浅谈纸质档案与电子档案融合应用管理

冯国信

沂源县档案馆 山东淄博 256100

摘要：随着中国文档信息系统的逐步向电子化、数字化方向发展,电子产品文档也将逐步成为中国未来文档保存、使用中的主要手段,而纸张文档的优势也将是电子产品文档中不可相比的,因此纸张文档和电子产品文档在当前以及今后比较长的时间里都将相互促进,并长期共存。针对这样的状况,人们唯有进一步探讨新的保存技术手段和方式,并总结它和传统文档保存方式之间的差别,将二者有机的融合起来,并让其充分地体现他们的优点,才能让电子产品文档与纸张文档优势互补,相受益彰,从而更多地为人类经济社会发展服务。

关键字:纸质档案;电子档案；融合

互联网信息技术越来越充分发挥他们的优越性,呈现飞跃的发展,因此,信息时代正在来临。信息化在各行各业的蔓延,使得大量的电子文件和传统的纸质文件产生并存的局面。电子档案的问世确实给人们提供了许多便利,但是纸质档案本身的优越性就是电子档案所无法替代的。所以无论是电子档案亦或者纸质档案,其中的实用价值都要求人们对之进行合理运用,将二者的优点加以拓展利用,使基建工程档案管理工作的效益和品质全面提高。

1纸张文档与电子文档并行式信息管理的趋势

对于文档保管形式而言,纸张文档和电子产品文档各有优点,能够对信息进行有效传递。由于纸张文档在中国发展的整个流程中也已具有了较长的发展演变历史,当造纸术出现以后,它也已能够把信息内容用文本的形式在纸张上表达,所以它对于成为中国主要的电子信息载体有着关键的意义。在中国现代化社会发展的整个流程中,随着电子产品现代信息技术的使用范围更加广阔,在进行电子产品档案管理工作的整个流程中,也逐步地开始使用了电子产品文档保管形式,但是它还并未彻底地代替了纸张文档。因为纸张文档的依附性较强,而电子产品文档的及时性也较强,这二类文档保管形式都是目前较为普遍的社会现状。所以虽然电子档案管理工作也有着较多优点,但是比较适应中国当代经济社会的发展需要。但是由于纸质档案也可以记录相关的历史文化信息,因此相比于电子文档而言,在这个方面有着更强的信服能力,因此构成了相当重要的历史文化信息资料。

2.人事档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏完善管理机制

归档与保护工作中的重点内容,则是人才工程,因而未能全面突出其工作重点。同时不少人事档案管理者由于一直遵循中国传统的归档与保管理念,对网络信息化建设的认识并没有深化,因而未能及时将人事档案作出科学、合理的分类,工作机制也没有健全与规范,致使无法发挥功能。总的来说,原则是由于人事档案工作没有得到高度重视,或者思想注重多于实际重视,致使许多建设的理念、思想都没有完全贯彻,在很大程度上限制了中国人事档案及互联网信息化建设与管理的进度。

2.2资金投入相对匮乏

人才文档信息化工程建设中必须有完备的基础设施配备,才可以保障人才文档信息化工程建设更加合理、规范、科学,但是由于目前在人才文档信息化工程建设中,没有相应的建设资金作保障,对人才文档信息化工程建设投入的严重不足,使得人才文档企业信息化工程建设的所有基础设施配备均无法及时更新。然而先进基础设施配备正是开展人才企业信息化工程建设的基本前提,如果没有先进的基础设备设施则根本就无法适应"互联网+"信息时代的发展要求。因此对人才企业信息化工程建设投入的不足,也严重影响了人才文档企业信息化工程建设。传统工作人员档案管理方法、管理环境及其硬件设备等都相对滞后,对工作人员存档信息系统的安全根本无法保障,如果不适时加强资金投入力度,就极其有可能出现工作人员档案信息系统的流失、泄漏等重大安全问题,对工作人员档案管理质量也会带来很大影响,同时限制了工作人员档案信息化发展。

2.3缺乏科学管理理念

目前人事档案的管理者多数都为兼职员工,人事档案的专门管理者缺乏,而且大多数的管理者学历水平较差,管理理念一直未能进行有效改变,进行培训后仍然成效不理想。

对人员档案管理方面的知识与技术了解还不够全面,在人员档案信息化发展与建设过程中,虽然配置了不少的计算机设备,但因为复合型人员的缺乏,当前管理人员对人事档案管理系统的信息技术设备运用水平普遍较差,无法全面了解信息技术设备的灵活运用。与此同时,由于许多人事档案工作人员对国家信息化发展建设没有科学理念,对人事档案也没有做好定期更新,从而造成了档案信息管理工作出现不正确的问题,同时在出现问题时,政府各部门间也没有具体的职能界定,无法找出具体管理人员,在较大程度上影响了档案保存与管理工作发展。

3.人事档案信息化建设策略研究

3.1构建完善管理机制

健全的管理机制是人事档案信息化建设的基本前提条件,政府应当逐步健全管理和规范机制,并共同制订了统合化建设规范和赏罚机制,进一步提升了文档的检索质量和效率。

与此同时,建立了健全的归档利用管理体系,完善了归档利用管理过程,以实现对人事档案信息系统的合理使用。同时还应建设人才档案数据库系统,将所有人才档案进行统一录入,从而在确保人才档案信息安全的前提下,做到人才数据共享。在信息化发展建设中需要科学健全的机制作强力保障,所以,必须建立科学健全的人才档案保护激励机制,才能高效推动中国人才档案互联网信息化建设进程。

3.2加大建设资金投入

资金投入是人事档案信息化建设项目的重要前提条件和保障,所以,政府应为文档信息化建设项目进行了强力的投资支持,让文档信息化建设项目适应"互联网+"信息时代的基本需求,并且投放大量资本引入现代化的技术设施,而完善的硬件设备也是推进信息化工程建设的有效手段,并且也对文档信息化建设项目进行了规范和标准,确保了在增加资金投入的前提下,还可以确保人事档案信息系统网络资源的有效配置,从而促进了人事档案信息化建设项目的顺利完成。

3.3科学规范档案管理

"互联网+"时代背景下,文档质量管理信息化建设工程中必须进行科学规范的管理工作,因而,人员档案管理工作在此过程中也起到了关键角色。在质量管理信息化建设工程的过程中,还必须对档案管理人员开展系统化技术培训,训练内容主要涉及最先进的人员文档信息化建设理念和基础设施的操作使用,以提升管理工作的整体综合管理水平,并且必须主动地吸纳复合信息管理人员,为文档信息化工作提供鲜活血肉,完善人员文档信息管理团队构建,提升文档保存效率。除基本的管理理念与操作技能培训之外,应加强员工的管理安全意识,提升管理工作整体综合素养。管理者本身就应该进行不断学习,不断改革自己的传统管理理念,进一步提高对信息技术设备的运用技术水平,进一步充实管理知识,从而才能更进一步的在人事档案信息化工程建设中贡献力量，培育了管理者的社会责任心,在做好管理工作时也才能具有社会责任感。

4结束语

人事档案中的纸质档案和电子文档并行管理可以综合二个模式的优势,使之重复地跟发挥管理作用。在开展管理的过程中,必须强调管理创新,单位也要健全了相应的管理体系,使员工能够根据管理体系规定完成工作任务。针对并行管理的开展情况而言,单位必须明确了纸质档案保管和电子档案保管各自的优点,并对其加以体现,从而为档案管理质量提供了保证。

参考文献：

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