医院基建档案的科学管理路径分析

陈丽丽

通海县人民医院  云南 玉溪  652700

摘要：医院中的相关医院基建档案管理涉及的相关工作较为复杂，工作人员需要了解基建档案在进行管理以及档案保护时存在的问题，并对其中的各种问题进行优化，建立相应的优化措施，旨在为我国现代化的基建档案信息管理提供帮助与参考。

关键词：信息开放制度；基建档案；管理分析；可持续发展

    基建档案管理体系在进行建设时涉及到的内容较为复杂，工作人员需要关注的不仅仅是内部基建档案管理，还需要将档案信息转变为电子化的信息。通过电子化的信息资源以及数据库建设能够有助于建立现代化的基建档案管理体系，使我国未来的医院基建工作开展更为顺利，对于我国的现代化基建档案管理建设来说有十分积极的作用。

一、医院基建档案的内容及特点

从内容上来进行分析，可以发现基建档案包括基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三个组成部分，而基建文件材料是医院在建设过程中形成的有关建筑申请、征地、竣工总结的文件材料。施工文件材料是施工单位在建设过程中纳入的施工许可，包括有关地基以及基础原材料的各种记录，同时还包括竣工验收的相关材料。而竣工图纸材料包括医院建筑、结构、设备和电器等专业的说明书以及竣工图纸。

从特点上来进行分析，可以发现基建档案具有极强的专业性，主要体现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业性特点。除了专业性以外，医院基建工程也具有成套性，是以一个独立的工程项目进行的，并且能够规律形成一系列的科技文件。基建档案所具有的现实性是不可忽视的，其他文件材料在归档后，基建档案具有极强的现实使用性，能够基本完成现行功能。在完成归档后，多半应用于历史查考等。

本建设项目已完成建筑安装工程竣工验收并投入使用，并已通过住建部门消防验收，环境保护验收，人防工程验收，水土保持监测及专项验收，通过玉溪市水利局建设项目水土保持手续自主验收报备，取得玉溪市生态环境局下发的排污许可证。建设产出包括门诊楼、医技楼和住院楼、后勤楼四幢及相关辅助用房，停车位417个，建筑面积共计58715.33平方米。目前建安工程投资造价结算审核工作即将于2022年6月完成。建安工程造价和工程建设其他费用估算为2.78亿元。在进行基建档案管理时，工作人员需要针对这类档案信息进行详细的记录。严格意义上来说，在进行基建档案管理工作时，每一个步骤都需要接受精细化的验收和管理，包括档案的扫描、识别以及注册和查询等不同的工作内容，通过这种方式使档案数字化管理工作的整体质量得到提升。

二、大数据背景下基建档案信息化建设面临的问题

1. 基建档案管理体系与方法存在问题

在我国以往的基建档案管理体系中，管理体制呈现条块的分割形态，我国原有的条块分割的基建档案管理体制，导致基建档案管理业务无法得到有效的管理，尤其是各个地区的档案部门，无论是发展技术还是发展方向，都不能形成有效的统一。医院并没有针对基建档案管理工作进行优化，导致基建档案管理并没有受到重视，这种传统的管理体制和管理理念忽略了档案工作所具有的信息产业价值，尤其是许多管理人员并没有认识到档案信息产业这一内容是对国民经济发展有良好促进作用的产业，这样各个地区的管理体制不统一以及管理方式发展步伐不同步，都无法适应大数据背景下的基建档案信息化发展。条块状的基建档案管理体制，导致各个专业和各个系统中所包含的档案信息无法得到有效的共享和利用。

2. 未建立良好的基建档案管理技术基础

长期以来医院基建档案管理的整体技术基础较为落后，而这样的问题已经成为了基建档案信息化发展的重要瓶颈，信息化人才的匮乏是导致信息服务工作无法顺利开展的关键。在大数据背景下想要建立良好的数据资源库，则必然需要获得良好的人才支持，而这也是大信息化建设的一个必要基础。相较于其他的行业来说，在开展档案资料的信息管理时面临的人才形势更为严峻，目前我国有相当多的数据管理人员缺乏对应的专业素质和上岗资格，这就导致专业化水平不高的人也容易挤进基建档案管理的工作团队中。针对现有的技术人员的知识结构进行分析，发现现有的人员大多数知识结构老化，甚至有一部分基建档案管理部门缺乏与基建档案管理相关专业的技术人才管理观念老化。

三、档案信息管理的信息化建设方法

1.提高资源利用率和工作效率

档案信息的建设时，当前形势的需要也是基建档案管理发展的趋势，档案所需要的大量信息，文件的复杂性和文件管理过程中的复杂性都是繁琐的，如果某一类基建档案具有保密需求，需要进行长期保存，相关工作人员需要设置完整的纸质文件，并且将其作为重要的内容进行归档，相关工作人员需要通过这种方式保障文件的安全性，而工作人员以及维护人员应当定期做好计算机系统的维护，避免黑客攻击或者病毒入侵，导致文件出现丢失或者泄露的情况。在基建档案管理环境中建立智能化的服务形态，对于满足现代人群对档案的需求来说至关重要。工作人员需要建立档案的大局观念，保障零碎的档案信息也能够得到有效的整合。在这一基础上，基建档案管理人员需要将大数据技术的优势应用于其中，积极拓宽信息数据的收集渠道和范围，将其中的各种冗余信息筛除，进而保障数据的价值。基建档案管理人员还需要通过云技术连接以及组合数据档案等多种形式建立完整的大数据库和档案数据模型，使大数据技术能够真正服务于档案的管理工作中。除此之外，基建档案管理部门需要不断强化档案信息的服务软件和硬件的基础建设，及时对档案信息管理软件进行开发和利用，相关的配置也需要不断进行更换，进而保障档案信息资源的共享更为顺利。

2.高度重视，加强组织领导

工程内容包括：设计(含规划方案、初步设计、工程概（预）算、施工图设计、附属工程设计、通风、装饰装修设计、中央空调、人防工程设计、配电工程（强弱电）设计、地质勘察、第一阶段专家评审费及设计后技术服务等);施工总承包（含配电工程、智能化系统网络、供排水等布线。不含初步设计批准内的医疗设备）至竣工验收,保修期内的缺陷复等相关工作。一是成立工作机构，明确责任人，并落实专人专职负责管理人员档案的收集、整理以及日常管理工作。二是制定工作措施，把管理人员档案工作纳入医院考核计划中，使档案工作与基层的各项事业同步发展。三是解决实际问题。安排一定比例的资金用于开展管理人员档案工作，保证各类档案的收集、整理、管护以及办公、培训、购置相应设备等所需资金。做好管网施工文件的质量控制，档案员、资料员、项目经理、监理等都各有其责任，档案员从档案的角度进行把关，其他方从工程内容上负责。管网项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，项目资料员从工程资料的角度进行把关，与项目经理和监理的把关，有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。因此，档案员要积极与项目资料员沟通，摸清项目建设过程中的文件材料形成底细、进度，随时掌控施工文件材料的质量。

3.推动基建档案信息化建设 

根据实际发展需要，配备和更新必要的信息化设备；进一步推进基建档案管理应用系统建设，提升基建档案管理水平，提高档案利用工作效率。档案都是原始的纸质材料，年代久远，档案形成的时间跨度大，受到外界环境的影响，纸张老化，变黄的现象残留，强度下降，容易纸张碎，灰尘比较大，不利于重复利用，容易破损。所以在进行信息化建设时，工作人员需要做好有效的纸质信息的录入工作，使所有的档案信息都能够录入为基建档案，通过这种方式保障纸质信息的管理质量。同时管理人员在进行大数据的建设时，需要注意大爱信息的备份操作，避免档案信息在受到破坏时出现难以挽回的损失，管理人员应当针对档案的价值进行有效的划分，针对保密性较高的档案做好针对性的防范，必要时进行多份备份的处理方式，使基建档案管理工作能够落到实处。                   

总结

    强化基建档案管理模式的应用对于提高我国医院现代化的基建档案管理水平来说，有十分积极的作用，这也是未来我国相关医院开展管理工作的一项重要内容，相关管理人员应当明确电子化管理的重要性并多角度的针对电子化管理模式的问题进行分析，以此为基础切实开展基建档案管理工作，积极吸引国内外先进的管理理念和管理技术，借此保障我国的基建档案管理工作能够更为顺利地开展。

参考文献

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