浅谈新时期基层计划生育档案管理

李树安

桂平市南木镇社会事务和便民服务中心

摘要：随着我国在社会生产力、信息技术、政治、经济以及文化等领域上的快速发展，我国的计划生育工作也取得了瞩目的成就，有效地控制了人口的增长，优化了人口的结构。为了在新时期下进一步推进计划生育工作，必须要对基层计划生育档案管理工作予以高度重视。档案信息的管理是做好计划生育工作的关键要素之一，如果档案信息的管理过于低效，存在安全问题，或者管理系统混乱，就会严重阻碍计划生育工作的进展。为此，基层地区计划生育部门必须要结合新时期的特点来对档案管理工作进行优化。本文将就此探讨优化路径，以供参考。

关键词：新时期；基层计划生育；档案管理

引言：计划生育作为我国的一项基本国策，对控制我国人口数量的增长、优化我国的人口结构以及提高我国人口的素质等起到了极为关键的促进效用。随着社会生产力和政治经济文化的发展，我国的计划生育工作也步入到了一个新的时期。为了保障计划生育工作能够有效推进，基层地区计划生育部门一定要做好档案管理工作，要结合信息化时代以及新时期下计划生育的特征来对档案管理工作进行全方位的优化。

一、基层计划生育档案管理中的现存问题刍议

在部分基层地区的计划生育档案管理工作中，存在着以下问题，有待于解决。首先，现代化设备严重缺失，没有组建起以计算机技术为核心的配套设备，仍停留在传统的纸质档案管理环境之中，致使档案管理工作的效率难以得到提升。并且，这样错失了现代信息技术给档案管理工作所提供的优势，浪费了宝贵的现代化技术资源。其次，档案管理制度不够完善，存在较多欠缺，岗位责任落实不到位，导致部分人员产生投机取巧的心理，逃避工作责任，继而降低了档案管理工作的质量。最后，部分档案管理人员的素质有待提高，其在档案管理上的工作理念、意识、态度和技能都存在欠缺，从而阻碍了档案管理工作的高效开展。

二、新时期基层计划生育档案管理的优化路径探析

（一）完善计划生育档案管理制度

为了提高计划生育档案管理工作的质量，基层地区计划生育部门的管理者必须要完善档案管理的制度。制度可以看作是工作的骨架，其对于工作人员具有指导性的意义和作用，能够为工作人员提供大量的有效信息，帮助其更加有效地推进各项工作任务，做好各个环节之间的衔接，同时还可以起到激励工作人员的效用，促使工作人员更加勤奋地投入到工作当中，继而提高其工作效率。基于此，基层地区计划生育部门的管理者必须加快完善档案管理的制度，以使其适应新时期下计划生育工作的特征，满足计划生育工作的要求。

具体而言，基层地区计划生育部门的管理者应当积极探索新型档案管理制度，致力于构建完备的制度，以期提高档案管理工作的整体效率。一方面，要结合新时期下对计划生育档案管理工作的要求，来对档案管理岗位工作制度进行分析和改善，明确不同岗位人员的工作职责，处理好各个岗位之间在工作过程中的矛盾关系，做好各环节之间的衔接，使岗位责任分配更加合理。对于档案分类、检索、取调、组织和研究等各项档案管理工作，要将责任落实到具体的个人，避免责任制度的抽象化。另一方面，要完善信息安全管理制度，确保档案文件的保密性，对违反规定的人员进行严厉的惩处，从而警醒全体档案管理人员，提高其安全意识，保障计划生育档案管理工作的安全性。

（二）加强档案管理的信息化建设

为了提高基层计划生育档案管理的效率，就必须要加强档案管理的信息化建设。通过将现代信息化技术融入到档案管理工作中去，一方面，有了技术优势，档案信息的整理与分析过程将更加智能和高效，档案资料的查询过程将大大简化，从而可以明显提高档案管理的效率，降低档案管理人员的工作强度，使其有更多的时间和精力去提升自己，培育自己的职业素养，并在档案管理工作中投入更多的高阶劳动，促进档案管理工作质量的提升。另一方面，与传统的纸质档案管理相对比，有了信息化技术加持的档案管理工作将更具数字化效应，信息存储会更加规范，档案管理工作会更加有序，从而能进一步提高工作效率。

基于此，基层地区计划生育部门的相关工作人员必须要加强档案管理的信息化建设。首先，要加大资金投入，引进电子档案管理的相关设备及软件，招收计算机技术与档案管理相交叉的专业人才，为档案管理工作的信息化建设打下物质基础和人员基础。其次，要建立大容量的数据库，以容纳数字化的计划生育档案信息，使得档案管理人员在工作过程中能够正常使用软硬件，对档案资料进行整理、查询和分类，从而提高其工作效率。同时，还要格外注意数据库的安全性和保密性，要防止有害信息的侵入、内部数据信息的泄露和遗失，要对档案信息进行备份，从而提高档案管理工作的稳定性。最后，还需要建立机读目录和扫描图像数据库，搭建档案信息网络平台，加速推进档案信息的资源共享，同时要做好隐私保护工作，继而提高档案信息管理工作的质量。

（三）提高档案管理人员的综合素质水平

在新时期下，基层地区计划生育部门的管理人员必须要加强人才队伍的建设，致力于提高档案管理人员的综合素质水平。如果档案管理人员的工作理念、技能和态度等都存在较大的缺陷，那么再好的制度、再高端的技术也而无法支撑档案管理工作的高质量运转，因为人才是工作的核心要素所在。基层地区计划生育部门的管理者必须充分认识到这一点，然后对档案管理人员进行培训。首先，最好要请计划生育档案管理领域中的专家来对本部门的档案管理人员进行指导，请其将自己在工作中的经验分享给大家，并针对本部门档案管理人员在工作中的具体问题给出指导性建议。其次，可以组织本部门档案管理人员去先进模范单位进行参观学习，感受其工作氛围，学习其工作理念和技术要领。

另一方面，基层地区计划生育部门的管理者也需要加强培养档案管理人员的终身学习意识。科学技术的发展速度非常之快，现代信息技术更是推动了诸多领域的创新变革，管理者必须要充分意识到这一点并予以重视，然后培育档案管理人员的终身学习意识，促使其能够自觉地、主动地在工作之余学习现代化的档案管理知识和相关技术，以及档案管理的制度、理念等，从而推动档案管理人员的进步，使其在工作中能够更好地发挥个人价值。此外，还应针对档案管理人员的实践技能进行培训，要帮助其掌握最基本的计算机与信息管理技术，使其能够独立运用现代化的智能设备去完成档案信息的查询、收录和整理等基本工作，从而提高档案管理团队的整体素质水平，促进档案管理工作质量的显著提升。

三、结束语

综上所述，我国的计划生育政策在实践中经受了检验，对我国的人口结构和经济发展起到了极大的促进作用。为了在新时期下进一步发挥计划生育工作的优势，推动计划生育工作的转变，基层地区计划生育部门必须注重档案管理，要加强档案管理的信息化建设，提高档案管理人员的综合素质水平，此外还要完善档案管理工作的制度，从而全方位地提高档案信息管理的质量，促进档案管理工作效率的提升，为计划生育工作的高质量开展打下坚实的根基。

参考文献

[1]韩小英.谈计划生育档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2020(02):38-39.

[2]盛日灵.试析计划生育协会档案管理存在的问题及对策[J].山东档案,2021(04):65.

[3]杨婷.高校计划生育档案管理信息化建设中的问题与对策[J].开封文化艺术职业学院学报,2021,41(08):142-143.

[4]赵树兢.妇幼保健计划生育服务中心管理中强化档案管理的策略[J].兰台内外,2020(08):28-29.