档案信息化建设与工程档案管理

向红

济南市水文中心 山东省济南市 250014

摘要：随着工程项目规模的不断扩大，人们对工程建设的要求也越来越高。因此，做好档案管理工作是非常重要的任务。档案管理是工程建设过程中的重要工作，通过推进档案信息化，进一步提高档案管理水平，为工程项目提供高效、便捷的档案服务，从而推进工程项目健康有序发展。在我国信息化建设过程中，强化工程档案信息化管理，创新档案管理的手段，以确保我国工程档案信息管理的顺利实施。

关键词：档案信息化；工程档案管理；策略

引言：在信息技术飞速发展的今天，工程档案管理进入新的发展阶段，深受信息技术的影响。工程档案是档案管理不可或缺的组成部分，强化对工程建设项目管理真实信息的收录，渗透在工程建设全过程，对未来行业发展具有指导性作用。

1. 档案信息化建设的内容

档案信息化的核心是通过信息录入，将旧的纸质档案转化为信息档案。计算机技术应用于档案管理，将纸质资源转化为数据以便有效地存储、分类和处理，使档案管理能实现信息化。利用互联网技术可以查阅和共享资源，形成系统的数据库，促进资源使用和处理，提高数据管理效率。随着信息化推广的不断深入改变了传统的档案管理方式。有些档案管理正逐渐从纸质形式转向信息化模式。在信息化应用于档案管理过程中，人们对档案信息化建设不够重视^[1]。从广义上讲，档案管理信息化是档案与社会、文化等信息相结合的系统信息体，涵盖的内容非常全面，能为单位的决策和预测提供相对有效的参考。狭义上说，档案管理信息化是一种处理和管理档案信息的技术手段，它能够提高档案管理质量和效率。档案信息化管理将枯燥的档案转化为有用信息，使人们能够认识到档案信息的价值，档案信息化建设目标是以现代先进的信息技术为基础，将档案与社会系统联系起来，从而进行相对高效的分析与处理，促进档案信息与各类信息的结合，拓展更丰富的信息内容。因此，广义的档案信息化和狭义的档案信息化本质上是一体的，二者之间有着密不可分的关系。鉴于此，档案信息化建设对工程档案管理有着非常重要的作用。

2. 工程档案管理存在的问题分析

2.1 档案内容不全，管理制度相对落后

工程档案的主要特点就是全面性，也就是内容比较全面，能够给之后各项工作的开展提供一定的参考。不过大部分的工程档案记录的内容主要就是项目的负责人、项目的简单流程和对于经费使用等内容，没有单独对于一个项目进行详细地描述，在之后要是存在相关的需求，比较容易造成档案内容记录不详细，工作对接较差的情况。不仅如此，如今人员变动幅度较大，传统档案管理制度存在较多的不足之处，并且整体的工作效率比较低下。

2.2 基础设施落后

第一个是计算机的硬件和软件结构。在一些大中型城市，城市建设文件信息化目标可以通过自主开发或引进城市建设文件信息系统来实现，但在小城镇和大多数县，城市建设文件信息化管理目标还需要实现。近年来，互联网技术的发展也加快了信息建设的步伐，可以进行信息管理的档案机构数量也在增加。二是互联网、局域网、5G、云建设情况。专业数据显示，只有大部分地级市的城建档案馆和少数县级城建档案馆可以建立独立的门户网站。但是，根据百度的研究，100 多个档案馆 ( 只占国家档案机构的十分之一) 建立了网站和页面^[2]。

2.3 档案管理人员业务能力存在一定的差异

工程档案管理工作是比较严谨的，而且保密性较强，工作相对复杂，如今企业规模持续提升，信息化技术发展速度持续增快，有关部门的工作人员也越来越多，工程档案管理工作比较重视信息化管理。所以需要配备专业的人员来开展各项工作，不过由于大部分工程档案管理人员能力有所差异，专业档案管理知识储备较差，难以系统地进行管理工作。不仅如此，一部分工作档案管理人员是兼职人员，在工作对接的时候比较容易产生信息遗漏的情况，因此整体的办事效率较低。

3. 加强工程档案管理信息化建设的措施分析

3.1 完善档案信息管理体系

加强信息化管理能够有效保障档案信息工作的发展。建立完善的信息管理系统是档案管理顺利推进的保证。建立完整档案信息管理服务系统应加强部门合作和服务联系，严格按照档案信息化的法律条例，建立新的电子管理系统，并加强内部的信息流动服务。首先，注意建立和改进档案管理制度，以确保工作顺利进行。在信息管理系统的建立、归档服务方面，应建立相应的信息化管理机制，并与其他信息管理法律法规相结合，确保档案管理政策的全方位落实。其次，档案管理机构需要加强各部门之间的合作，建立各部门之间的协调机制，积极响应电子档案管理的新形势。

3.2 增强基础设施建设

如今科学技术发展速度持续增快，给社会各个领域带来了较多的便利，而且促进了行业的发展和进步，尤其是通过对档案信息化管理的建设运用，可以显著提升整体的办公效果。对于企业来说需要改善档案的信息化管理基础建设，增强建设力度，重视对于档案信息管理系统的研发，增强建设力度，在后期也需要积极地进行维护。企业在进行档案信息化管理工作的时候，需要增强对于基础设施的建设，购置更加先进的软件和硬件，更新或者是替换那些相对落后的管理设备和管理软件，积极地改进基础设施，确保可以满足新时代的发展需求，能够充分地发挥档案信息化建设和管理效果

^[3]。不仅如此，还需要设置完善的档案数据库，提升整体的安全性，促进档案信息数据库的现代化建设，提升投入力度，配备更加全面的硬件，确保管理系统能够更加完善。

在信息技术全面发展的背景下，档案管理开始向信息化建设转变，随着通信管理模式的渗透，通信管理软件已经成为文献管理信息化建设的主要实践方向，越来越多的机构正在扩大通信管理软件的应用，提高文献管理的效率。为了更好地适应项目管理信息化的发展趋势，必须提高档案管理人员的信息实践水平，积极开展信息管理工作，必须加强日常培训。提高档案人员的信息素质，档案管理主要涉及各种档案资源的利用。计算机化需要将这些资源转换成电子文件，并通过选择适当的电子文件来管理应用程序。这些资源包括文档输入、文档分类、事后链接和文档摘要。由于大多数档案管理员习惯于传统的档案管理模式，缺乏足够的电子档案管理意识和工作技能，因此在实施电子档案管理的过程中会有许多缺点。档案管理部门希望改善档案工作人员的整体培训，积极探索计算机化档案管理的相关知识，提高档案管理意识，增强档案管理能力。目前，信息档案管理涉及很多设施和技术，工程文件管理员需要根据自己的文件管理进行选择。文件管理员在优化文件管理时，必须协调计划和组织工作，以确定文件管理的主要内容，便于将来的参考和使用，提高文件管理的效率。

结束语：综上所述，工程档案管理工作成为影响工程领域健康发展的重要因素。因此，要结合信息化时代背景，以先进技术为手段，正视信息化建设对工程档案管理的价值，强化技术应用，实现档案管理的优化与整合，维护工程档案的完整性，切实提升档案管理水平，为工程档案的高效利用奠定坚实的基础，推动工程建设事业的稳定长远发展。

参考文献：

[1]付菁燕.探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].陕西档案,2021(02):24-25.

[2]江敏.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].城建档案,2020(02):17-18.

[3]张篮月.新形势下建设工程档案信息化管理初探[J].城建档案,2021(01):36-37.