试论电力基建工程建设过程中文件的归纳和整理

陈德威

国网湖北省电力有限公司神龙架供电公司  湖北神龙架442499

摘要：电力基建工程是一项涉及诸多工序环节的复杂项目，而其文件归纳整理工作就是以该独立工程项目为对象，记录保存工程建设中有关技术、质量和管理活动等各个方面需要归档的文件材料，是电力基建工程中的重要一环。然而目前，电力基建工程的文件归纳整理工作仍存在一定问题，本文从增强人员意识、优化管理模式、和成套文件内容三个方面提出建议。

关键词：电力企业；基建工程；文件

引言：随着我国经济建设迅猛发展，电力能源需求量不断增加，我国电力事业快速发展，相应的基础设施项目也日益增多，基建文件归纳整理工作日益显现其重要性。为此，新时期、新形势下充分认识和把握电力基建文件归纳整理工作的意义，分析其现状不足，完善其发展模式，以夯实其管理基础，助推其稳步发展，已然成为亟待研究和实践的课题。

一、国家对电力基建工程文件归纳整理的要求

1、易用性

归纳整理的目的就是提高文件的易用性，不至繁乱，形式上要容易检索、容易操作；内容上要容易理解、容易控制，能够在遇到问题时，提供预测性、及时性帮助。

2、标准性

归纳整理要符合国家对档案的大标准，也要符合基于电力行业特点的文件资料管理小标准，做到内容的简单、直观、方便。

3、安全性

有提供必要安全措施，规避文件资料有关技术和相关数据泄露风险，保证文件数据的安全性。

二、电力基建工程建设过程中文件归纳整理的现状

目前，电力基建工程文件归纳整理工作工期长、文件数量多，但实际收纳整理工作却存在各种问题。从硬性指标看，文件归纳整理工作机构设置简单，人员匹配不足。很多施工现场文件收纳工作设备落后，管理条件较差，且文件材料还停留在传统纸质文件上，加上档案收纳只用塑料办公夹简单放置，存放材料的文件盒也只有少量几个，更不利于文件长期保存。从软性指标看，实际文件管理缺乏完善的制度规范，文件归纳整理工作存在标准不一、收纳繁乱、内容闭塞、保密性不高等种种问题现状，文件综合管理水平较低，不能有效达到国家标准。

   三、电力基建工程建设过程中文件归纳整理的问题

1、人员意识薄弱，整体素养和技能不足

首先，领导人员看重施工进度，文件归纳整理工作人员配备不足、态度敷衍了事、部门配合不佳。其次，文件管理人员缺乏文件管理价值的深度认知，缺乏对专业知识、工作程序的了解，业务熟悉度差，人员管理技能水平和沟通协作能力普遍偏低且参差不齐。

2、管理模式单一落后，管理制度机制不完善

文件归纳整理工作设备陈旧落后、人员流动涣散、职责空泛虚构。基建文件管理不统一、立卷不科学、排列无顺序、方法流程不够规范化、具体化。加上电力建设单位多主体参与，对文件归纳管理认识差异大，标准不同，又缺乏必要沟通交流，各行其是，致文件流向不清。

3、基建文件内容质量不高，成套性不足文件管理人员对文件缺乏定期检查、维护意识，导致文件信息不完整，采集难度大。再者，各分包单位不重视移交文件，漏登漏收现象时有发生，人为分割了文件的成套性。此外，在一些看似极其简单的程序和规范上，存在着例如图纸不加盖公章种种细节失误。

四、电力基建工程建设过程中文件归纳整理的建议

1、增强人员文件管理意识，提高整体素养与技能

首先，电力企业应积极宣传类似《档案法》此类文件的重要性，使各工作人员认识到文件管理工作的重大价值和作用。并且将文件归纳整理质量要求列入施工合同和协议，使其作为工程验收质量评比标准之一，以法治化、标准化角度强化文件归纳整理的现实意义。再者，通过学习、培训等方式，规范文件管理人员技能知识。同时，基于电力基建文件涉及建设、设计、监理等各单位，包括土木建设、设备调试等各个工程，必须树立全局意识，对接相关环节专业人员对文件管理人员进行差异化指导，增强彼此沟通，提高其业务能力和职业素养。

通过这样提高人员意识和专业化水平，使得文件收纳整理工作达到国家标准化和易用性要求，达成对文件收纳重视性的精神共识，为提高电力基建文件收纳管理效益提供有效前提。

2、优化管理模式，建立完善的管理制度机制。

首先，在硬件建设上，应当根据电力基建工程项目特点和相关档案管理要求，设立相应的档案机构、有效投入硬件设施、配备专职文件归纳整理人员。其次，在软性建设上，用现代化管理手段和技术建立健全基建文件管理机制，尤其建立分管领导承包负责制，将文件归纳整理工作列入分管领导考核标准，并明确各自管理职责、组织领导、激励奖惩。同时，将基建文件管理工作纳入整个电力基建工程计划、规章制度和岗位责任制中，保证基建文件管理工作与工程实践同步进行、同步控制，加强部门沟通交流，消除阻碍。

通过如此优化管理模式，完善管理体制机制，保证了文件管理内容的开放性和安全性，得以提高文件管理工作质量，提升了基建文件归纳的经济效益。

3、提高基建文件内容质量，保证其成套性

首先，充分了解电力基建文件归纳整理范围，依据《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》以及相关文件，结合基建具体实施过程中与项目有关活动情况，将具有查考价值的各种文件收集齐全，拟出案卷题名分类, 予以标示。以此保证文件归纳整理既符合通用性标准，又有针对性，可操作性。其次，将基建文件归纳整理工作纳入项目全过程中，实现从工程申请立项到竣工验收，全过程控制基建文件质量。并建立合同约束机制，将基建文件材料数量、套数、质量等事项明确作为工程验收标准，让每一份文件都处于受控状态。最后，参考《电网建设项目文件归档与整理规范》建议一套符合自身项目的文件归纳整理标准体系，细化、规范化基建文件资料达到格式整洁、内容准确和数据真实的要求，提升和优化基建文件归纳整理工作，使其更具规律性连续性。

通过这样提升电力基建文件内容质量，充分保证了文件的易用性、标准性和开放性特征，提高基建文件管理工作的整体、成套效益。

结束语：

文件资料的归纳整理是人们了解过去、把控现在、展望未来的重要载体和途径。随着我国经济建设快速发展，电力基建项目日益增多，文件的归纳整理工作越发重要，积极认识当前电力基建文件归纳整理工作的意义，最大化发挥其价值，才能使电力企业更加适应经济市场化、信息化、现代化的发展需要。

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