档案保密工作初探

陈少敏

潍坊市技师学院

摘要:保管利用是档案管理工作的核心内容，其工作中做好保密工作十分重要，是确保档案功能发挥、提高档案质量的重要基础。可以说档案保管利用和档案保密之间是密不可分的关系，两者相辅相成且彼此对立。本文从档案保管利用过程中保密工作的重要性入手，深入分析了提高档案保密工作的相关措施。

关键词：档案管理;保管利用;保密

引言：档案是作为业务工作的以文字、声像、图表等各类方式形成的原始信息记录凭证，它可以对相应工作的实际状况进行有效反映，是提高工作质量以及效率的关键条件。近年来，随着档案工作的日渐开放性发展延伸，档案工作涉及和涵盖的内容不断丰富，档案管理方式也更加现代化，档案信息的保密形式更为严峻。

档案管理与档案保密相辅相成，档案服务单位发展作用意义重大，档案保密也不容忽视，树立正确的档案管理观，注重档案管理信息的保密和安全，是全面做好档案工作的必然要求。

1档案保密工作的重要性分析

保密工作顾名思义就是采取特殊的方法来确保档案信息资料不被泄露，处于安全可控的状态。在当前社会发展中，随着市场竞争的加剧，信息成为一种竞争性资源，档案承载的重要信息较多，这些信息的安全、保密很大程度上决定着很多行业今后的发展，为此，档案保管与保密工作应该指定专业的技术人员负责，通过制定严格的档案保密制度、先进的档案管理设备来完成，保证档案管理工作的有序推进，是档案保管与利用存在安全规范、完好无损的特征。这种档案保管与利用方法是保证档案信息功能的关键，也是延长档案使用寿命、维护和社会利益的重要措施。

2目前档案保密工作存在的问题

2.1档案保密工作制度建设相对滞后

在国家和省市层面，近年相续制定并出台了较为完善的保密工作相关法律法规以保证各项事业的顺利进行。难以忽视的是，鉴于历史、现实等诸多因素的限制，仍缺乏专门针对档案保密工作的法律规范，现行法律的滞后性严重制约着档案保密工作的开展。我国较早时期颁布的《保密法》直到现在还在施行，虽然《保密法》在过去对国家档案工作的发展起到了一定的促进作用，但是在目前新环境下已经很难适应信息化发展的需要。档案保密工作的缺漏给档案管理工作造成了很大的损害。

2.2档案信息系统网络保护措施不完善

档案信息化建设主要依靠的就是信息技术及档案信息管理系统，建设初期信息管理系统不够完善，在档案录入时容易因为系统的不完整导致档案录入不全，再加上对档案的整理归纳都需要这一系统，一旦计算机受到病毒威胁或者黑客侵入时，极易出现系统崩溃而造成整个档案信息被泄露的情况。在技术人员维修时，也会有档案信息泄密的风险。

2.3监督机制不完善

通过监督机制的构建与实施，能够有效约束和规范档案保密工作，及时发现与解决档案保密工作中暴露的问题，进而持续提高档案保密工作水平。但目前很多企事业单位并没有将档案保密方面的监督机制完善构建起来，这样不仅各类问题的发生几率显著增大，更难以及时查找和解决各种工作问题。

3提升档案保密工作的措施

3.1完善保密监督机制

为进一步改善档案保密工作的实施效果，需将档案保密工作监督机制构建起来。首先，规范建设监督队伍。由于监督工作具有较强的专业性，承担着十分重要的职责，档案管理单位需选拔具备较高政治素养、较强业务能力的监督人员来担任，高效落实与完成各项监督工作任务。其次，重点监督机密档案与特殊载体档案，将档案保密监督工作列入日常工作议程，明确机密档案、特殊载体档案的监督管理要求。监督队伍需定期、经常盘查和整理本种类型的档案，保证处于良好的保密状态中，避免出现档案丢失、损毁等不良现象。最后，单位可结合档案保密工作的内容和目标，将考核激励机制构建起来。定期综合性审查档案保密工作人员的工作态度、实施情况以及问题严重程度等，考核结果与档案保密工作人员的绩效水平和福利待遇挂钩。这样，档案保密工作人员的责任意识和主动意识得到加强。

3.2采用多重保护措施确保文件信息的安全

要想确保档案信息的安全性，就要采用有效地措施来保护档案信息，可以通过两种方法，预防和有效的控制。现如今，网络技术的快速发展，造成档案信息的安全存在很大风险，因此就要利用先进的技术来保护档案信息，例如，建立防火墙，对于浏览档案信息的人员给予安全。还可以开启身份和信息验证功能，让档案信息加强网络的保护，同时设置各种权限，避免不正常的信息利用，另外，还要注意信息保护系统的更新迭代和更新维护，给予系统的保护，确保档案信息处于稳定安全管理之中。与此同时，对于涉密档案和非密档案要开展分开的管理，保存的条件和位置要区分对待;例如，涉密档案要有保密功能位置，要设置专用的安全管理存储柜架，保证密级档案的绝对安全，防止出现不必要的意外安全管理风险发生。

3.3与时俱进完善档案管理法律

社会已经进入到了信息化时代，人们获取信息的速度和时间上越来越便捷。传统的档案保密法中档案保管的期限有明确规定。在新时期下，档案保密法和公众对于档案信息在需求上有了明显的差异，随着信息技术的发展，档案保密法也要紧跟时代的潮流结合实际情况完成调整和修订，与此同时，要结合社会发展的新形势，要公开风险的程度，同时要做出合理地判断，规定档案保密的期限，公开的档案要及时地公开。要结合时代的发展需求，制定制度，完善法律法规，创新管理措施，才能营造一个档案管理的良好氛围。

3.4完善档案信息反馈系统

完善档案管理制度过程中，其中一项重要的内容就是档案信息反馈系统的完善。信息的反馈不仅促进着档案管理日后工作的开展，同时也起到了指导性作用，因此，要利用互联网技术不断地利用档案信息资源的反馈。在完善过程中，要发挥出互联网技术的便利性，让开发者能够充分地了解用户的信息，构建用户数据分析。另外，档案信息具有针对性，要给不同用户提供信息个性化的服务，同时要构建用户需求服务。要在个性化服务模式下，提高用户的满意度，才能提高档案管理的科学、合理性。

结束语：综上所述，面对着社会的进步，档案保密工作也迎来了巨大的挑战，要紧跟时代的潮流，构建内部管理体制，要想确保档案的安全性，就要完善监督机制，利用先进的技术，完善档案制度，加大培养档案管理人才等多种措施，提高档案工作的安全性。

参考文献：

[1]孟烁.论档案管理中的保密工作[J].机电兵船档案，2020(6)：48-50.

[2]杨莉.档案保密与档案信息化发展的融合实践[J].现代，2020，No.419(08):33-34.