现代档案管理中的电子档案与纸质档案并行管理

杜晓洁

沂源县人力资源和社会保障局   山东淄博256100

摘要：电子产品文档和纸张文档在当前及其今后比较长的时间内将相辅相成,取长补短,长期共存。但同时电子产品文档保管和纸张文档保管的长期共存也是由于二个文档保管方式各自的特点和网络信息时代环境条件所导致的。虽然纸张文档保管也是电子产品文档保管方式中的基本模式,只是因为它并没有电子产品文档保管的强大储量、便于使用、方便使用的特点。在网络信息时代条件下电子产品文档保管方式早已广泛应用,但是由于纸张文档保管方式拥有着长久以来科学严密的管理制度,这也是电子产品文档保管方式不能替代的。

关键词:电子档案;纸质档案;特征;并存管理;措施

现代档案保管中的电子产品文档和纸张文档并存管理工作,大大丰富了现代档案保管方法。同时由于纸张文档与电子产品文档的载体之间不存在互相承袭性与互相抵消性,两者可以充分发挥他们的优点,所以为了进一步充分发挥现代档案功能价值,在下面就现代档案管理中的电子产品文档与纸张文档共存管理问题进行了研究分析。

一、电子档案的主要特征

1、优势特点。第一、电子文档方便检索。电子文档只需要通过相关的搜索引擎查询,就能够进行快速借阅。第二、电子档案管理增加了人员办公时间。利用电子文档免去了建卷存档、检索查询等的麻烦,从而降低了工作人员的劳动强度,也增加了存档效果和查询效率。第三、可以遗漏电子文档的时候补漏增缺。电子文档存储可以随时补漏增缺,使文件不形成存积,仅需要按几下键盘。第四、便于文件的保密工作。电子文档存储能够使利用者不会再接触其他无关的电子文档,进而满足文档保密工作需要。第四、能够实现信息多样性管理。这里的信息多样性管理就是指存储信息的多样性。电子文档存储不仅能够对文本数据进行管理,同时还能够对图像、语音等数据进行集中管理。这些存储方式是纸质文档存储中不能实现的,彻底改变了纸质文档存储中仅仅对文本数据进行集中管理的局面,这同时也使得档案管理方式显得更为丰富多元。

2、电子文档的劣势特性。主要体现为:第一、电子文档的载体具有不同程度的质量不平衡、寿命较短等问题,以及在长时间保存过程中,易由于潮湿、氧化等因素而造成载体破裂,最后造成电子文档资料的破坏。第二、由于电子档案以电脑为媒介,当没有了电脑等相关装置之后,人们就无法在载体中直接获得电子档案信息,所以产生了一定的依赖问题。第三、由于电子档案极易受到损毁,所以当电脑受到病毒甚至黑客侵入以后,电子档案的安全也会遭到一定危害。

二、纸质档案的主要特征

1、优势特点。纸质文档查阅具备便捷,容易安全保管,不易流失。纸张档案也可能实现具有法律相应的效力,包括附有当事人公章、手印或者签名的电子文档,也具有一定的法律效果,但电子文档的实际效力目前尚不清楚。由于纸张文档具备持久性,因此现代文书用纸的生命周期可能超过二零零年之久,并且可能较长时间保管重要文档。

2、劣势特征。纸张档案占用空间很大,并且由于存放资料的空间体积小,所以翻动档案很不方便,清理起来也相当困难,同时由于纸张易于破损,所以也必须妥善保护与处理。而且纸张档案的共享功能很差,往往在同一时间同一场所仅供一个读者使用,同时传输速度也较差。

三、将现代档案管理中的电子文档和纸质档案并存管理措施

1、合理建立电子产品文档与纸张文档整合机制。在当前电子产品文档与纸张文档共存的新趋势背景之下,档案工作者强化对电子产品文档和纸张文档的管理人员,是适应档案事业改革发展的必然选择。档案工作人员应当真正转换自我观念,合理强化对电子产品文档和纸张文档的管理人员,为我们事业提供了外界保证和完善的内在条件。根据当前电子产品文档和纸张文档共存的新趋势,合理建立了二者的信息管理集成机制,统筹对电子产品文档和纸张文档的接收、归档和借阅的管理人员,统一规定了电子产品文档和纸张档案管理业务的基本程序、工作内容和适用范围。通过各个文件之间的有效联系,政府全程监督管理档案的使用和保管过程,以保证档案管理工作的健康有序开展下去。

2、建立健全沟通与配合的档案保存机制。因为电子档案保管和纸质档案保存在管理方式上都存在着区别,所以想要做到二种管理工作的高效整合,就一定要构建沟通与配合的档案保存机制,以确保二种管理工作都能顺利开展下去。在具体实施中,管理者就必须充分利用二个档案方式在信息储备上的优点加以互补,做到二个信息管理方式的分别使用,并形成信息沟通渠道,以确保单位能在信息储备上保持业务的统一性。比如,对重要的电子文档信息,就必须分别用电子文档和纸质存档的形式加以存放,并且在对其完成存档以后,及时地在电脑上拷贝,并输出为纸质存档。包括政府采购信息、人才考核信息等,保证了能够实时更新信息,而且对任何变动都会有更新历史,便于人们更好的进行管理工作。

3、加强电子档案保存和纸质档案保管的交互。电子档案保管和纸质档案保存之间的交互是根据二者之间的共存而实现。二者的共同合作相辅相成、相互依赖,但同时在每个档案保管的本管理系统内又独立发展。电子档案保管和纸质档案保管,这二者既要进行自己在本系统内的管理工作,又要发展自己的特征并相辅作用,共同完成了管理工作的发展。二者在运行过程中相互干扰可以有效的提升效率,对于档案管理部门而言也有着相当的意义。电子档案保管和纸质档案保存的互相作用主要体现在如下几个方面:其中一个是在纸质文档保管的作用下,电子文档保管能够根据其不断完善自己的管理方法。二者相互作用、一起前进,并在档案管理应用领域建立了一套体系的综合的体系。另外一种问题就是,电子档案保管对纸质文档保存管理所产生的负面影响,其中一方面,纸质文档保管受到电子文档保存的影响可以在一定程度上加快电子档案管理工作进度,从而有效促进电子文档一体化管理工作。从另一种视角上来说,对计算机档案管理的具体管理也或多或少地在推动着对纸面归档的管理工作,但具体系统性管理工作同时又是纸面档案管理的重要基础,而这二者又唯有良好地并存方可较为有效地开展实际管理工作。同时电子档案管理也具备了快速搜索的功能,利用这种功能就可以比较方便地实现对信息的查询,在计算机存档与纸张存档协同工作时,纸张文件也可以利用计算机文件的管理模式,利用信息检索功能更快速更精确地检索到计算机文件。

4、有效推行"双套归档制"。采用文字或映像的形式将电子产品与纸张文档的信息内容存放在同一张存放材料上,并利用应用软件建立数据库搜索引擎,这样一来就能尽快查询到电子产品文档的信息内容,并实施智能化信息管理。同样还应该推行"双套归档制",也是说,在对电子产品资料加以存档保护的时候还对纸质文档加以存档控制,对归档的电子文档来说,在信息内容、描述说明等上都必须要和纸质文档保持一致。也就是形成了二套完全不同的系统,在加强二者联系的时候,还必须凸显各自的特点。并在二者之间设置了"通道",这样一来就能够做到在读取一个文档同样尽快查询同样信息内容的其他文档,以便于在业务处理上取得一致,也为信息获取提供了方便。

结束语

综上所述,随着科学技术的进步发展,提高了计算机技术以及强大数据处理技术等的现代管理水平,使纸质文档已无法充分适应现代要求,所以必须同电子技术档案保管实行高效共存,才能充分发挥现代文档的功能效果,所以需要加强对电子技术文档同纸质文档的共存管理情况加以分析。

参考文献

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