据库构建初期的信息收集工作类似，企业可以通过员工填写简历表、人力资源部门录入信息、员工本人录入信息等途径对技能信息进行更新。只是这个阶段采用填写简历表的方式并非最佳选择，这个方式会导致重复工作，带来没必要的成本。当然，如果企业已有人力资源

管理类的信息平台，则可以通过系统信息共享的方式获取需要的、准确度有保障的信息。

3.3技能数据库的应用。技能数据库的应用是构建企业员工技能数据库的最终目的，是数据库价值的体现。在实现这一模块的功能前，企业可以结合员工技能数据库在具体的人力资源管理实践中的应用目的，设计针对性的统计分析功能，直观、便捷、快速地为人力资源部门和管理者提供决策参考。比如，通过调查、访问、分析找出某类岗位所需要或者所拥有的关键技术与关键能力组合，形成技能模型，在进行人力资源规划时快速、准确掌握企业内部具备特定技能水平的人员情况；在进行内部招募和晋升时能够快速筛选出符合条件人选等。

结束语

综上所述，随着企业精细化管理理念在员工信息管理中推进和发展，员工技能信息管理在人力资源管理实践和企业决策中的作用日益凸显。本文通过分析员工技能信息管理对人力资源规划、招募与选拔、培训、薪酬管理、员工职业生涯管理等人力资源管理实践中的作用与意义，说明了企业构建员工技能数据库的重要性和必要性。同时，从目的、内容、功能等方面初步探讨了企业构建员工技能数据库的主要思路和重点内容。希望引起企业对于员工技能管理的关注，并进一步推动员工技能数据库构建的发展。

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