文书档案质量管理研究

孙凡琴

中电建水电开发集团有限公司 四川 成都 610041

摘要：一直以来，文书档案是单位发展历程的原始记录，是在执行上级政策、履行管理职责的重要凭证，也是提炼总结本单位在工作中的经验和教训的重要材料，更是指导继往开来的重要资源。随着各项工作的不断发展进步，办文办事流程的不断优化，特别是文件系统的不断更新，文书档案管理已面临新的挑战。

关键词：文书档案；质量管理

引言

文书档案管理工作对促进单位的稳定和可持续发展，具有非常重要的指导意义，不仅能够准确记录企业的变迁和发展历史,还能够确保企业良好的发展趋势。对于加强企业文书档案管理工作的规范化，主要是从加强文书档案管理工作的信息化和体系建设、注重文书档案管理人才和队伍建设以及构筑健全的文书档案管理体系和制度等多个角度入手，确保了企业文书档案管理工作的合理性、规范化,在此基础上推动了企业的快速成长。

1文书档案管理简析

文书档案属于管理工作的重要组成部分，针对相关内容或文件进行管理，能够直接决定其应用价值，同时也可以为单位展开运营、改革等其他活动，提供重要参考依据。与其他管理活动相对比，文书档案管理具有多种显著特征。例如，其需要针对原始资料内容进行科学整理与存储，这些信息共同构成了文书档案框架，属于保障档案完整性的重要环节之一。同时，文书档案还需要展开大规模文案处理工作，包括对信息进行综合收集、登记相关重要内容、完成文件转运处理等。可以认为，文书档案管理属于原始信息被整理为文件的实际流程，因此文书档案管理工作对于人员与文案操作要求较为严格。除此之外，文书档案管理还具有多元化、形式化特征，其需要覆盖单位运营的所有流程，同时载体也存在多种基础类型，包括纸质文件、电子文档、光碟等。这些特征使文书档案管理难度大幅提升，同时也需要解决当前管理活动中存在的问题，以确保其能够得到科学管理，降低出现不良情况的概率，为单位后续应用夯实基础条件。

2文书档案质量管理措施

2.1加强文件、档案全流程质量管理

既要从拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校队、用印、登记、分发等文件的起草、制发流程，也要从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等档案工作程序方面严把案卷质量关。首先，应严格把好文件起草、撰制方面的质量关，抓好文件酝酿起草关，严把文件的审核定稿关，确保文件起草的内容准确、明了，正文的标题完整、文档格式准确、书写的材料等符合案卷质量以及规范标准要求。其次，应严把文件的收发处理质量。建立文件收发目录和清单，防止文件丢失；做好文件的传阅和办理，做到收发有登记、传阅及时、办理准确，并做好自制文件的留底收存，外来文件鉴别和选留，既要保证文件资料应收尽收，也要防止一味“大而全”，增加后期档案管理不应有的负担。此外，严格把好文书档案管理流程质量关。坚持定期收集与随机收集相结合机制，确保文书档案完整收集；严格按照文书档案的整理规范和标准要求，做好文书档案的整理、鉴定工作，按时立卷归档，将平时收集保管的文件，按组卷的特征，结合单位工作实际及时立卷归档，每年的文件材料每年清；按照“十防”标准和要求，改善文书档案保管环境和条件，防止文书档案灭失或损毁；加快文书档案电子化、数字化进程，提高文书档案检索质量和效率；注重文书档案编研工作，根据单位发展的实际需要，做好文书档案编研选题谋划等，更好地发挥文书档案的作用。

2.2构建文书档案管理信息系统

实现档案资源信息的共享和便捷利用是文书档案管理的目标。在信息化、数据档案管理的新形势下，对文书档案的原始数据进行收集，并运用专业的档案信息化管理系统，运用新技术手段将文书档案有序管理，实现文书档案信息的收集、整理、利用以及存储等智能化信息管理，提高文书档案管理的规范性和创新性是努力的方向。特别是在利用的时候，可以集成数据，运用关键主题搜索，完成档案的汇编，为领导决策和单位服务提供便利。在引进、改版单位OA文件系统的关键时期，档案工作者一定要主动介入，将文书档案管理和文书管理的创新同步进行，同部署同实施，从而实现文书档案的规范化管理和创新，更好地发挥文书档案的价值。

2.3注重管理活动基础条件建设

为实现文书档案管理创新目标，单位应当从基础条件入手，采取科学、有效的应用措施，使管理工作能够在完善环境下展开，降低不良问题出现的可能性，为后续管理提供重要支持。管理团队应当严格遵循相关规定，结合单位实际运营方向与内部状态，对文书档案信息进行综合管控，保障其真实性符合应用需求。同时，还应当重视管理体系建设，从根源层面出发，探索实际工作中可能遇到的漏洞问题，并将解决方案整合于规范内容中。通过此类方式，使文书档案的管控效果能够达到理想标准，为单位进一步展开相关工作夯实基础条件。

2.4开展技术创新,提高服务质量

随着我国经济社会进步和发展脚步的不断深入，传统的档案管理思想已经远远不能适应当前企的需求。所以,树立现代化的档案管理观念，开展科学技术创新，提升服务质量是不可忽视的。单位的档案管理者要将网络信息技术的现代化管理充分利用起来，以计算机、互联网作为传播载体,逐步实现档案信息管理工作的自动化、智能化。对于存在的问题一定要及时处理，把技术性接口和系统性接口问题都彻底解决。此外，为了更好满足各部门文书档案管理工作的根本需求，单位还必须要将档案管理的软硬件设备纳入信息化建设的总体规划中，从根本上保障和提高其管理服务质量。

2.5明确沟通协调意义

沟通与协调活动对于文书档案管理工作具有重要影响，若忽视相关需求，便容易导致实际工作效果出现问题，同时也容易导致文书档案应用价值受损。因此，在实践改革活动中，需要从沟通协作角度出发，分析当前管理体系存在的障碍问题。通过采取针对性方案，使沟通协作障碍得到有效清除，能够为后续管理活动提供重要支持，有利于强化共享特质，使文书档案得到充分应用。除此之外，相关团队还需要成立全新沟通机制或体系，使文书档案管理能够在实时条件下进行协调，有效解决传统体系内存在的负面问题，实现理想管控目标。

2.6加强管理层对文书档案工作的重视

管理层需要从文书档案管控角度出发，分析相关活动需要准备的基础条件。通过提升投入与管理力度等措施，能够使文书档案相关工作在理想环境下开展，有效避免由于重视程度不足导致的负面问题。在这一过程中，单位领导人员需要重视文书档案管理队伍的建设工作，加强人员筛选科学性，使活动团队能够具备基础素养，尽可能避免出现借调问题。此外，为尽可能强化文书档案管理质量，还需要提高基础投入，使相关工作能够在资金充足的情况下开展，有效解决成本引发的负面问题，为后续展开管理活动提供重要支持。

结语

文书档案管理工作是我国现代企事业档案管理工作的重要组成部分,不仅需要设置专人专管，还需要不断更新服务设备，保证管理技术的科学和合理性。在今后的企文书档案的管理工作中,单位各级人员都会根据自身的需要不断学习更多新的有关管理知识，对于文书档案的管理工作要有正确认识，不断优化文书档案管理的工作体系和流程，提高文书档案管理的有效性。

参考文献

[1]郭玉珍.关于新时期做好文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019

[2]于杰青.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].企业文化旬刊，2019

[3]章奕婷.浅谈新时期下文书档案管理工作的创新与思考[J].卷宗，2019