办公室管理问题及对策研究

杨勇

国能大渡河金川水电建设有限公司   四川省   阿坝州金川县   624100

摘要 对于任何一个单位而言，办公室都是非常重要的组织机构，在单位运行中起到了枢纽的作用。在日常工作中，办公室常常起到承上启下，协调各方的枢纽作用，赋有服务、参谋等职能，因此办公室发挥着其他部门不可替代的管理作用。

关键词：办公室；管理；职能

1、办公室管理概述

1.1办公室职能

1.服务职能。单位办公室的职能主要体现在管理方面，办公室需要为领导提供各项服务，同时也需要服务好各个部门，需要服务好广大员工。2.协调职能。办公室是行政运作的总调度，因此办公室需要负责好各项日常协调工作，同时也需要协调好单位内部的各种关系。在协调日常工作时，办公室需要处理公文、协调会议、协调应急状况。在协调关系中，办公室需要协调好领导之间的关系、部门之间的关系、领导与各个部门之间、与外单位之间的关系等。3.参谋职能。办公室需要辅佐领导开展工作，需要为领导决策提供可靠信息，这些都是办公室参谋管理职能的表现。一般而言，办公室需要积极收集各项信息，同时还需要开展调研工作，以此获得最新调研材料，根据调研材料预判未来发展变化，为领导决策提供参考。4.督办职能。督办主要是办公室检查各项工作是否按照计划予以落实，督办是抓好各项方针政策的重要手段。例如，领导布置工作任务的决定或决策落实状况，同时也包含一些单位内部反应强烈、涉及职工利益问题的解决情况。

2、办公室管理问题

2.1制度规范不完善

企业办公室行政管理工作非常复杂，涉及内容较多，在企业的日常运营中，办公室行政工作容易出现问题。因此，企业需要制定完善的制度和规范，但是目前，一些企业制定的管理制度并不能确保行政工作的科学开展，再加上近年来很多办公室行政工作人员的压力较大，在工作过程中存在着工作职责划分不够清晰的现象，造成了工作质量低下，无法满足日常的管理要求。办公室行政管理制度的不完善将会造成日常工作缺乏相应的制度约束，造成了工作效率下降，甚至会制约整个企业的发展。

2.2管理职能方面的问题

第一，服务管理。从总体上看，办公室能够基本履行服务职能，但是办公室在服务管理职能方面存在一些问题。在实际工作之中，办公室都能够高效完成领导所交办的各项工作，但是对于基层员工所反映的工作却不够重视，与基层部门之间的沟通不够顺畅，解决问题的进度相对缓慢，容易引发矛盾。与此同时，办公室对于组织重要会议及重要接待总能高质量完成，但是对服务广大基层员工的会议有时不够用心。由此可见，办公室服务管理缺乏细致性也缺乏主动性，对单位日常运转会产生影响。第二，协调管理。办公室需要总揽全局，需要协调各方面关系。办公室所协调的对象范围非常广，人员结构也异常复杂，所涉及的问题更是五花八门。当前，办公室对内协调工作不够完善，精力分散，突发事件得不到有效解决；在对外协调方面，办公室与其他部门或者单位之间的协作不够顺畅，不利于单位的快速发展。第三，参谋管理。目前，一些办公室工作人员盲目自信，自以为可以掌握全部信息，在调研方面走马观花，对于单位各项方针政策缺乏了解，在重大问题上论证不足，没有听取基层员工意见，导致办公室对单位的发展趋势信息收集不准，给领导出谋划策的建议不够完善。与此同时，一些办公室工作人员收集信息渠道单一，时效性差，甚至有一些办公室工作人员涉及错误信息，无法为领导决策提供高价值信息。第四，督办管理。目前，办公室建立了完善的督办制度，但是各项制度最终还是要由人员来落实。但是，办公室工作人员业务能力并不强，存在着推诿扯皮现象，督办不到位影响了正常的办公秩序，甚至可能产生矛盾。

2.3行政人员能力欠佳

在当前的企业发展中，企业职能部门在进行员工招聘时，并未针对员工的能力和素质进行分析。办公室工作内容和重要性逐渐凸显，这也就提升了对工作人员的能力要求，但是仍有很多能力和素质无法满足要求的工作人员进入企业办公室行政工作中，这些工作人员具备的专业知识不足，也无法做到对问题的科学处理，最终导致工作处理方式无法得到管理层和职能部门的认同，降低了企业效率。

3、应对办公室管理问题的对策

3.1建立完善的行政工作管理系统

在企业办公室行政管理工作中，需要加大对管理制度的规范，降低办公室行政管理中出现的失误。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成对工作人员行为的约束，引进先进企业的管理方法和管理制度，强化管理模式的更新，结合企业自身情况，确保建立更加科学的管理体系。其次，在办公室行政工作中明确每一位工作人员的工作职责，避免在工作过程中出现职能交叉，也减少工作人员处理问题的懈怠现象。最后，制定办公室物资管理制度。严格落实各项物资的采购、保存与发放，避免办公室物品使用不当而造成的资源浪费。

3.2管理职能的完善

第一，提升服务质量。在办公室管理中，做好服务是非常重要的一项内容，为此，办公室需要提高自身服务质量。在日常工作中，办公室需要做好信访、保密、会议、文件、公务活动等一系列工作，严格控制会议数量，简化公务招待，认真审核各项会议内容，控制会议规模，加强与领导之间的沟通，合理确定会议形式，简化公务接待活动，按照上级文件要求办理各项公务活动，严格控制场所标准，勤俭开展各种大型活动。第二，改进调研方式，积极发挥自身参谋管理作用。办公室需要完善调研制度，积极参与各项调研活动。为此，办公室可以改进调研方式，可以探讨不事先布置、不走预定路线的调研活动，推动随机性调研，改变以往走马观花式的调研方法。除此之外，办公室还需要设定定点联系制度，加强办公室与各个部门之间的沟通，定期深入一线职工群体中了解实际状况，加强与一线职工的沟通，切实解决一线职工的难题，为一线职工办实事。第三，提高自身的协调能力，维护单位的稳定。办公室在协调问题时必须立足全局，抓住问题，重点做到灵活与原则相统一。为此，办公室必须抓好重大活动和重要会议，对于重大活动以及突出问题需要加强联系，加强沟通，在召开重要会议前需要做好衔接工作，充分征求领导及各部门的意见，主动协调沟通。第四，抓好督办工作。在办公室管理中，督办工作属于管理的一项重要内容，为此办公室需要加强对重要决策的跟踪督办，同时还需要加快公文的运转，健全公文督办问责制度。除此之外，办公室还需要不断改善自身服务，树立窗口意识，做好解答工作，热情周到地为所有员工服务。

结语

综上所述，近年来，科学技术不断发展，企业办公室行政管理工作逐渐向综合化方向发展，很多管理机构和管理职能也发生了巨大变化，行政管理的重要性逐渐突出。企业行政管理人员需要加大对自身工作职责的分析，探讨行政工作中存在的问题，及时探讨问题的解决办法，促进办公室行政管理工作的科学开展。

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