数字化管理在医疗档案管理中的应用

谢艳梅

福建省龙岩市第一医院 福建龙岩 364000

摘要:医疗档案管理是管控医院的关键内容，对其服务水准和长久发展有深远影响，对医疗档案加以数字化管控，能够提升档案管理水平，减少人为因素的干扰，优化日益严重的医患关系。本文旨在探究医疗档案数字化管理在管控医院档案的应用，以望促进数字化建设，改进医疗档案管理成效。

关键词:医疗档案;数字化管理;应用研究

前言:信息技术飞速发展和广泛运用前提下，一般以纸质媒体为主的医疗档案管理模式，已经不能适应现代化医疗档案管理工作的发展，不但使得档案整理和存放工作量增大，而且之后对资料的使用率很低。不但需在资料寻找时花费时间，也要面对资料丢失时的风险，借此可见对传统的档案加以改良的关键性。本文以开展数字化档案管理的优点探讨，并论述了工作过程中出现的问题以及具体的有效措施。

一、开展数字化医疗档案管理的优势

医疗档案是我国较多档案中的重要构成，在医疗教学和医疗研究上都有一定的作用，对医疗事业的长效发展有积极作用。由于医疗档案的重要作用，各大医院在平常活动中会出现文字类、图片类、表格等各种类别的档案，对其加以全方位地存放和管控。整理这种档案有零散的特点，即便能够分类细致存放，但使用效率上会有所局限，不便于科研使用。另外，纸质档案较容易损坏和丢失。因而，介于信息化的发展，各大医院急需借用合理的方式将各种医疗档案用数字化的方式加以存取和管控，建立数字化管理平台，借此提升档案查询和使用的便利性，并且可以最大程度维护档案的完整，防止档案借阅和使用中出现的人为损坏的情况出现。

一般的档案管控都是以人工的方式进行，跟数字化医疗档案的对比，这种工作强度大，效率低，并且以袋装、文件箱保存为主，在存放和查看上都十分繁杂，不能达到目前快速发展的工作需要，因此必须对医疗档案管控加以改良。而使用数字化方式管理，医疗档案能够根据年限、价格等进行分层管理，档案查看和运用过程中获得对应的权限，不但可以降低工作强度，并且方便相关人员的使用，医疗档案的使用率得以提升。另外，可借用数字化管理方式建立省级甚至全国级的医疗档案共享凭条，突破医疗档案使用上受到时间和空间的局限，加强医疗档案流动性的更进一步发展^[1]。

二、医疗档案数字化管理在医院档案管理中存在的问题

根据当前我国医院档案管理工作的开展情况来看，主要存在有数字化管理意识落后，数字化管理制度建设落实以及医疗档案数字化管理规范性不强等问题，以下内容对这些问题详细论述。

(一)医疗档案数字化管理意识比较落后

医疗档案管理是后勤类服务，伴随医疗体制的深入，医疗的社会公益性渐渐受到弱化，经济利益和医疗服务变成了医院发展的关键方向。医院需要将资源投入到相关设备、知名度等方面，让该项工作处于靠后的位置。再者,医院管理者对医疗档案管理和大数据建设的重要性认识较不足，使得医疗档案管控数字化进程变慢。一些医院依然在用纸质文件进行管理，出现了各种问题。这是不符合时代发展的要求的。有些医院对医疗档案数字化管理缺乏长远规划，无法正确地面对问题,更加不清楚发展前景。

(二)医疗档案数字化管理制度建设滞后

长久以来在医院工作人员的社会活动中保留下来的记录，包含医疗规划、科学研究等事务，而因为这些管理方式，制度不够健全，常常有档案错误、遗漏、篡改等问题。部分医院依旧使用以往落后的制度，完全不适合数字化管控，导致规章制度无法顺利进行，使得工作职责不明确，有问题后更多是推卸责任，尤其是交叉性工作，责任不明，限制了医院档案管理的行业的脚步。

(三)医疗档案数字化管理的规范性不强

即便多数医院推动档案数字化改良，但是在部分细节上不够正规，使得多数数字化档案成为没用的档案。例如，部分文件格式不正确，在电脑端无法识别、无法打开等，部分文件收集信息不全，查找不方便，部分文件细化不足，需要工作人员重新调整和分类，将花费大量时间，部分文件记录很乱、标签不明，均影响着数字档案管理的有效性。

三、数字化管理在医院档案管理中的应用策略

想要对医院档案管理工作进行优化，开展数字化建设，需要从档案工作实况出发，做好相关数据库建设，加强专业人才培训，完善档案数字化管理流程，保障医院档案管理工作得以顺利开展。笔者根据自身工作经验，通过以下内容对数字化管理在医院档案管理中的应用策略详细论述。

(一)健全医疗档案专题数据库

进行医疗档案数字化管控要将各类档案当做凭据建立对应的专题数据库，保证医疗档案数字化管控的技术和凭条支持。具体，要建立医学论文数据库，及时、全方位、精准地收取并存档各种义务工作者的理论研究，用档案的类型加以展现；建立医生专利数据库，收集和整理其专利申请和授权数据；成立科学研究项目和成果骨干的数据库，用来将其科研资料安全存放和管理。经过这几类数据库的建立能够让医疗档案数字化工作的开展提供有效的平台

^[2]。

(二)完善医疗档案数字化管理系统

在健全医疗档案数字化系统时，需要建立数据库搜索。健全和数据搜索对应的电子文件，建立医疗档案查阅和运用界面，提供数字化服务，从而加大医疗资源运用的效率，发挥其最大价值。

(三)加强专业人才培训

为了建立数字化医疗档案，必须对医疗档案管理人员加以培训，引进相关专业人才。首先，对目前的管理人员进行信息化培训，提升其计算机水准，让其可以在工作中遇到的问题可以及时找到原因并解决，另外防止他们工作过程中出现纰漏而造成更大的损失。其次，在招聘人员时，应该考察其专业能力和综合素养。在培训后对人员进行考核，借此检查对所学管理知识掌握程度。通过制定奖罚机制，提升管理人员的主动性，例如：在培训中获得好的成绩或是在平常工作中比较突出，可获取一定的奖励。而对于不合格或是在工作中懒惰以及出现重大失误，可以进行适当地惩罚。经过奖惩机制去激励人员提升自身专业度。人事部门在招聘中应该选择档案管理相关专业的毕业生，以提升应聘质量。对新人及时培训和考核，保证管理工作者有较好的职业精神和娴熟的技能。管理人员应该对新人做到以身作则、认真负责并规范自身行为，为员工树立好榜样。通过严格的机制培养人才，建立精良的人才队伍。另外工作人员帮助医疗人员对医疗档案加以收集和归纳，以保证档案的收集符合相关原则，为收集和管理工作提升便捷性。

(四)健全信息化平台

利用医院信息化平台，能够协助数字化档案的运用。健全的信息化平台，要在医院局域网中建立档案管理网，把档案按照种类去分类，对重要的文件加以加密。另外开发管理网络，通过信息化平台和档案管控网络对接，达成信息共享。再经过信息化平台对档案加以选择，从而节约原先的纸质文件。对医院重要的项目可在平台上重点控制，比如：医疗科研项目或是管理试点等项目，能够在信息化平台上成立独立的加密文件，按照特点分类归档。对一般的文件可选择在平台上免费开放，便于各大科室查看。

（五）完善档案数字化管理流程

对于数字化医疗档案管控中存在的不足，工作人员必须归纳经验，主动参与制定正规、标准的管理流程，所有人员要根据规范进行，若有格式问题或是信息缺损可退回修正，直到适合标准后方可录入，并及时追究责任，规避不良的风气。该项工作需要医疗档案管理人员及时按照新问题和状况加以总结，通过领导深入讨论后加以适当调整和修改，确保规范的标准性、合理性、适用性^[3]。

结束语：

综上，医疗院档案管理未来发展需要建设数字化档案，而档案数字化可以给医疗档案工作提供极大的积极作用。该方式可以提升医院的档案管理效率，使用信息技术将档案录入变得更加方便，达成档案的实时共享。为有关人员提供参考建议，一同加强数字化医疗档案管理，将医疗档案的积极作用最大限度发挥。

参考文献：

[1] 许扬, 马卫星. 数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J]. 2021(2014-12):157-157.

[2]宋伟. 档案数字化管理在医院档案管理中的应用[J]. 2021(2020-12):133-133.

[3] 金爱芳. 数字化技术在医学档案管理中的应用对策[J]. 2021(2015-6):76-78.