规范城市建设工程档案管理创新研究

赵卫东

鄂尔多斯市规划编制研究中心 ,内蒙古 鄂尔多斯， 017010

摘要：在城市化进程的不断发展下，城市建设档案也越来越体现出了自身在城市建设中的重要性和价值。城市建设工程领域档案的管理应当与时俱进，要切实根据城市建设的发展情况和实际需求为导向，对建设工程档案的管理不断地完善。在城市建设工程档案的管理方法中不断地发现问题和短板，及时提出解决思路和措施，让城建档案中的丰富内容资源在城市的发展中发挥其不可替代的作用和价值，更有效地推动城市建设更优质的发展。本文主要分析规范城市建设工程档案管理创新研究。

关键词：建设工程；档案管理；规范化；创新措施

引言

虽然我国的建设工程档案管理工作已经受到了重视，但是和西方发达国家的成熟建设工程档案管理工作相比较而言,还存在很大的不足。基于这种发展状况，我国还需要对建设工程档案管理工作进行改革和创新，并且积极借鉴西方发达国家的有效管理经验，从而保证为我国建设工程档案管理工作提供高质量的服务。

1、现代工程档案的基本概念及主要内容

现代工程档案指的是从现代工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计以及准备施工等工程建设环节及工程管理过程中，形成并应用于存档保存的一系列文字、表格、声像以及土质等各种现代工程资料。现代工程档案是基本建设项目管理工作中的重要组成部分，加强现代工程档案管理工作的质量，不仅是现代工程管理工作的需要，也是国家、政府及现代工程部门的共同要求。如果现代工程项目的档案管理工作质量不达标，工程档案管理工作体系的建立不完善，会导致在现代工程中的档案处于无人管理的状态，对于现代工程的建设及档案的收集、整理及管理等工作都具有十分不利的影响，工程的建设结果也会对于工程质量产生影响。因此，建立现代工程档案管理工作体系的目的是更好地完成现实与历史的重任。

2、城市建设档案管理现状

2.1档案管理技术人员数量不足

城市建设档案所涉及的内容相对复杂，且覆盖面广泛，这在很大程度上增加了档案管理的工作量。然而，由于现实工作安排中从事城建档案管理工作的技术人员数量较少，不利于档案管理工作的有序开展。与此同时，城建工程项目由初始规划至最终竣工的过程相对漫长，通常需要耗费大量的时间及精力，且需要城建档案管理部门的广泛积极参与。

2.2城市建设工程档案相关法律法规有待健全

随着城市建设规模的持续扩大，使得城市建设期间所产生的信息数据在短时间内呈现急剧增加的态势，大幅提高了城建档案管理的工作难度和强度。当下我国现有的城建档案管理工作相关法律法规内容不够健全，难以满足城市长远发展的需求，以至于在具体管理工作开展期间，难以充分发挥相关法律法规的约束、指导作用，使得档案管理工作缺乏有效法律法规的支持，进而影响档案管理工作的规范性和严谨性。

2.3未设置先进的档案管理机制

由于建设工程档案管理的意识比较淡薄，重视建设的实际情况而忽视管理的现象普遍存在。部分企业的管理人员不能正确认识到档案管理工作的作用，认为该工作不能对企业的经济效益起到帮助，导致在该方面投入的人力、物力和财力比较少。建筑企业内部的一些管理人员认为建设工程档案管理的工作不会影响到工程质量。此外，建设工程档案管理没有设置相对应的监管监理人员。一般情况下，施工监理会为建设单位提供相应的专业化和社会化的服务，其目的在于使建筑项目施工质量、进度和技术等得到有效的控制。这也说明监理方不仅具有承担工程档案的责任，还具备严格控制档案的收集、整理和档案的形成以及管理等工作，进而确保档案管理的完整性和有效性。

3、城市建设档案管理工作的创新策略

3.1进一步提升档案管理意识

只有树立起正确的管理意识，才能展现档案管理的作用和价值，也才能提高工程建设档案管理的总体效果。目前工程档案管理对保障工程建设、完善建设流程、解决工程建设问题等方面有着直接影响。只有不断强化管理意识与目的，才能确保管理人员逐渐认识到档案管理的意义所在。应当加大对档案管理的宣传力度，结合相关法律法规，确保档案管理的严肃性，保持严谨工作态度，承担相应的法律责任。保证管理部门的独立化发展，在开展工程档案管理时不仅要做好档案收集工作，同时也要赋予档案处理独立权与人员招聘权等。

3.2完善建设工程档案管理的制度

首先，要明确档案管理机构以及其主要职责。举个例子来讲，明确领导责任制，设置专门的人员以及专门的负责人来全面负责企业档案管理工作，并且设置相关的监督和检查人员来负责收集和整理相关的档案资料。同时，还要对专职或者兼职的档案员以及资料员的职业资格和岗位职责等进行明确划分，保证其能够满足实际的需要。其次，对建设工程档案管理的流程进行细化，保证其能够很好地反映各个管理层人员之间的工作衔接、交互和配合情况，从而使档案管理工作的整个过程都能够做到规范有序。建设工程档案管理的相关人员应当根据相关的制度和流程，填写相应的档案资料以及内容，使施工资料和建设工程的进步保持一致，从而保证施工资料收集的及时性和有效性。再次，对建设工程档案进行归档和分类，保证档案归档类别的有效性，依据企业的实际框架和实际的经营情况等进行具体分类。一般情况下，建设工程的档案分类包括行政管理类、经营管理类、合同类、工程项目类、人事类和会计类以及特殊载体类等。归档的分类应当尽可能简洁和实用，使其能够在最短的时间内被查询到，进而更好地被利用。最后，完善建设工程档案管理的档案借阅制度，对档案借阅的具体流程进行细化。通常情况下，档案管理人员在办理完借阅手续之后，必须要进行纸质和电子登记。

3.3加强对于档案管理工作人员的培训

现代工程档案管理工作是一项专业性及技术性较强的工作，因此，档案管理工作必须具备较高的工作素质及专业知识，才有助于促进其工作质量的提升，因此，现代工程企业必须重视对于档案管理工作人员技能的培训，建立一支专业知识扎实、工作能力精湛、职业素质高尚以及创新能力较强的全方位现代工程档案管理工作人员队伍，促进现代工程档案管理工作质量及工作效率的全面提升。例如：现代工程企业可以定期组织档案管理人员，利用工作业余时间对其进行各种新知识、新技能以及新理念的讲解，不断创新档案管理工作人员的工作思路及工作方法，进一步拓宽现代工程档案管理工作的工作渠道，大大地提升现代工程档案管理工作质量及工作水平的提升，使得现代工程档案管理工作水平不断适应信息化时代的社会基本需求。其次，现代工程企业还可以建立健全档案管理工作制度，实现现代工程档案管理工作质量的科学化、规范化以及标准化发展，积极应用现代化信息技术及互联网技术，提升现代工程档案管理工作的深度及广度，真正实现档案资源的共享及档案资源的开发利用效率，进而进一步实现现代工程档案管理工作质量及工作水平的全面提升。

结束语

总而言之，随着建设工程项目的不断增多，建设工程档案管理存在的问题受到越来越多人的关注。针对建设工程档案管理的问题，企业应采取一系列的应对措施，提高建设企业内部全员的档案意识、完善建设工程档案管理的制度、重视对建设工程档案管理人员的培训和重视建设工程档案的信息化建设等，从而达到提升建设工程质量的目的。

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