校园活动中高效数据收集及数据展现策略

葛丽敏

浙江省台州市天台县天台小学

【背景】

我们的工作生活当中，时时刻刻都在和外界发生着信息的输入、处理和输出的过程。在校园活动中，面对几千名学生及几百名教师，需要收集的数据随处可见。特别是疫情爆发以来，收集数据俨然成了学校管理者的一大难事。这时，如何做到高效数据收集及数据分析，成了各学校迫切需求。

【关键词】数据收集  数据分析  表单设计 流程表单 仪表盘设计

     随着教育技术的不断发展，校园活动中涉及到的数据收集及数据分析工作日益增长。数据收集是指根据自身的需求和需要收集相关的数据。做好数据收集是各项工作顺利开展的基础。校园日常活动中，各类活动报名、信息整理登记、获得意见反馈、问卷调查、上级单位需要给出的各类摸爬数据等等操作，给学校各线管理者都带去了不少工作负担。班主任、各科室负责人，看似都是一线教育者，但其实身负的管理工作已占据了老师们不可忽略的工作时间。不过我们仔细观察，造成这种工作负担的一大原因，在于大部分老师或学校管理者，还在用着传统的文档收集的方式来做着面临几千学生甚至关联到身后上万的家长群的数据收集，这无疑是要耗费大量精力的事。对于学校管理者而言，这就急需操作简单、高效安全的数据收集管理平台。笔者就以校园活动中涉及到的工作场景为例，为大家讲述如何利用各平台功能设计表单，高效进行数据收集或数据分析。

一、校园中常用管理平台的综合认知

面临市场上五花八门的管理平台，很多老师都觉得头疼，他实在搞不清楚哪些事应该在哪个平台上使用最方便，也懒得去弄明白。事实上，到目前为止，不可能有一个平台能解决校园所有的事务要求，所以我们需要充分了解各主流平台的优缺点，根据自身工作实际需求，选择最适合的平台完成数据收集，这样才能真正有效利用管理平台特点，切实解决所需，提高数据收集的效率。

比如，现在大部分老师还是喜欢使用微信平台来处理相关事宜。这是因为微信平台具有以下优点：1、极其方便易用；2、无需进行二度学习，几乎人人都会；3、小程序的开发与利用令微信平台添不少亮色。但其不足之处也是显而易见的：1、发布的信息以流水方式呈现，导入所需的信息容易淹没在大量的无用信息中，要找到需要的资料，得花一定的时间；2、不容易进行数据统计；3、数据收集、编辑等综合功能少。

再看钉钉，优点是：1、开放式大型群用户管理系统，也具备完备的层级用户管理（通讯录功能），使得流程表单处理变得非常便利；2、能融合市场上大部分优越的管理系统，综合功能非常丰富；3、便于数据统计和通知……

同样的道理，功能越多，也就意味着不容易操作，它的不足之处就在于1、需不断的进行使用学习；2、还面临对广大家长进行一定的培训。

二、数据收集初体验——表单设计

受用群体：班主任级别，面向固定的小众群体。

收集内容特点：类似平常活动中，接龙统计，有具体的表格要求，收集的信息选项也不是特别复杂，直接将数据一次性提交到班主任处的一件事件。具体来说，比如，教师自行要了解本班学生的具体事项，或学校统一要求班主任分班上交“清明节学生外出登记”。

这类事件的数据收集，只要班主任设计好一个统一的表单进行发布，群内家长就能分别进行手机填写，最后通过平台后台能直接导出Excel表格。相当于每个人共享文件填写了一张表。这样，就能大大减轻班主任一个人填表格的工作量了。微信小程序“接龙管家”能快速搞定这一操作。

操作步骤：

1、从微信顶部搜索“接龙管家”小程序，或者直接用微信扫小程序二维码进入。                    

2、点击“模板中心”，可以按照不同的使用场景选择相应的模板，现以清明节学生外出报备登记为例，选择“清明节学生外出报备登记”模板。

可以在模板中修改或者点击“+”修改表单内容。可以按名单反馈、按学号反馈、也可以学号名单同时反馈。第一次使用可以点击“预存名单”，按要求添加自己学生的学号和名字，保存后可以重复使用，一劳永逸。

还可以自定义时间和频率，一次发布，可反复收集。反馈内容可以设置“互不可见”，家长独立提交，保护隐私。设置完成后，点击“立即发布”。

3.点击“微信二维码”扫码，发送到班级群让家长进行填写。

4.家长填写完成后，发布者可以一键导出统计数据。点击“导出数据”，选择附件汇总方式后，点击“确定”。

其实这类小程序有很多，在钉钉平台中也有，如“班级填表”、“智能表单”等等，它们都属于“在线表单”收集数据的一种。基本上具备根据收集要求，自行设计表单内容，然后发布表单，方便收到的人群直接在手机上填写内容，提交后就能方便导出Excel数据表。

表单设计过程中，要正确使用控件来规范提交数据的规范性，这也直接影响到收集到数据的有效性。利用合适的控件有利于后期数据的整理与排序。比如，要求学生输入班级名，大部分老师会想当然的用一个文本控件让学生自己填，但这样收集上来的信息就会是五花八门的班级名，如“五（5）班”、“五5”，“5（5）”……，这样当班级数一多，想要将收集上来的数据按班级排序就不可能了。如果将班级名改成固定格式的按“一”——“六”分年级内容单选控件，再设置一个班级的单选控件，这样的话就能避免出现不统一的班级名了。

三、数据收集深层体验——流程表单

受用群体：校级或科室管理者

收集内容特点：

校级或科室管理者需要收集的资料动不动就是面向几千的学生或几百的教师，这时传统的做法肯定是通过年级组长再分派到班主任，最后又集中到了校级，导致最后的统计合成工作特别费力。这时，流程表单就能解决了。

举例：我校办公的教师请假审批，出差审批，安全科在防疫期间面向几千学生的“出县报备审批”等具有审批流转功能的数据收集，都用上了钉钉系统中的“OA审批”功能。

四、数据分析高级体验——表单数据展现

伴随着有效的数据收集，怎样进行高效的数据展现，就属于数据分析阶段的事。最简单的数据分析当属数据的简单统计，如钉钉平台或一些专业的调查平台设计各类在线调查表，就能轻松看到统计结果。另外，像“接龙管家”中，面对固定的调查对象，你也能轻松看到哪些人提交了，哪些人还未提交表单。但以上情景都只是最基础的数据展现形式，属于入门级的。

“工欲计必先利其器”，遇到有更高要求的数据动态展现要求的情景，就需要一个具有更开放应用搭建平台。这里介绍一个“简道云”平台。这个平台可以打通与钉钉或微信平台的数据，实现数据的无缝衔接。简道云拥有表单、流程、仪表盘、知识库等核心功能。通过拖拉拽的操作方式，让管理者快速搭建出符合自身需求的管理应用。

像我们学校，设计有“校园设备管理与报修系统”，报修部分采用的就是流程表单报修，可以实现从报修——信息中心人员初步检查处理——维修单位维修——报修完成确认的一条龙报修，并且还利用系统中特有的仪表盘功能，对设备运行概况、维修情况进行在线统计。

学校安全科需要动态了解每天全校因发烧请假学生人员的详细情况以及体温检测记录情况，我们就自行设计了“发烧请假单”，并分上下午进行体温测量数据上传，直到销假回到学校。最后由每天提交的数据中统计出每天请假的人数以及体温测量情况，便于安全科及时掌握学生情况。

当然，要想实现定制应用的开发，那又是另一个话题了。对于校园内常用的数据收集及分析工作，我们应早做规划，利用好的管理平台，开发出适合自己单位需求的应用管理，坚持使用系统管理，这样必能简化工作流程，提高工作效率。