疫情背景下的医院档案管理收集的分析和建议

宫翔宇

山东大学齐鲁医院德州医院 253000

摘要：当前，新冠肺炎疫情爆发已经有两年多的时间，各地医院将疫情防控档案工作作为一项重要政治任务，多措并举，加强档案管理制度化建设，加大档案材料的收集力度，对档案材料进行规范化整理，取得了明显的成效。档案工作在重大疫情中的重要作用也日渐显现出来。面对突如其来的新冠肺炎疫情，各医院档案部门及档案工作者如何全面收集，利用并保管好疫情防控档案资料显得尤为重要。本文从国内疫情防控期间档案收集管理的突出问题出发，并且提出了集中解决方法。

关键词：医院档案；疫情；规范管理

医院档案，包括首页、入院记录、病程、医嘱、护理记录、检验报告、检查报告、手术医嘱和记录等。疫情期间患者的完整数据档案，包括患者的病程、检查结果、治疗全过程等，都是以电子病历的形式存储的，能够让医务人员或医生在为患者诊疗的同时，获取患者的完整数据，为临床护理决策等提供支持依据。随着医疗信息化的发展，医疗机构在患者诊疗过程中积累了大量的电子病历数据，这些数据在医疗机构中的应用越来越广泛。疫情防控期间医院档案内容多样，主要包括：上级主管部门及有关部门下发的重要文件资料；工作中形成的、有保存价值的文字材料、档案以及图书、音像、图片等档案材料；各种统计数据、报表等数据资料。

1.国内疫情防控期间档案收集管理的突出问题

1.1.管理技术落后

突发事件档案管理是一个“两头在外”的工作，档案部门往往并不是突发事件档案的形成者。特别是一些专业档案和照片档案易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集完整率低、归档率低。同时，还未开展档案数字化建设工作，档案管理依然停留在手工操作阶段，致使档案归档难、查找难、效率低。平时工作比较繁忙，工作人员变动大，档案工作缺乏连续性，致使档案管理质量不高[1]。且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量，特别是档案利用效率的提高；基层档案数字化工作没有开展。经手部门众多，使得突发事件档案管理成为一项更为复杂的工作。例如，在此次新冠肺炎疫情防控阻击战中，纸质档案极易丢失，出现问题时难以整理出可用信息，同时新设备及相关信息缺乏及时更新。这就导致了不同部门之间的协调难度增加，信息传递的环节增多，信息交流不畅。

1.2.未完全实现档案管理网络化

各室每年均有大量公文归档工作,但由于对档案室的保存要求达不到规定要求,再加上部门人员对归档管理工作的重视程度不足,部分公文归档、案卷归档和图片存档等资料散落于各处室,未能满足部门集中的统一管理工作需要,极易出现档案资料丢失、不齐全、难以检索等问题[2]。使档案信息资源的公开档案不能充分利用,不能体现档案本身的价值,造成资源档案的严重浪费。导致了资源共享能力较差,社会化管理水平低下;这些文件信息,尚处在非数字化、非电子化、非标准化、非规范化的阶段。另外,信息利用水平低,数据处理速度慢,技术交流严重不足,在一定程度上影响了综合分析技术水平的提高。在以往的人工环境下,数据处理手段单一,数据分析深度不够,资源不足[3]。

根据各档案馆所发布的公告和产生的成果来看，档案工作者对突发事件档案管理的关注主要集中在档案收集、编研和利用三个方面。因此将这三方面和互联网结合起来，进一步处理疫情信息，实现实时、可视化、资源融合、信息共享的目的。信息共享是提高信息资源利用率，避免在信息采集、存储和管理上重复浪费的重要手段。

1.3.管理意识薄弱

目前，在此次疫情期间，部分医院因为疫情防控原因，中心档案管理意识不强、领导重视程度不够，没有专职档案员，而由办公室及其他人员兼任，由于人员变动频繁，档案工作缺乏连续性，致使档案管理质量不高[4]。对档案管理工作不够重视是比较普遍的现象。认为档案工作就是抄抄写写、将文件材料收集装盒就可以，文件材料归档不要紧，又不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，缺乏严谨的工作态度和责任心。

2.实现档案规范管理的途径、对策

2.1.完善档案管理平台

推进了档案信息信息数字化管理工作,积极推动了文档数据信息资源的利用,并通过文档数据信息电子化建设,极大地提高了查全率、查准率和信息系统检查的效率。部分医院新设置的自动化管理系统,包括固定资产管理系统、医院经营管理系统、会计系统、物流管理系统等,也从一定意义上提升了医院的自动化程度。加大档案管理信息化,提高了查询效率和管理精准度,实现了零差错管理。

2.2.强化工作人员队伍建设

要采取教育、培训等手段,提高疾控档案管理工作者对自己职责的认知,使之真正形成独立、客观、正确的职业理念和道德。接下来,要加强对《档案法》的推广力度,利用会议、手册、视频等方式,增强疾控档案保存工作者的档案保存意识,也可搜集一些各地档案保存工作者的先进事迹,引导疾控档案保存工作者开展交流学习,建立一个从领导到基层工作者都一致认可的疾控档案保存的价值。

当前,要提升疾控档案保存队伍建设质量,就一定要加大人才投入力度,通过多渠道、多方式有效地培育创新型、实用性、综合型的疾控档案保管人员,强调外引、内训结合,以提高疾控档案保管队伍服务质量。同时还要合理地引进内部竞争机制,突出人员个体和疾控档案保管部门之间的双向选择性。通过对每名人员个体之间不同的考虑,其在许多方面都能够实现优势互补,包括个人性格、知识等。所以,要从人员的年龄段、不同性别、文化层次、性格特征等方面做出科学合理的管理团队选择,以最大限度合理、高效地优化管理团队架构,争取能把每名人员的个体优点都充分发挥出来,以确保全国疾控机构档案管理工作的正常高效、有序地进行。

2.3.做好管理团队建设

要做好管理团队建设,梯队结构优势就十分关键。在当前,要提升企业疾控档案保存团队建设品质,就一定要加强支持力量,通过多渠道、多方式有效地培育创新型、实用性、综合型的疾控档案保管人员,强调外引、内训结合,以提高企业疾控档案保管团队品质。同时还要合理地引进内部竞争机制,突出企业员工和疾控档案保管部门间的双向选择性。通过对每名员工个人之间不同的考虑,其在许多方面都能够实现优势互补,包括人格、知识结构等。所以,要从人员的年龄、性别、文化水平、性格特征等方面做出科学合理的管理团队选择,以最大限度合理、高效地优化管理团队架构,争取能把每名人员的个体优点都充分发挥出来,以确保全国疾控机构档案管理工作的正常高效、有序地进行。

2.4.形成档案管理机制

形成机制,即将档案管理工作负责人纳入考评结果中,以充分调动、激励其主动性档案保存的水平高低,在较大程度上决定了归档工作者的综合素养水平。要重视做好归档工作人员队伍培养,主动地选拔政策制度上安全可靠、作风正派、社会责任感较强的人才参加归档保管工作。重视对本科生的教育培养,主动地创造教学条件和培养机遇,充分调动大学生的积极性和创新意识。合理设定职业职位,归档保管工作人员团队要相对稳定,有更多的精力投入管理工作。同时作为归档工作人员,要产生更浓厚的社会责任意识,增强服务意识,提升服务质量。要采取自修、组织培训等方法,增强服务能力和综合素养,努力掌握档案工作的各个环节和基本条件,包括档案管理技术、知识和与其它有关的一些专业知识,用心管理工作,争取掌握管理的基本原则和办法,努力提高工作效率,改善归档服务质量。

3.参考文献

[1] 林陶玉, 方鹏骞. 疫情防控紧急状态下医院护理人力资源配置与动员管理策略[J]. 中国卫生事业管理, 2020, 37(05): 332-334.

[2] 罗熹, 夏先运, 安莹, et al. 结合多头自注意力机制与BiLSTM-CRF的中文临床实体识别[J]. 湖南大学学报(自然科学版), 2021, 48(04): 45-55.

[3] 徐彩娟, 金静芬, 宋剑平, et al. 综合性医院非隔离区域新型冠状病毒肺炎疫情防控的精细化管理[J]. 中华护理杂志, 2020, 55(03): 351-354.

[4] 詹昱新, 李素云, 刘义兰, et al. 综合医院应对新型冠状病毒肺炎疫情的护理应急管理[J]. 护理研究, 2020, 34(05): 744-748.