电力工程档案建设与管理研究

程旭伟

身份证号码：372526198312080752

摘要：经济在快速发展，社会在不断进步，人们的生活质量在不断提高，对于电力的需求在不断加大，电力工程档案作为一种信息资源，不仅对保障工程质量、后期维护、纠纷处理等方面有着重要的作用，而且在电力电力管理等各方面也积极地发挥着应有的作用，为电力各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

关键词：电力工程档案；存在问题；解决对策

引言

目前，政府机关、企事业单位的档案资料，一般以纸质材料为载体，部分信息化程度高的单位已实现档案电子化，通过相应的档案管理系统进行日常管理。但由于档案数据量巨大，档案电子化过程复杂，导致档案管理系统在应用中普遍存在归档信息著录不全、管理不规范、成档过程不透明、档案文件检索缓慢等问题，严重影响档案查询的完整性、正确性和高效性，限制了档案数据的有效利用。

1必要性分析

新修订的档案法专门增设档案信息化建设相关内容，明确提出机关、团体、电力事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设。国家电网有限公司在《国家电网有限公司档案工作“十四五”规划》中也提出了“加快建设融合数据中台、贯通业务系统、覆盖全部资源的新一代档案信息系统”相关要求。国网江苏电力是国家电网有限公司所属单位中规模较大的省级电网公司之一，档案管理水平始终处于国家电网有限公司系统内领先水平，但随着电力各项业务工作的信息化程度日益提高，所属单位数量不断增加和新兴业务的不断扩大，相关智能化设备的广泛应用，对档案管理和开发利用提出了更高的要求，现有档案管理系统无法满足日益增多的个性化需求，需要开展智慧档案管理平台建设研究。

2电力工程档案建设与管理研究

2.1开发现行工作管理系统，实现档案业务自动化管理

档案工作是电力科研生产链条中必不可少的组成部分，起到服务保障作用，工作质量如何，直接影响电力各项工作能否顺利进行。档案部门为加强电力科研生产、经营管理各项任务对档案工作的需求，确保档案任务及时办理，以及实现各项业务台账的电子化管理，开发了“现行工作管理系统”。以档案部门业务流程管理为基础，用于对已归档技术文件的提晒、分发、更改、销毁等事务工作办理执行情况的管理。系统设置了任务管理、晒印管理、分发管理、销毁管理等功能模块。各模块都是基于工作流程自动化管理，涉及多部门协同办公，任务协同工作流可定义、可监控、可跟踪。各部门用户根据工作需要发起档案需求，档案员按照领导审批要求办理各项任务，用户可以实时跟踪每项任务执行情况，遇到问题及时沟通，保障任务处理的及时性。系统自动生成了各项工作的电子台账，方便查询统计以往工作数据，掌握工作状态。现行工作管理系统实现档案业务可视化管理。

2.2逐步开展建设应用

智慧档案管理平台的建设是一个长期、系统的工程，应按照所属各单位的工作实际和已有的硬件基础，逐步推进建设，具体如下：一是逐步规范各单位硬件配置。为确保智慧档案管理平台的应用效果，保证档案工作的标准化和规范化，国网江苏电力应在扫描仪、打印机等日常办公设备购置方面，以及智能密集架、精密空调、RFID设备、库房运维机器人等智能化设备接入方面，通过制定相应标准规范和明确集成要求，全面构建以档案数据为驱动、以智能硬件为支撑的档案库房管理体系，实现档案人员、档案数据、设备运行数据、库房实体档案的一体化管理。二是逐步开发系统功能，系统开发整体按照云管理平台、云文件收集中心、云档案整理中心、云库房监控中心、云档案利用中心、云窗口展示中心进行，按照系统建设“先内网再外网”“先桌面端再移动端”的步骤，优先开展内网环境下的档案人员桌面端系统模块建设，再进行针对参建单位的外网工程档案桌面端和移动端模块建设。三是逐步开展推广应用。因所属各单位的档案工作基础和主营业务侧重点不同，应优先选择业务基础扎实、制度体系完备、硬件设施齐全的单位，开展系统的试点应用，在此过程中逐步完善相应功能，提高系统的适应性。

2.3档案数字化建设

依托大数据搭建档案模拟展示系统。通过数据归集分析、三维建模、动漫展示等新技术，利用现有的软件系统和计算机技术，以前期建成的电子化档案信息资源库为基础，采集工程项目、科技项目、文书档案的各类信息，实现电子档案精准定位、快速查询、分类盘点、分区建模等功能。同时，利用三维建模、动漫展示等技术，模拟实体档案库房真实环境，大大提高了档案查询、借阅、归档等各类业务管理水平。依托无线射频识别技术，搭建档案智能识别系统。在现有档案室管理系统的基础上，创新采用无线射频识别技术，对所有实体档案匹配特定电子标签，与电子档案进行关联，通过手持终端扫描电子标签，即可跟踪查找、盘点排架、自动定位、快速借阅实体档案，有效压缩了工作流程，大大降低了人工成本，提高了档案管理的质量和效率。同时，系统中增加图像识别服务、索引服务等功能，通过检索档案类别、文件题目中的关键词句、文件正文中的关键内容等进行模糊搜索定位，极大提高了检索效率和工作便捷性。依托虚拟现实技术，搭建档案虚拟阅览系统。在电子档案模拟展示系统和智能识别系统的基础上，创新采用虚拟现实技术，通过佩戴VR眼镜实现在模拟档案室中更加直观地浏览各类档案资料，大大提高了档案的浏览、借阅体验。

2.4加强信息化技术的应用

档案管理信息化建设应与电力自身档案管理工作特点相结合，发挥信息技术的优势，提高档案信息管理工作效率。电力各部门之间需加强信息资源共享，以相应的档案信息化系统为依托实现档案信息调阅，减少档案调阅的时间成本。相关人员可依托局域网审阅传输文件，预设催办事件。如果文件经过处理，则由系统自动归档，以保证文件材料的准确性。

2.5以电力产品工程信息化建设为切入点，推动电子文件管理与应用

经济在快速发展，社会在不断进步，以电力产品开发设计与生产制造信息化建设为切入点，在产品研发与生产制造两级开展产品电子文件管理与应用，实现对产品生命周期中文件的质量与可靠性管理水平的整体提升，将产品设计文件及设计过程的管理工作从传统纸质化手工管理模式转变为电子流程化管理模式，对产品数据进行有效和全面的电子化管理，实现科研生产过程产生的电子文件全周期管理。

结语

综上所述，电力工程档案建设与管理工作具有重要性和必要性，必须让电力电力从思想上认识到电力工程档案建设与管理的价值与意义所在，基于电力工程档案存在的人员素质不匹配、管理制度不完善、完整性和真实性不高、信息化程度较低等问题，提出相应的解决对策，旨在提升电力工程建设质量，为电力电力及经济社会的发展提供更坚实的支撑与保障。

参考文献

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