大数据时代档案管理工作创新探讨

王占

东明县第三人民医院

【摘要】大数据时代的到来给传统的文件管理带来了一定的冲击，传统的文件管理方式无法满足现有的社会需求。近年来，各事业部门也提高了文件管理的品质，取得了良好的效果。很多事业部门也认识到互联网技术对文件管理起着很大的作用，但这些变化还不够充分，需要革新文件管理工作，构建科学完善的文件管理系统。为此，为了能为事业部门的决策提供有价值的参考依据，有必要系统地分析数据信息，了解数据之间的联系。

【关键词】大数据时代；文件管理；工作创新

现代科学技术的高速发展，让我国进入了信息时代，同时大数据时代也应用在各种各样的行业，对人们的生活方式有着极大的改变，冲击了传统的公司文件管理业务，但是使用大数据信息技术的文件管理业务是将来的文件管理业务的发展倾向，这些促进了公司文件管理业务的革新性变革。公司档案管理工作作为社会管理系统工作的一部分，发挥的作用越来越重要。这需要在工作中与时俱进，充分利用大数据时代的科学技术，改变创新的管理工作方法、过程、模式，保障人的文件完整性、真实性、信息安全性。仅仅这样，公司的文件管理工作就可以更高效、更方便地进行社会管理服务工作。

一、大数据时代的到来对文件管理业务的影响

大数据时代，所有行业的工作都必须运用大数据。文件管理的工作也是一样，文件管理的工作需要使用大数据技术处理文件信息。随着大数据时代的到来，文件管理实现了技术水平的革新，实现了文件管理方式的革新，让人们感受到大数据带来的便利。众所周知，事业部门的发展离不开完善的管理工作，但管理工作中最重要的内容之一是人事资料的管理。因此，事业部门需要在构筑科学整备的数据库进行科学管理的同时，保证文件管理计划的明确性和机密性，使文件内的信息随时都可以更新。大数据时代，档案管理具有新的维护方式，对人们的脑力劳动进行全面有效的维护，保证相关人员的权益得到有效维护。现在，随着社会经济的发展，事业部门在利用大数据技术进行文件管理时，必须首先提高员工的工作热情，转换以往的管理手段，强调大数据技术的优点。使用大数据技术进行文件管理时，一个变化显著，生产率显著提高，工作人员也比以前更加慎重了。但是，阻碍文件管理业务发展的主要原因有几个，主要是人才和财力等资源投入不足。解决这些问题需要采取符合实际情况的措施，只有解决这些因素的干扰，文件管理工作才能走上信息化的道路，工作效率才能进一步提高。

二、大数据时代的公司档案管理业务存在的问题

2.1公司的文件管理理念必须提高

大数据时代，很多机关对文件管理工作的认识和重视度不够，没有很清楚地认识到文件管理工作的内涵及其重要性，很多管理工作都停留在表面认识上；文件管理理念，思维陈旧，缺乏对大数据时代国内外先进文件管理理念的学习和创新；在管理制度上，方法传统，循规蹈矩；有关部门对文件管理工作缺乏必要的关心和支持，在人员配置方面相对薄弱，经费投入相对较少，公司的文件管理价值无法有效发挥。

2.2公司的文件管理基础设施不够完善

很多档案管理公司受到经济水平和事务资源等因素的影响，档案管理存在仓库面积狭小、仓库位置暗湿、仓库防水、防火、防盗设施不完善等现象，并且档案保管柜、柜、归档等设施数量少，设备陈旧，文件保管条件差，在一定程度上文件保管不足，很容易无法保管。部分档案管理部门缺乏现代化的先进电脑扫描、印刷设备和传统人工记录和保存的模式还存在，容易受人干扰，文件的真实性和全面性受到影响，在一定程度上制约了文件管理工作。

2.3公司的档案管理制度不完善

大数据时代给公司的文件管理带来了大量的信息数据，但很多文件管理部门不能与时俱进，对新时代的文件管理业务认识不足；管理模式陈旧，未及时修改文件管理制度；很多地方依然沿袭过去的管理制度，管理制度不能完全适用于大数据时代的文件管理业务。管理制度的缺陷导致管理过程的复杂和繁杂，不利于文件的收集和整理；管理制度不健全，无法有效指导管理者开展工作，缺少很多影响档案信息资料收集的文件管理流程，缺乏文件管理传递各阶段的有效联系文件资源的有效利用受到制约。

2.4公司的文件管理手段比较单一

很多文件管理机关的管理硬件软件设施很少，信息技术的应用也很少。即使配置了信息管理装置，也存在利用率低的现象，整体文件管理装置不足的文件管理者的综合素质能力是鹅卵石杂交，而且相应的公司的文件管理业务知识培训不足很少使用现代化管理设备进行文件管理；管理模式和管理手段大多沿袭了传统的管理方式，在文件的收集、整理、分类、保存、检索等环节效率低下，严重影响了文件管理的生产性。

三、以大数据时代为背景的文件管理业务的革新战略

3.1促进归档数据的开发和利用

为了提高海关档案管理工作对于当前大数据时代的发展要求，需要将一些创新理念合适的加入到文件数据的具体开发和应用中，与当前高新现代技术有效的结合，保证文件管理理念符合现阶段发展潮流，提高文件管理着的创新意识，保证文件数据的高效利用。

3.2基于大数据的安全管理环境的创造

对于海关的文件管理人员来说，文件管理的安全性不容忽视。但是，随着大数据时代的发展，文件信息本身的安全性受到很多威胁，文件管理工作的安全性问题变得明显，需要构筑更加安全的海关文件管理工作环境。要强调数据网络的安全性，必须把安全意识放在网络的发展上，加强文件管理工作的监督和管理，使之在安全的环境中运行。海关档案管理部门还需要在安全平台上投入一定的力量，达到信息安全管理的目标，有效预防黑客和非法人员的入侵。

3.3构建完美大数据文件管理体系

知识产权和知识产权保护法之间的联系也是每个文件管理者了解掌握到的，提升文件管理者对维权意识的敏感度，提高文件管理的工作效率。由于大数据时代的影响，需要对文件管理工作进行重点关注，重点培养具有创新能力的文件管理人才，优化更新传统的管理方法。不断开发新技术和新软件，提高对先进技术的应用能力。

四、总结

大数据时代，事业部门的文件管理者应该保持危机意识，对既存的文件管理制度进行革新。在文件管理工作中，保证自身的文件管理理念与大数据时代的发展一致，并熟练运用相关的信息化技术，做好文件管理的信息安全工作，提高文件管理工作的效率要适当调整和革新以往的文件管理方式，发挥文件管理的真正功效，使文件管理能为事业部门服务。

【参考文献】

[1]张晓莹.基于大数据时代背景下高校档案管理工作研究[J].新校园(阅读),2016(3).

[2]崔文娟,张帆,邱雷.大数据时代档案管理工作的创新研究[J].科技风,2017(16).

[3]王成合.大数据时代背景下的档案管理研究[J].科技经济导刊,2018,635(09).