浅谈企业档案信息化建设

高琨

山东高速泰安发展有限公司  山东泰安   271000

摘要：对于当前档案电子化管理中存在的问题，相关管理人员应该加强认识、制定完善的管理制度、保证电子档案的安全性、提高档案管理人员素质水平与技术能力，为新时期档案电子化管理奠定基础，充分发挥信息的效益价值，实现企业档案管理的有效创新，进一步的顺应社会形势，促进企业的稳定发展。

关键词：企业档案；信息化；建设

引言

企业档案的信息化建设是企业发展的重要与必由之路，是企业发展的新的助推力所在。针对现实状况和问题，采取有效措施与对策加快企业档案信息化建设，实为企业的一大重要的建设项目之一，必须引起企业各级领导与档案管理者高度重视，并要确保尽快落实。

1企业档案信息化建设目标与意义

企业档案信息化建设应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，让沉淀的档案信息资源更好地为科研生产和运营管理服务，实现档案信息资源服务及利用价值最大化。

1.1优化档案业务流程，实现业务自动化处理

在档案目录电子化的基础上，将传统手工处理的档案归档、整理、组卷、统计及利用等业务转变为半自动化或全自动化的计算机处理方式，一方面提高档案工作人员的工作效率和服务水平，另一方面节省业务人员在档案收集、交接及查阅等方面消耗的时间。

1.2整合档案信息资源，完善档案资源体系

存量档案数字化、增量档案电子化是企业档案信息化建设的核心内容，由此可以将传统的纸质档案、音像档案及新增的电子档案集中到统一的数字档案资源库中，将档案资源由过去分散管理转变为数字化、电子化式的集中管理，形成较为完善的档案资源体系，为后续档案利用奠定资源基础。

1.3促进档案资源共享，提升档案利用水平

档案数字资源和信息系统建成后将实现桌面或移动终端式的档案利用方式，通过可信网络通道在线利用档案，彻底转变以往到档案部门人工查阅档案的传统方式，大幅提高利用效率；档案检索方式更加丰富，基于电子目录和档案全文的智能检索可以快速为用户定位到其所需要的档案。此外，基于大数据的档案资源挖掘手段将提供更加智能的档案利用服务。

1.4对环境保护有益

传统档案管理主要是用纸质档案袋进行信息保存，档案需要使用大量的纸张。而档案信息化管理模式有效减少了纸张的使用，对加强环境保护起到了一定的作用。

2存在的问题

信息管理的意识。档案电子化管理是信息时代档案管理的必然趋势，在信息技术的作用下，档案管理的效率更高，管理模式会发生根本性变化，具有非常重要的应用价值。要想实现有效的档案电子化管理，真正发挥出信息技术的优势作用，在企业运行过程中，管理人员就必须要认识到这种档案管理模式的重要性，这也是档案管理信息化建设的必要条件。但是就目前来看，在当前的许多企业和结构中，管理人员都缺乏信息意识，没有认识到档案电子化管理的重要价值，在他们的认知中，之前的档案管理模式已经可以满足企业发展需求，对电子化系统的引入力度不足，导致企业档案管理的信息化进程缓慢，管理效率低下，企业的发展因此受到了直接影响。

信息安全的风险。档案电子化管理模式的实现，会给企业带来极大的发展动力，应用优势显著，但是这种新型管理模式也存在一定的弊端，档案电子化管理会受网络环境质量的直接影响，在这种模式中，档案信息的调取和存储，需要以网络为载体，利用计算机软件对其进行归类和调用，网络环境中蕴含的风险因素，会对档案信息产生严重威胁。就目前来看，在网络环境中蕴含着大量的风险因素，网络病毒几乎无处不在，一些企业不注重网络风险管理，缺乏风险意识，导致信息系统中存在大量的漏洞，给网络风险带来了可乘之机，另外，一些档案工作人员能力不足，在信息技术的应用过程中，经常会出现不规范的行为，电子软件操作能力不足，不仅无法发挥电子化管理模式的优势作用，而且还可能会导致档案信息被病毒侵蚀。网络安全问题如果不能得到有效解决，就必然会成为档案电子化管理的重要阻力，需要引起企业方面的高度重视。

3档案管理信息化建设的建议与对策

3.1更新管理理念，统筹布局信息化建设工作

实际上，在档案信息化建设工作中存在的诸多问题，都与企业的管理理念相关。企业要想提高档案管理的信息化水平，须在提高档案管理战略定位，从经营管理的全局出发，科学规划信息化建设工作，明确阶段性任务，分步实施。同时，企业应转变档案管理理念和思路，加大对档案信息化建设的资金投入，同时引进和培养专业人才，将档案资料作为数字资产进行管理和更新。

3．2建立信息化、专业化的档案管理团队

企业的档案信息化建设，需要引进具备档案管理、计算机、文献翻译等方面专业素养的复合型人才，从顶层架构上充实档案管理队伍。同时，企业还需要建立健全人才培养和评价机制，通过实行管理与技术条线并行的考核模式，为档案管理人员提供公平的竞争机会和完善的晋升渠道，致力于打造一支专业能力强、综合素质高的队伍，以提升执行层面的档案管理能力及水平。

3．3以技术和系统为支撑，充分挖掘档案价值

企业在全面梳理档案管理流程的基础上，在系统选型和需求调研阶段，统筹考虑档案管理及利用的实际要求，提高内部管理系统之间的兼容性。同时，企业还应结合档案建设的智慧化趋势，创新档案管理和使用场景，如拓展智能语音处理、内容深度学习、指纹生物识别等智能化技术，打造集检索、统计分析、数据挖掘为一体的智慧功能，提升档案管理的个性化、精准化交互体验。

企业的多元化布局和经营，使得其在经营活动中形成了大量有价值的档案资源。档案信息化建设有助于保存企业数字资源、维护企业合法权益、挖掘档案数据价值、释放档案数据红利。企业应更新档案管理理念和思路，通过引进和培养复合型人才，打造专业的档案管理团队，在决策和执行层面切实推进档案管理信息化、智能化发展。

3.4注重电子档案的安全性

电子档案在应用过程中经常会涉及信息传输等操作，面对计算机网络环境，其所承担的安全风险还是比较大的，由于会计电子档案安全管理所涉及的内容比较多，加强存储介质与网络环境的安全管理是必不可少的。存储介质主要是档案电子化存储的主要载体，包括计算机硬件、磁盘等方面，相关人员在采购过程中应该选择配置较高的计算机，这样才能够保证系统稳定运行，避免配置过低而产生的软件系统故障或数据丢失问题，并及时做好电子数据的备份工作，在应用磁盘存储的过程中保证运行环境的安全，可以结合实际情况进行分类存储，避免磁盘损坏等问题给档案管理带来不利影响。采用信息机密的方法保证档案信息的安全，消除网络风险对档案信息产生的威胁，全面促进档案信息安全性的提升。

结束语

随着信息技术在企业产品设计、生产、制造等活动中的广泛应用，CAD图纸、三维模型、试验数据等电子文件急剧增长。企业办公自动化、生产智能化不断提高，使得档案信息快速地向数字化方向转移。这些既是机遇也是挑战，需要加快建设和发展档案信息管理技术，否则档案工作与企业发展脱节，势必影响和制约档案工作的开展。

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