大数据背景下档案管理工作质量提升路径研究

袁静

吉林省四平市铁东区农业农村局  吉林省四平市  136000

摘要：近年来，经济快速发展，社会不断进步，为了推动企业朝现代化方向发展，需要利用先进的大数据分析技术，全面搜集档案中的相关信息，从而更好地掌握多元化的发展方向，贯彻落实具体工作要求。本文对大数据背景下档案管理工作质量提升路径进行研究。

关键词：大数据；档案管理；工作质量；提升路径

引言

信息化时代下，大数据已经发展成为有效的生产力，可促进企业核心竞争力的提高。纵观企业管理系统，档案管理是主要构成部分，能够为相关经营决策提供可靠依据。企业档案如实、全面地记载了企业从成立到发展中相关生产、经营与管理等业务，且呈现出不同时期经验、战略目标及方向，是企业管理系统的重点。目前，企业档案资源来源及构成日益多样化，灵活性较为明显，管理难度较大。随着大数据时代的到来，引入了各种尖端科技，为企业档案管理营造了优质的环境，其践行势在必行。在这样的大环境下，档案的载体需要得到改变，从传统的纸质载体向电子化、数字化、信息化载体转换。借助大数据，加强企业档案管理可以有效促进档案事业的发展，提高档案管理和服务水平，也是新时代档案发展的必然趋势。

1大数据背景下的档案管理新特点

大数据技术在社会各个方面广泛应用，对人们的生活、学习、生产都产生了很大影响，特别是大数据可以存储的容量庞大，可以自动获取信息数据，对数据进行深度挖掘，使其发挥出更大的参考价值和作用。大数据技术在档案管理中的应用，加快了档案信息数据处理速度，提高了档案信息数据的质量，使档案管理出现了以下几个方面的新特征。①显著提高了档案信息数据的可用性。大数据时代，信息数据以指数级速度增长，从而使档案信息的数量快速增加，原有的档案管理模式无法对海量信息数据进行深度加工、整理和存储。大数据技术在档案管理中的应用，可以对海量数据进行广泛搜集和深度加工，从而筛选和形成更具参考价值的档案信息数据，大大提高了档案信息的参考价值。②大大增加了档案信息数据的动态性。大数据时代，数据存储取代传统纸质档案管理模式，一定程度上拓展了原有档案管理的内容和空间。特别是档案信息数据存储并不占据实质性存储空间，从而使档案信息数据的搜集和整理不再受时空限制，理论上使档案信息数据存储达到无限大，也使档案信息的动态搜集、整理、存储得以实现。例如，对于人事档案管理来说，在人员招聘、面试、入职、离职等过程中，都有大量动态档案信息数据需要搜集、整理和存储，在原有档案管理模式下，由于空间限制，只能对有限的几个关键档案信息进行记录。但在大数据背景下，这些档案管理数据则可以做到应收尽收、应录尽录，提高了档案信息数据的动态性，从而使档案管理更加全面和真实。

2大数据背景下档案管理工作质量提升路径研究

2.1加大对人才的引进与培养

人才的引进与培养是大数据背景下档案数据安全存储及管理效率与水平提升的核心要素。①档案数据安全存储及管理部门应注重和加强人才队伍的建设，积极引进专业的档案管理人才，分别从管理能力和业务水平两个方面加大对既有人才的培养力度。②了解既有档案数据安全存储及管理人员的工作能力与态度，调查管理人员对大数据技术的思想认识，总结出当下档案数据安全存储及管理人员管理方式的不足，在此基础上进行针对性培训，例如组织和实施专场的大数据知识讲座，分别从思想、能力和方式上对管理者进行培训，提高其对大数据管理的重要性认识。③加强与高等院校的合作，为学生搭建就业平台，提供实习岗位，通过实习与考核择优录取优秀学生，并将其作为重点培养对象。④鼓励既有档案数据安全储存及管理人员走进高校学习，提升其计算机操作水平，为大数据背景下档案数据安全存储及管理效率与水平的提升奠定坚实基础。

2.2重点建设档案全文数据库

档案数据库在企业档案查询、检索和表格快速生成方面都具有十分明显的优势，但在具体应用过程中无法满足相关管理人员对档案信息的识别。而通过在实践过程中构建全文数据库，对材料进行全面评估，可以从根本上提高企业档案利用效率，对各类型档案信息进行整合，从而深化企业档案信息的开发和利用效果，提高整体工作质量，保证企业档案资料的安全性。与此同时，全文数据库还可以结合咨询需求来进行简化，优化企业档案网络管理系统，将相关管理权限作为基础，从而实现逐层档案局域网建设，利用局域网将信息高效衔接，提高档案管理的有效性，真正实现档案现代化管理。此外，在实践过程中，还需要建立起完善的企业档案管理中间线，充分发挥出技术支持和指导作用，从而对档案信息的流通渠道进行优化。

2.3建立智慧档案管理平台

大数据背景下的档案管理工作，并不是对档案信息数据的简单罗列，而是要通过大数据技术的广泛应用，对档案信息数据进行广泛收集、深度加工、全面应用，其档案管理的要点较多，从而实现了档案信息数据的智慧管理和智慧应用。要着力提高档案管理技术，建立档案管理智慧平台，通过平台辅助作用，更好地进行高效管理。要根据用户需求特点搭建档案管理智慧平台，进行智能化管理。智慧档案管理平台在管理体系上可以分为四个不同层次：第一层是管理系统顶层设计，顶层设计最为关键，做好顶层功能设计，才能充分发挥智慧档案管理服务平台的优势和作用；第二层是管理系统底层设计，需要把档案信息数据的存储、传递等功能作集成设计，为智慧档案管理平台提供档案智慧存储和传递功能；第三层是管理平台的功能层设计，主要是对平台的功能进行设计，并进行信息数据安全监控；第四层是管理平台的应用层设计，主要基于用户需求设计功能，并进行信息数据的安全监控。在构建智慧档案管理平台设计的时候，只有做到四层结构关联与契合，确保平台功能的系统与完整，才能让大数据背景下的档案管理功能更加明确。

2.4树立“大档案”数字化理念

大数据具有海量性、多样性、时效性及可变性等特征，需要可伸缩的计算体系结构以支持其存储、处理和分析。为尽快发挥档案文件一体化的优势，档案从业人员必须树立起“大档案”理念，并据此重新认识其工作内容和职责。一般来说，“大档案”的概念也指档案与文件的集成技术，在档案综合管理中构建综合存储平台。目前设计比较突出的软件是行程数据库。这种非结构化数据库最显著的优点是可以跨平台存储大数据，通过二进制数据形式实现数据对象的各种导入和存储。这种数据库不会过分强调对象数据的大小，可以自行完成文本提取工作，即可以独立搜索文件内容信息。因此，它的检索功能非常强大。在“大档案”理念的指导下，可实现档案、文件完整的统一存储，实现文档一体化管理。

结语

综上所述，企业档案管理工作具有周期长且系统性的特点。大数据技术在档案管理工作中的广泛应用，对新时期的档案管理工作提出了新的目标要求，在实际管理过程中，管理人员必须具备与时俱进的思想，在实践过程中不断探索合适的档案管理方式与技术，以此来推动档案管理高效发展。在当前大数据时代，企业要深入掌握大数据技术的应用原理，将数据分析方法应用在档案管理处理当中，从而提高企业档案数据分析能力。同时，在企业利用大数据技术管理档案时，必须重视其技术应用的成本与时效性，从而维持大数据管理工作的高效性。

参考文献

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[3]胡红.大数据时代背景下国企档案管理工作改革路径探讨[J].办公室业务,2020(19).