招标代理机构的信息化管理与应用

倪琳

伊犁州建设工程造价管理站   新疆伊宁市  835000

摘要：根据相关主管部门不完全统计数据，目前全国共有五千余家工程项目招标代理机构。当前，我国工程项目招标代理行业从业人员门槛相对较低，素养也参差不齐，暗箱操作时有发生。工程招标代理工作中的一些流程非常复杂，招标周期长，各地都开展了电子招投标探索，对招标代理工作的信息化管理提出更高要求。基于此，本篇文章对招标代理机构的信息化管理与应用进行研究，以供参考。

关键词：招标代理机构；信息化管理；应用分析

引言

我国的招标代理业务开始于20世纪80年代，经过几十年的不断发展，招标代理公司遍地开花，数量不断增加，招标代理业务规模不断扩大，招标代理机构在推动招标事业发展方面发挥着重要作用。不过随着招标代理行业步入新的发展阶段，行业市场环境发生了巨大的变化，招标代理业务拓展难度大增，很多招标代理机构倍感压力。当前有不少招标代理机构在业务拓展方面有心无力，业务拓展问题重重，这给自身的健康发展带来了很大的冲击。在这种背景下，对于工程招标代理机构来说，需要主动去适应市场环境的新变化，深入探讨分析业务拓展方面存在的具体问题，继而制定切实有效的解决策略，推动各项招标代理业务的稳健发展。

1招标代理企业现状

改革开放初期，招标代理行业开始出现，2000年颁布了《中华人民共和国招标投标法》，意味着我国招标行业开始有了较为系统、完整的管理办法。通过其不断的完善与发展，取得了高速进步，对社会经济建设、资本市场行为规范等，都产生了重大积极作用。几十年来，我国招标代理企业多依靠市场准入规则和国家制度约束，因此在市场中多呈现出粗放式管理。加上2020年取消招标代理企业资质要求后，全国有8700家的招标代理机构分别在建设工程、机电进口、政府采购、中央投资项目、通讯工程建设等领域从事招标代理工作，虽然促进了招标投标活动的顺利开展，保护了国家利益、社会公共利益以及招标人的合法权益，但是招标代理行业依旧没有形成规范化的管理，虽然2013年2月4日国家发改委发布了《电子招标投标办法》，建筑行业协会等几个行业也推行了网上电子招标，但参加的企业很少，国家对电子招标监管的力度不够，传统的招标方式已经不适应中国经济迅猛发展的现状，多数招标企业对信息化认识不足，或自身开展信息化基础薄弱，这在下文也会详细论述。

2工程招标代理业务拓展存在的问题

2.1信息化建设落后

工程招标代理机构在信息化建设方面比较落后，信息化水平偏低，这也在一定程度上影响到了业务的拓展。信息化目前在招投标领域已经是大势所趋，尤其是在疫情肆虐的情况下，招标代理服务网络化、信息化已然成为招标代理业务拓展的主流方式。不过目前不少工程招标代理机构对于信息化建设重视不足，无论是在信息化软件建设方面，还是在硬件建设方面都不理想，信息化滞后拖累了业务拓展。

2.2业务内容不够丰富

业务拓展的主要任务是让客户了解自己所能够提供的服务内容，并争取客户的信任，愿意购买自己所提供的服务内容。目前工程招标代理机构在业务内容方面不够丰富、不够完善，即服务内容与客户的服务需求之间有较大的差距，这就加大业务拓展难度。目前工程招标代理机构在丰富服务内容方面还存在较大的欠缺，这种欠缺主要表现为所提供的服务内容过于单一、不够丰富，这影响到了业务的拓展，客户往往觉得招标代理机构所提供的服务不能够很好地满足自己的需求而拒绝招标代理机构。

3招标代理机构的信息化管理与应用分析

3.1业务数据库的运用

当前，招标代理业务在国内竞争日趋激烈。为增强企业的实力，招标代理企业制度必须根据不同阶段进行适当的变化与调整。根据自己企业的特点，形成适应自身情况的行业信息库，并利用网络的技术手段进行阶段性优化。利用信息管理手段，收集其他企业的招标代理资料及信息，提高企业在行业的竞争力。建立自己企业信息库在招标代理机构工作中作用非常明显，比如能够根据自己的档案和资料进行分类管理，利用已有的各种类型的工程招标文件，在新的招标代理活动中提高管理效率。基于此，招标代理机构可以安排自己企业内部管理人员，对数据库中的文件和资源做分类信息管理，包括存储、传输和处理，检索、整理和利用等，以降低管理成本，提高企业竞争力。

3.2完善招标资料、档案信息管理

招标代理机构要注意档案资料的存档，全面落实该项职责。对以往代理的招标项目出现的问题进行分类分析，并选择各个项目招标的经验经历，及时复盘，做好资源和存档的工作。有时，为了避免重大项目出现问题后续不能查找原因，需长期存档；若文档和材料不能按时提供，则需要督促相关管理人员尽快提交。因此，招标代理机构应建立信息管理中心。

3.3提升招标代理机构的服务质量

首先，在建筑工程招标代理机构选择方面，需要项目负责人通过市场调研等方式，了解掌握招标代理机构排名情况和各自优势，选择适合该项目工程的招标代理机构。其次，建筑工程负责人和代理机构负责人应就有关服务和事宜进行明确约定，拟定代理服务合同条款，明确双方权利义务及费用。最后，通过签订合同达成双方合作，招标代理机构需要及时为建筑工程项目服务。

3.4建立健全规章制度，引导招标代理高质量作业

建筑工程招标代理机构需要了解自身职责，充分发挥自身的积极性和主观能动性，提高工作效率，从而为建筑工程的发展提供动力支持。通过管理可以让有效的资源发挥巨大潜力，因此，应尽快完善招标采购规章制度，并引导从业人员严格执行有关制度，提供高质量的服务，促进利益的最大化。此外，还要建立监督小组，主要是各个部门进行自我检查，及时上报工作中出现的各种问题，并研究解决，还可根据有关问题对相关战略目标进行补充和完善。

3.5业务流程再造，重塑招标环节

招标代理企业要想实现内部控制，必须从主营业务即招投标管理入手，强化其全过程梳理，形成现代化招投标业务流程。招标投标环节，可使用word等办公软件编制好招标文件之后，借助信息网络，发布招标公告，运用OA办公软件系统确保招标程序合法，符合授权审批和责任溯源的要求，确保相关工作人员必须持证上岗，具备一定的资历。同时完善相关规范制度，当展开招投标时，必须强化部门行政监管，同时在招标现场，可增派监督小组，维系现状秩序，避免出现私下协商行为，保证公平、公正、公开的招标氛围；开标评标环节，现场组织开评标并现场打分确定中标企业，全过程录音录像，投标企业提供纸质和电子文件，确保各方信息掌握的对称性，尤其是涉及到投标保证金管理，由于资金渠道广泛，企业对资金的管理尤为重要。另外，强化对评标专家的监管，建立评标专家考核和退出机制，对于存在不良行为或资历不够的评标专家必须取消其资格，依法从严查处；定标环节，加强对定标后的监督管理工作，严格按照合同履行义务。

结束语

综上所述，建设项目招标代理工作负责与建设项目的信息沟通。建设项目招标代理机构在收到相应任务后，应及时整理信息，并通过各网络代理组织及时公布有关招标信息，并采用多种手段加强风险防控，提升项目质量

参考文献

[1]王浩宇.关于加强招标代理机构招标档案管理信息化建设的思考[J].河南电力,2018(06):68-69.

[2]张宝珠.招标代理机构的发展阶段与信息化路径[J].企业改革与管理,2018(14):215.

[3]张利江.招标代理机构的发展阶段与信息化路径[J].中国招标,2018(47):7-10.

[4]张利江.招标代理机构的发展阶段与信息化路径[J].招标采购管理,2018(01):23-25.

[5]周建民.招标代理机构信息化管理系统建设要点综述[J].中国招标,2019(15):13-14.