基层事业单位如何开展好档案收集工作

海丽

新疆农业科学院综合试验场， 新疆 乌鲁木齐 830010

摘要：在我国经济高速发展与基层事业单位职能不断优化背景下，基层事业单位的档案管理制度、管理模式及人员构成等逐步发生改变。档案管理是一项需要大量人力、物力的工作，其随时代的发展而逐渐丰富管理方式。简单化管理程序是维持发展的关键，基层事业单位的档案是存储政府或公民信息的核心载体，档案的收集是基层事业单位工作人员的基本职责之一，作为公共管理中不可或缺的一部分，所以探讨目前基层单位的档案收集现状具有现实意义。下面，文章就基层事业单位如何开展好档案收集工作展开论述。

关键词：基层事业单位；档案收集；工作措施

引言

事业单位档案的收集，是档案管理工作的基础性环节，对后续工作的开展有着重要指导意义。收集工作能够对大量的档案资料进行筛选、过滤，评估档案的真实性和完整性，避免档案资料的丢失和泄露。“巧妇难为无米之炊”，如果连材料收集工作的质量都得不到保证，后续将会引起一连串的问题，包括档案利用范围的缩小、重要材料的遗失、利用价值的降低等。因此，对事业单位档案收集工作进行分析具有重要意义，是促进档案管理工作顺利开展的重要保障。

1事业单位档案收集工作的主要内容

事业单位档案的收集工作，是按照党和国家的规定，通过相应的制度体系和专门的征集办法，将分散在不同事业单位、个人手中的有价值的档案信息集中到事业单位档案室和档案馆的工作。一个事业单位应该归档的文件材料主要包括以下几个部分：（1）上级事业单位的文件资料，包括指导性（学习性的）文件、与本事业单位业务有关的文件、需要按照要求办理的文件、重大会议材料、需要本事业单位转发的材料、代上级事业单位草拟并被采用的文件的草稿等。（2）本事业单位的所有文件材料，涉及的范围比较广，涵盖了工作会议、代表大会、行政领导会议材料等内容。此外，还包括本事业单位下发的各种正式文件资料、财务报表、人事变动档案资料信息、会计文件等。（3）统计机关、非隶属事业单位的文件资料，以及工作上、业务上往来的文件资料等。（4）下级事业单位的文件材料，包括统计报表、财务预算、财务决算、备案性文件申请、批复、证明、报告、通知、各类总结、合同协议、党建、干部人事材料、工资、招聘、职务职称、考勤考核、基建、科研材料、奖项、专利、工会职代会、各类汇编、活动、证件、音频、视频、图片、专项材料等。从以上多个方面不难看出，事业单位档案收集的资料类型十分多样，数量众多，在分类归档开展工作的过程中难度大，具有复杂性、专业性的特点，要引起领导人员、档案管理人员的充分重视。

2基层事业单位做好档案收集工作的建议

2.1提高档案收集意识

档案是开展社会活动期间得到的实际记录资料，其具备真实性、原始性，所以不管针对初稿还是修改稿都需要做好保存工作。为了提高员工的档案收集意识，领导需要做好表率，如定期宣传档案收集的重要性，有利于提高全体职工档案收集意识，满足档案资料收集的健全性，并且不要放过一切可宣传的时机，提高大家对档案工作的认识，提高全体职工对档案收集工作的重视，从而有利于档案收集工作的开展，推动业务部门对档案收集的责任感。

此外，基层事业单位需要按照档案收集工作现状构建长短期规划，档案管理人员应当积极参与其中，保证档案收集工作与各部门工作有机协调，共同发展。

2.2建立健全文件归档责任及收集规章制度

首先，基层事业单位需按照实际情况，进行工作人员具体职责的划分，从而做到档案收集工作的全面性及针对性，使文件归档规范，减少档案材料的缺少及损毁。单位领导组织每个科室的人员参加档案管理会议，针对性培训档案的接收、使用、存放等，档案归集每个阶段应当如何管理，逐渐完善档案收集体系，进一步确定档案收集责任主体，实现责任清楚、具体，推动工作人员自主落实对应的收集职能。

其次，档案收集本身是档案工作中的核心部分，需要相应部门及人员承担各自的职责，可采取年终考评模式，明确在档案收集中应当考核的内容及奖惩标准，提高不同部门参与档案收集工作的积极性，增强工作效率，优化档案管理质量。

最后，随着现代社会的高速发展，互联网被广泛普及与应用，归档相关的电子档案、数据应当有统一的管理规范。同时，构建档案管理系统，确保如果出现纸质材料的缺失，还应有电子档案资料存档。系统化的电子档案管理系统，有利于档案收集的同时还方便查找。

2.3档案材料收集方法的创新路径

从文件立卷归档起，需要做到有重点、针对性地收集、整理不同类型的档案，将对单位有价值及意义的档案集中化管理，保证档案收集工作开展的质量和效率。近年来，为满足信息技术发展、档案内容及形式改革，档案管理思想应当时刻跟着时代进步，更新优化档案收集工作理念，建立“大档案观”。“大档案观”是把所有存在保存价值的文件均界定为档案，不管该类文件是否办理完成、是否为红头文件、是纸质文件还是电子文件、是文字、图案还是音频、视频，都应该全部收集到位，保证资料无一缺失，同时进行系统性整理，确保科学化、全面性为基层事业单位提供帮助。目前是信息化发展时代，在这样的时代背景下，不同的档案载体涌现，如电子档案、音频、视频等，都应当引起重视，并注重科学合理分类收集，毕竟随着时代进步还会衍生出大量新档案载体，应当多予以关注。

此外，随着计算机和互联网的广泛应用，电子文件也逐渐发展成为档案可以收集的资料之一，针对这一类型资料应当做好前端控制工作，这是针对电子文件流式、易改风险高等进行的针对性措施，专业档案管理者需要落实前端调控作用，在文件形成时落实跟踪收集管理，如背景、元数据及封装。工作人员收集电子文件的过程中需要反复审核、鉴定，避免电子文件遭到恶意修改、损坏，或通过网络途径而泄漏，确保健全电子文档收集工作。

2.4加强基层事业单位档案收集工作人员的素质

因为档案收集是具有较强专业性的工作，所以基层事业单位档案收集工作人员应当提高专业知识，肩负起档案材料的收集与整理。在日常工作中，应当设置档案专兼职管理人员，这是保证工作有序不乱的重点。目前，还应当重点培训一批爱岗敬业、尽职尽责，能够肩负档案收集的工作人员。加大对员工培训，通过多元化与全面性的培训方案，培养出符合档案收集需求的人才。单位还可定期模拟演练、专题培训及考核，提高基层员工的档案收集能力，优化其自身能力。此外，档案收集员工应当实时关注社会发展形势，满足社会进步要求，同时联合单位档案管理工作，进行档案的收集及技巧的探索。

3结语

综上所述，随着我国经济社会的不断发展，以及各级基层事业单位内部改革的深入推进，机关档案收集、管理工作占据着越来越重要的地位，应引起领导者和从业人员的充分重视。档案收集工作是积累档案的一种手段，是档案业务工作的起点，是一个单位实现档案集中统一管理的一项具体措施。档案收集的齐全与否，直接影响到档案资源的存储，档案收集工作质量的高低，会直接影响档案的开发与利用工作质量，尤其是直接影响到档案的经济效益和社会效益，必须引起基层单位的足够重视。从多个方面出发，能够为事业单位和社会各界提供有效的信息服务，使事业单位档案信息资源能够更好地为社会发展服务。

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