数字化档案管理与档案服务工作分析

李琴

四川省乐山市交通指挥中心 614000

摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案馆（室）中应用数字化档案信息技术不仅能有效提高档案信息资料的保存效率、查找效率，而且还能大大提升档案资料的安全性、促进信息共享。与此同时，这种技术在应用过程中不仅能够对信息进行保存和共享，对于现代档案管理员的培养也能够起到良好的效果。基于此，本文首先分析了传统纸质档案中的缺陷，然后分析了数字化档案信息技术在档案服务中的优化操作路径，希望通过本文研究，能够为相关人士提供参考。

关键词：数字化；档案管理；服务

引言

数字档案对于现代档案管理工作来说不仅是对档案信息进行数字化的记录，而且具有良好的调用价值和法律价值，对于做好档案管理服务具有十分重大的意义。数字化档案管理与档案服务是一种对传统文本档案进行管理和服务形式质量提高的重要方式，这种管理方案主要是建立在计算机系统上的一种数字档案信息资源储存方式，这种方式有助于保证档案资源原始且完善的保存，有利于满足我国相关部门对档案管理和使用的需求。

一、传统档案中存在的缺陷

（一）整理管理不规范

传统的档案管理分类以及书写操作，具体包括：资料收集、整理、鉴定、编码、归类、储存等多项工作内容。大多数档案管理员在进行纸质档案分类与书写时往往字迹潦草，没有注重书写的基本原则。而就目前而言，大多数档案管理员在应聘或录用时，都没有接受过档案分类和记录的专业培训，只是单纯应用档案管理经验，对其进行分类和记录，这就导致记录工作具有较强的主观性。所以在这种状况下，加强档案人员对数字档案管理的优化培训，还要不断加大数字档案管理知识的宣传力度，促使管理者和员工深入了解档案管理的作用，增强他们的数字档案管理意识，为数字档案管理工作的高效开展创造良好的条件。

（二）信息查阅不便

纸质信息档案往往以分类的方式进行放置，而如果想要在短时间内查找某一项目的档案资料，就需要按照索引进行查找，虽然这种查找方案具有一定的查找效率，但如果一旦出现放置错误，就会导致档案无法再找到，甚至出现丢失的状况。除此之外，档案在放置期间，如果保管不当，很容易收潮湿或虫蛀等自然因素的影响，导致纸制档案的破损和损毁。而对于档案的使用人员来说，想要对档案信息进行查阅，就需要自身到档案馆（室）实地查阅，这样受时间和空间的限制较多，缺乏时效性与便捷性。

（三）安全系数较低

在进行传统的纸质档案管理时均为孤本保存方案，这种保存方法具有唯一性，很少有档案馆（室）会对单本档案进行多本保存，这就导致档案管理的安全系数较低。如果有多名人员需同时对同一档案信息进行查阅，就会出现因查阅冲突而影响信息的共享性，信息的利用效率也随之降低。除此之外，在传统的档案管理中，纸质档案管理具有实体性，但也很容易受到虫蛀、潮湿甚至火灾等自然条件的影响而出现损毁，这种状况就会直接导致信息丢失，如果是珍贵的档案信息，则会导致不可修复的损伤，最终影响档案保存工作和档案服务的开展。

二、数字化档案信息技术在档案服务的优化操作路径

（一）加强档案数字化人才队伍的建设

档案信息数字化是一项综合性强、精准度高的工作，需要培养和引进高技术专业人才，构建针对性较强的档案管理体系，以此保障档案管理建设的正常运行。首先，要提高专兼职档案人员政治素质，不断加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训力度，切实普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，紧跟现代档案管理信息化大趋势，引进高素质现代化管理人才促进档案管理与时代的要求相符、与全面管理的标准相符，实现科学管理电子档案。档案管理人员在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

（二）探索实行文档一体化和归档双轨制

文档一体化是档案信息数字化建设的前提，需要把档案信息纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体、同步推进；同时，档案管理人员要积极提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求，对标进行纸质文件和电子文件归档的“双轨制”管理；目前，虽然数字档案大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，预计在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会仍会持续并存，而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同做好归档。

（三）数字化档案在实际应用中的优势

数字化档案信息技术在进行管理时，主要应用计算机信息技术对档案进行储存和录入，这种方式不仅便于档案查阅人员和管理人员对相关档案和资料进行快速访问，还可以实现远距离状况下的传输管理，有利于资源的共享。除此之外，在档案信息电子化录入管理时，能够避免档案管理员在进行档案整理撰写时的书写不规范等问题，同时对完整格式的档案信息录入，有助于保障档案信息的科学性和记录合理性；在进行数字化档案应用时，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大减轻了工作人员的负担

，可以实现即时查询。

（四）提升档案管理工作的现代化水平

信息化基础设施建设是开展数字化档案管理的前提，档案信息管理是现代档案馆（室）正常运行的关键，在现代化的档案管理中，档案管理人员可以借助大数据为其开展档案整理归类提供相应的建议意见；在档案的信息化利用中，档案查阅人员可以通过网络申请通过后查阅档案资料，大大提高了工作效率；同时档案资料的电子化也更利于档案的二次利用和开发，提高了档案管理工作的整体工作效率和竞争力，促使档案管理的职能不再单纯仅仅是档案的保管，而是单位内部的信息中心。

（五）坚持满足用户需求并将其作为导向进行改革

无论是档案管理单位还是档案信息管理工作者，必须坚持以满足用户需求作为主要的档案信息服务理念，全面加强自身的职业道德建设和专业能力素养。虽然数字化档案管理模式具有一定的固定形式，但在实际运行过程中，档案管理工作不仅要满足档案完善归类与管理，还应当满足信息查阅人员的信息查阅需求，并在此基础上完成承担的具体工作任务。

三、结语

综上所述，数字化档案信息的发展是随着现代信息技术发展的一种必然趋势，将会对后续的档案管理服务工作带来进一步的影响，而数字化档案信息不仅具有便捷性和高效性，对于现代档案管理员的培养来说也有积极的意义，有助于各项工作的开展。因此，在工作中应当积极应用档案信息管理方案。

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