企业电子档案管理模式与优化建议

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摘要：目前，我国科学技术水平显著提升，在这样的背景下，网络信息技术的不断发展深刻地改变了企业管理模式，企业在管理和生产过程中产生了大量电子档案，这些电子档案既是企业经营活动的真实记录和写照，也是企业未来决策的重要依据。因此，企业有必要对电子档案管理给予足够的重视，并结合现代信息需要对企业电子档案管理模式进行优化，进一步提升企业电子档案管理质量。在此基础之上，对重要的电子档案资源进行整合，并结合企业发展和企业目标进行系统开发，充分发挥企业电子档案信息价值，更好地促进企业发展。

关键词：企业；电子档案；管理模式；优化策略

引言

电子档案是单位在发展和履职过程中通过计算机设备形成的各种数字格式的信息记录，是业务流程和单位活动的重要凭证，也是单位业务活动开展的重要工具。相较于纸质档案，电子档案具有易篡改性、隐蔽性等诸多特征，导致其在管理过程中容易被删改，有必要给予电子档案管理足够的重视，充分认识到电子档案信息安全的重要性，推进技术更新，结合网络环境制定有针对性的制度机制，引进先进的信息技术，进一步提升电子档案管理质量。

1电子档案特点

1.1电子档案容易保管

传统的档案保管工作复杂，例如纸质档案需要修建专门空间以便保管，而且特殊纸质材质或者年代久远的档案对保存环境的要求更高。这些档案都不方便查找，时间一长，还出现文字褪色、档案腐蚀等问题。纸质档案和科技档案的数字化过程通常以纸质媒体作为档案的特殊载体，数字化过程是指采集纸质档案文字信息，利用扫描设备将其转化为数据并通过计算机完成数据处理和存储的过程。对纸质文件信息进行数字化处理，将档案文字信息保存在数字存储工具上，不仅减少了文件存储占用的空间，大大节省了存储工作和管理人员的使用成本，数字档案的信息也实现了永久保存的目的，任何人可在任何时间查询信息，使档案统计工作得到极大的便利。因此，电子档案管理是实施综合文件管理的过程，新收到的文件入室必须同时收到相应的电子文件归档，避免重新入室后重复工作。

1.2档案信息传输快捷方便，利于深度利用

传统的档案资料,在进行传输、查询时,除了经过必要的审批流程,还会因为档案材质的不同,耗费长短不一的时间,严重降低了档案管理的工作效率。而电子档案的传输和调取,可以直接通过网络进行,无论是直接登录数据库查询,还是将电子档案发送给用户,都不受时间、空间的影响,大大提高了档案资料的使用效率。

2电子档案管理存在的主要问题

2.1电子档案管理模式不合理

电子档案管理要求构建系统化的管理模式，但是传统电子档案管理过程中存在着一些不合理要素，较为突出的表现为管理模式较为零散。此种管理模式能够在一定程度上降低档案管理的成本，但是同时也容易导致电子档案管理过程中出现资料信息不完整、难以查找出相应的电子档案管理资料的现象，导致最终对电子档案的信息利用率较低，影响了电子档案的可持续发展。

2.2管理人员的素质参差不齐

当前企事业单位的电子档案管理人员存在着工作素质、综合素养参差不齐的问题，甚至许多档案管理人员并不是专职人员，而是其他岗位的兼职。这些人员因为需要在日常工作中身兼数职，无法对档案管理工作投入过多的时间和精力，从而导致档案管理质量低下，电子信息档案管理工作的进度非常缓慢，甚至常常停滞。除此之外，部分档案管理工作人员的年纪较大，许多未接受过专业的档案管理工作培训，缺乏档案管理专业知识以及电子信息化专业知识，接受电子信息化的程度较低，无法适应大数据时代的档案管理工作升级与创新方面的需求。档案管理工作人员无法很好地使用信息化技术手段来处理大数据，导致电子档案管理工作的开展受到阻碍，无法满足大数据背景下对于电子档案管理工作所提出的高标准和高要求。

3企业电子档案管理模式与优化措施

3.1加快构建电子档案信息数据库

电子档案信息数据库建设是一项系统而艰巨的工程，需要不断的资金投入和技术引进，才能实现电子档案信息技术由少量走向多元，由无序走向有序。电子档案信息数据库建设需要以电子档案信息完整性、准确性、真实性作为前提，只有电子档案信息真实可靠，才能将其纳入数据库，并按一定的技术标准实现对电子档案信息的有效整合。在利用和开发过程中应充分发挥不同领域、不同部门电子档案数据库的优势，主动树立为用户和业务工作服务的导向，对特色电子档案数据库进行开发和利用，通过深层次的资源挖掘，让电子档案信息真正地发挥其应有作用。

3.2对于重要和珍贵电子档案采取“双套制”保管模式

电子档案在实现易于存储和突破空间限制的同时，也带来了高度依赖技术和信息载体不够稳定的问题。鉴于此种情况，按照电子档案和纸质档案所具有的功能以及价值方面的差异，有必要制定出具有针对性的防护目标以及具体措施。由于电子档案不稳定的特性，重要和珍贵的电子档案应以纸质版或微缩胶片的方式进行备份保存，形成电子档案与纸质档案及双重备份的“双套制”的保管模式，进一步提升电子档案信息的安全性。

3.3加强电子档案管理复合型人才建设

为了进一步促进档案信息管理的科学性，加强对电子档案信息的有效利用，在管理过程中要求不断探索构建专业化的档案管理人员，为电子档案的发展提供必要的人才支持。为此要求对档案管理人员进行必要的再学习与再教育，促进档案管理人员具备良好的综合素养。使得档案管理人员具有信息软件使用能力，能对档案信息进行有效梳理与总结，并构建系统化的信息搜索工具，实现对大量档案信息的高效整合与利用分析。要求档案管理人员能够积极学习各种类型的档案管理知识，同时在单位内部构建信息共享意识与服务理念，不断优化各项档案管理工作，通过优化管理及时发现档案管理中存在的各种问题，并寻求各种方法予以解决。

3.4完善档案管理工作模式

经济的快速发展,科学技术的不断升级,每天都给我们带来海量的资料信息,传统的档案管理工作模式已经完全无法满足如今的工作需要。在各种计算机技术的加持下,在政府配套政策、制度的指导下,进一步转变电子档案管理模式。要优化档案管理流程,实现逐层、逐级的档案管理数字化系统,建立数字化档案服务平台,提供更为完善的服务。同时,档案管理的数字化模式一定要应用到各行各业中,可以根据不同行业,建立行业专属的档案管理服务平台,在收集、整合行业内多个单位的电子档案后,进行集体中管理和综合服务。通过建立这个平台,能够协调不同企业间的技术交流和政策沟通,也能够为行业发展提供更多的支持和思路,值得我们深入研究和开发。

结语

总之，网络信息技术不断发展推动了企业现代化转型，企业在现代化转型过程中要将电子档案管理作为重要方面。一方面，要充分认识到电子档案管理的重要性和必要性，进一步提升电子档案管理成效，确保电子档案信息安全，实现电子档案信息的综合利用和开发。另一方面，要完善电子档案管理制度机制，优化电子档案管理流程，充分发挥电子档案在推动企业现代化转型方面的作用。

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