探讨办公室秘书工作中的沟通方式

禤诚成

广西博通诚合投资有限公司 广西 东兴 538100

摘要：办公室秘书需要对领导服务，同时也承担着和部门、客户之间沟通的事务，因此日常工作内容繁琐，必须使用灵活的方式解决工作问题。本文分析了办公室秘书的沟通方式，从有效原则出发，研究办公室秘书需要具备的基本素质，然后分别对与领导、同事、客户不同对象的沟通方式进行研究和分析，探讨具体的沟通方法。希望通过研究，能帮助办公室秘书解决日常事务中的沟通问题，通过高质量的沟通，提升日常工作的整体效率。

关键词：办公室秘书；沟通；原则

引言：沟通的目标是为了打通不同部门、人员、组织之间的信息流，通过传递语言、情感，完成协商，达到工作目的。良好的沟通方式能保证工作效率，也能提升人与人、部门和部门之间的信任度，减少工作中的信息障碍，为部门高质量办公提供有效支持。对于办公室秘书而言，需要对领导、同事、客户使用正确的沟通方式，针对不同级别、不同特点的对象采取针对性的沟通方法，保证办公室工作效率，解决不同部门、不同级别人员之间的沟通需求。

1 有效沟通原则

1.1 完整性原则

沟通效果的好坏，首先取决于信息传递前后接收者获得的信息是否完整，所以沟通必须保证信息发送和接收的完整性，并对信息作出必要的补充。在发送信息时，应该进行信息的概括和归纳工作，分析信息沟通方式是否可以完整传递需要表达的信息内容[1]。同时，也要考虑信息接收者对信息的理解能力，必要时补充信息，满足接收者理解的需求。

1.2 简明原则

信息沟通之前应做好对信息的梳理工作，确定信息的特点和逻辑，将信息简化成精炼话语，突出主要信息，减少无效信息对信息传递的干扰，避免出现重复和多余词语。但是简明并非要求过度缩短信息的长度，仍然要在保证重要信息突出的基础上保持简明，确保信息的传递效果。

1.3 清楚原则

信息传递所使用的词语、信息描述思路必须清晰明确，信息发送者需要进行有效的思想准备，构思信息发送的方式，其次要选择适合信息描述和表达的词语，建立有效的沟通句式和信息段落。

1.4 正确性原则

信息必须严格依据事实、数据，所使用的描述词汇必须正确，不能出现信息不足，并防止信息接收者对信息出现错误理解，并正确描述关键信息，确保信息可信度[2]。

2 秘书沟通的素质分析

2.1 遵纪守法

秘书需要遵守国家有关法律、职业道德、职业纪律，坚持在工作中的原则，不能谋求私利。很多秘书依靠自身接近领导的位置和特殊身份向下发号施令，造成了严重的腐败问题。因此，作为接近领导的秘书需要提升自身思想意识，避免无处歧途，在工作中应树立正确思想政治意识，保持清醒头脑，按照规定办事。同时，秘书也要具备足够的保密意识，不能因为沟通导致消息泄露。

2.2 秘书思维素质分析

秘书在沟通中需要保证和领导的思维同步，了解领导意图，确保工作能迅速开展，满足辅助领导工作的需求。所以秘书需要了解领导的思维习惯，把握领导动态，有效思考关键问题。其次，在日常工作中需要加快工作节奏，保持超前思维，在特殊情况下需要为领导工作做好铺垫。因此秘书需要加快自身的思维节奏，拥有超前思维，在总结之前工作的基础上，需要收集信息资料，并在遇到新的问题时，提前做好准备[3]。

2.3 性格和心理素质

秘书是领导的重要助手，而且一般身兼数职，会在工作中完成大量琐碎工作，如果遇到突发事件，或者工作压力比较大，必须是联系左右、上下，打通部门之间的关系。同时，秘书接触到的人也比较广泛，层次很多，因此秘书必须具备乐观、谦逊、亲和的性格，而且必须有健康的心理状态，能适应不同领导的工作风格，以及保证良好的工作状态。日常工作中，应该保持良好心态，能理解目前工作中面临的压力，积极淡化工作压力对自己的影响。

3 秘书和领导的沟通方式

3.1 认清自身位置

秘书需要认清自身处于辅助位置，必须遵守各项规章制度，认真完成领导分配的任务，对自己分内的工作需要尽职尽责，分外事情向上级请示得到批准之后才能开展工作。

3.2 注意自身态度

秘书需要为领导安排形成和工作，所以在于领导沟通时需要保持清醒头脑，保证汇报内容条理清晰，简明地指出其中的信息，缩短和领导沟通、解释信息占用的时间，提升日常工作效率。同时，工作过程中也要尊重领导，和领导出现矛盾、意见不同时应避免顶撞领导，并积极看待问题，有效阐述现实情况，和领导进行协商，帮助领导提供相关对策。

3.3 善于观察

办公室秘书需要善于观察，根据不同的情况和领导采取不同的沟通方式，解决沟通中的问题。例如秘书需要了解领导的不同性格，选择合适的沟通方式。和性格冷静的领导沟通时，需要多多听取领导的意见和建议，不断完善自身工作方式，获得领导信任；对于一些做事风格比较激进的领导，应该充分展示自己的才能，和领导交流的过程中，表达自己的想法。

4 和同事的交流方式

4.1 尊重他人

办公室秘书和领导的距离比较近，但是在日常工作中，保持对他人的尊重也是沟通的前提。因此办公室秘书需要保持对他人的尊重，并且要避免听信谣言，如果工作中出现分歧，也要充分了解状况，以便获得他人信任，创造良好的工作环境

[4]。

4.2 诚实守信

诚实守信是办公室秘书建立和其他同事信任的基础，办公室秘书在日常工作中，应做到对其他人以诚相待。并且，应避免答应一些不能解决的事务，发挥自身作为领导和其他部门沟通的枢纽作用，有效化解部门之间的矛盾，保证能够获得他人的理解。

4.3 发挥团队精神

秘书应具备足够的团队精神，日常工作中听取其他人的工作建议和意见，加强和同事之间的配合，发挥各自的特长，帮助他人的同时也获得他人帮助，提升业绩水平。

5 办公室秘书和客户的沟通方式

对于企业而言，办公室秘书还承担一部分与客户沟通的责任，例如负责人客户的接待工作，此时办公室秘书的沟通能力将决定客户能否快速与企业建立起信任，为后续的合作打好基础。对此，办公室秘书必须认识到自己是企业形象的代表者，一定要利用良好的沟通技巧获得客户信任，减少和客户之间的矛盾，避免合作时出现不必要的损失。

5.1 注意个人形象

办公室秘书利用良好的自身形象可以给客户带来良好的企业印象，所以秘书需要保证自身穿着得体、用语礼貌、礼仪规范，并时刻以良好态度面对客户，给客户提供良好的印象。

5.2 积极协调

办公室秘书在和客户沟通的过程中需要了解客户的状况，关照客户情绪。如果对方存在比较明显的负面情绪，必须耐心倾听，了解客户的需求，并将客户的情况向上级转达，保证有效解决客户的问题。对于暂时不能解决的问题，需要初步向客户阐述企业的情况，方便后续工作中能快速商谈解决办法。

结束语：办公室秘书的工作比较复杂，面对不同的人员、事务都要根据情况选择正确的沟通方式，解决工作上的问题。为了保证面对复杂工作得心应手，秘书必须提升自身素质、了解沟通原则，选择正确方式进行沟通。同时，针对领导、同事、客户也要根据情况采取最合适的沟通方法，保证沟通效率，创造轻松的工作环境，促进各项工作事务的顺利开展，解决工作中的问题。因此，办公室秘书必须学会多样化的沟通方式，不断完善沟通方法，满足工作需求。

参考文献：

[1]刘欣欣. 探讨办公室秘书工作中的沟通方式[J]. 办公室业务,2019(16):73.

[2]吴碧玉,田夏. 关于高校办公室秘书沟通能力的多维解析[J]. 办公室业务,2018(19):191-192.

[3]苗茁. 试论高校办公室秘书工作中的沟通技巧[J]. 办公室业务,2013(15):10+19.

[4]王琢. 论秘书与领导的沟通原则[D].暨南大学,2013.

作者简介：禤诚成（1993-），男，瑶族，广西恭城县人，大学本科，主要从事文秘（办公室主任）工作。