电子文件环境下提升综合档案馆信息公开查阅服务工作水平的思考

 唐金凤

 中韩（武汉）石油化工有限公司发展技术部  430080

【摘要】在电子信息发展的时代背景下，国家倡导综合档案以电子文件的形式为公开资料提供一些查阅服务。当前，我国档案馆开展电子文件查阅的时间还不长，档案馆作为公民查阅公开信息的服务场所，应该抓住国家信息公开查阅从起步迈向成熟的关键时期，积极整合自身资源，提高公开信息查阅的服务水平。基于此，本文从综合档案馆公开信息查阅的意义和提升综合档案馆信息公开查阅服务水平的对策两个方面做出思考和论述，希望能为公开信息查阅服务工作提供一些思路，为这个行业带来一点突破。

【关键词】电子文件；档案馆；信息；查阅；服务

1. 前言

档案馆作为国内公共文化事业机构，具有让民众查阅公开信息的独特作用。根据《中华人民共和国政府信息公开条例》第十六条明确规定，赋予档案馆新的功能，就是公开信息查阅服务。因此档案馆在提高公共服务质量、拓宽服务领域方面进行了全新的尝试，受到了大众的广泛好评。但是随着网络信息技术的不断发展，民众对信息的要求已经跨越部门、区域和时间，综合档案馆将面临进一步提升资源整合、替身服务水平的新课题。

2. 综合档案馆信息公开查阅服务工作的意义

档案馆信息公开查阅服务工作任重而道远，它为民众了解公开信息提供便利和渠道，对于社会公共事业和民众都有非常深远的意义。

2.1实现了文件的随意组合并针对性开展系统整理

电子文件信息是一种虚拟的数字信息，可以实现跨门类、部门和区域进行虚拟组合，还能挑选和利用热门类别的信息，组成虚拟信息合集，既不影响信息保存机制，又能满足不同的民众群体对不同类型文件信息的查阅，让文件的使用效率得到提升。

2.2大大节约了公开信息开放的成本

不同的档案馆公开信息的范围各不相同，可公开的目的和性质却是相同的。即适应民众对于公共信息的需求，增加档案馆工作的透明度。档案馆在现行文件的基础上建设电子文件形式的查阅服务更加容易，并且经济实用。各个参加信息共享的平台都可以定期将信息传送到档案馆，不但让档案馆的信息功能更加全面，而且在不增加任何经费的情况下，民众获得了查阅更多公开信息的机会[1]。

2.3更有利于公开信息的收集和集中管理

档案馆将各平台信息收集起来，在收集整理公开信息方面具有不可替代的优势。首先是各单位将自身形成和收集到的具有保存价值的文件材料移到档案馆，档案馆因而对公开信息的收集更加完整；其次档案馆依据科学的管理制度，对档案实行规范化管理，经过专业的鉴定和整编，更方便信息的集中管理。另外，档案馆与其他各平台的公开信息相比更具有综合性，可以实现一站式阅览不同地域和类别的公开信息。

2.4能让民众了解到更具权威性的公开信息

档案馆和各地方档案局机关紧密相连，管理形式是“局馆合一”的。根据《档案法》规定，各地方档案馆对其所在的行政区域各分档案室具有统一调配、业务指导和监督管理职能。因而收集到的信息更具有权威性，与其他公共的信息服务机构相比具有更明显的法定职能。随着网络技术和计算机的不断升级，更加快了文档一体化进程，档案馆以更加规范化、现代化的进程，从各大平台直接获取大量权威性的公开信息。

3. 提升综合档案馆信息公开查阅服务工作水平的对策

自档案馆相关条例施行以来，档案馆一直致力于完善公开信息查阅环境，提升服务工作水平。但有部分档案馆仍然存在查询率低、查阅次数不佳、服务效果不理想等问题。针对这些现象，各档案馆正在积极整合资源，采取更新服务理念，扩大服务规模，改善服务等方式，切实提高公开信息查阅服务水平。下面是提升档案馆公开信息查阅服务工作水平的一些基本对策。

3.1拓宽信息公开领域和内容的丰富性

当前档案馆提供的公开信息与过去相比虽然增加了很多，但与公众对信息的需求仍有一定的差距，部分来自于各地方单位的信息还比较单薄且相对滞后。因此，档案馆应该加强公开信息的组织整理，让公开信息的内容丰富起来，拓宽信息的服务性，加大公开信息的开放力度。进一步改进公开信息的交送制度，了解大众需求的点，努力开拓便民空间。拓展民生档案的服务范围，密切留意社会经济进程中各种类型的民生档案，将这些档案归档管理，让其数字化，不断改善民生服务水平。

3.2提高信息公开服务的系统性

丰富的馆藏信息量是综合档案馆提升信息公开服务水平的基础，档案馆应该充分发挥自身的优势，加大信息搜集的力度，实现公共信息开放和馆藏信息的结合。根据大众的需求，从有利于公信查询的角度出发，及时整合多种不同的公共信息，及时将信息导入档案馆的查阅系统，做好索引、目录、文摘等的编制，为大众提供电子文本和纸质文本的利用服务。建立公开信息的数据库和信息库，切实解决信息杂乱分散的问题，提高公开信息服务的准确性和系统性。

3.3加快档案馆信息公开服务的进程

各级档案馆需尽快掌握电子信息档案的数量和种类，加强档案馆信息开放的鉴定工作。坚持信息贴近大众、贴近生活，贴近社会的方针政策，运用网络技术优化整合，找准档案信息和档案馆资源开发的结合点，通过整理、编目、著录，不断扩大信息档案的利用率。此外，为了进一步加快档案馆信息公开服务进程，还需要档案馆对各平台信息进行有效利用和科学管理

[2]，大力推进文件信息的一体化、档案信息传输网络化、档案信息储存数字化，让档案馆公开信息查阅服务走近社会，走近大众。

3.4提高档案馆公开信息查阅服务的便捷性

随着电子信息技术的快速发展，互联网作为当今信息传递的重要媒介，已经成为人们传递信息、获取知识、交流情感的重要渠道。综合档案馆应该规范网站建设的标准和水平，提高资源共享率，进而提高公开查阅检索的查全率和查准率。各级档案馆首先要以档案数字化建设为基础，以档案信息化建设为中心，不断地扩大档案信息资源的利用和开发，争取和各平台信息服务系统互相联通，增设民众网络留言、答疑解惑等栏目，加强和大众的网络交流沟通，真正实现与之在网络上的实时交互、双向互利。此外，还可以设立在线咨询、查阅、投诉等窗口，提高档案馆信息公开查阅服务水平，让服务变得快速、便捷。

3.5加强人才队伍建设并提高档案馆工作人员的素质

人才是提高档案馆公开信息查阅服务水平的重要因素，档案馆应该及时引进具备信息化专业服务知识的人才，组织服务人员参加培训，更新其知识结构、服务理念。要重点加强信息化技术培训，使广大档案工作者熟练掌握数据库技术、多媒体技术等，强化业务能力和专业素养。可委托相关高校，培养档案相关的专业研发人才和管理人才，提高整个档案馆信息查阅服务的总体质量，提高公开信息查阅的服务水平。

4. 结束语

总之，在日新月异的电子文件环境下，综合档案馆从查阅的环境、服务的人才、以及资源的搜集等多个方面下功夫，争取将公开信息查阅服务水平提升到一个质的飞跃。在提高服务水平和质量的同时，档案馆还需要加强公开信息的宣传力度，通过网络、广播等形式，向广大社会民众宣传档案馆的社会服务功能，公开查阅的时间、方式等，有利于更多民众了解并查阅到相关的公开信息，从而突破公开信息查阅服务的瓶颈，带动整个档案馆行业的全面进步。

【参考文献】

[1]李翠艳.档案信息化进程中的人才队伍建设.南都学坛[J],2009(5):16-18.

[2]朱建.浅议档案部门在政府公开信息中的地位及作用[J].档案与建设,2006,(9):7-9.