档案的利用和保护

姜霞

身份证号： 6543231976****0026， 新疆 阿勒泰 836500

摘要：充分开发档案信息资源，并将其中的内在价值转变成有效资源等加以充分利用，从而为部门提供发展方向是当前档案工作中的主要内容。虽然档案信息无法直接影响社会的发展，但只要存在利用的有效价值，就能为社会发展贡献力量，尤其在当前竞争激烈的信息社会，要想实现持续性的发展，就要确保信息资源的有效利用和保护，将其转变为现实生产力，从而为社会发展提供更好的保障。鉴于此，档案管理工作的开展以及相关的档案保护技术进行了研究，以供参考。

关键词：档案管理；保护技术；应用措施

1事业单位加强对档案利用与保护的作用

作为公益性且服务社会与人们群众的事业单位，拥有相对较多的数量，比如说，政府、教育、文化以及卫生服务等服务型机构，基本上都是事业单位，为我国的发展做出了巨大的贡献。随着我国经济实力与科技技术水平的提升，事业单位中保存了大量的信息资源，并将其制成了档案进行保护，结合相对成熟的档案管理方法，使得事业单位中的档案得到了有效的利用和保存。结合事业单位档案利用与保护的情况，从中分析出事业单位在一定时间中的运营状况，以及工作效率，并通过对档案的利用与保存，可以为相关单位部分的发展提供支撑，同时还能够从中发现事业单位在对档案的利用与保护过程中存在的问题，进而加以改正，促进事业单位办公效率以及服务质量得到提升。

2档案管理工作策略研究

2.1完善档案管理制度

在开展档案管理工作过程中，通常会受到一些工作制度的影响，所以，必须要对相应的管理制度进行完善，只有在管理制度的支持下，才能全面的开展档案管理工作，否则，将会引发一系列的问题，使档案管理工作的作用不能充分发挥出来。与此同时，还应根据单位自身的发展需求，制定一套合理、有效的档案管理标准。由于我国的社会生活在不断地发生改变，所以需要对档案管理工作中的内容做出相应的调整，突显出档案信息在单位发展中的重要作用，并对档案管理流程进行整体优化，对每位管理人员的工作责任进行合理划分，还需要各个部门之间保持良好的沟通和联系，为档案管理工作的顺利开展提供有力保障。除此之外，还应为档案管理工作建立健全的监督制度，需要安排专门的工作人员来监督档案管理工作，以此确保该工作能够达到预期标准。

2.2规范档案管理的流程

要想促进档案信息化建设工作顺利进行，需要对其进行一个总体的规划，工作人员需要深入分析不同部门的特点和发展目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作符合对应部门的实际状况，并且建立可行性的长远管理计划，在部门中形成规模化的网络管理模式。进行信息化的应用建设时，一定要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性，考虑系统在运行过程中是否能够支持档案信息服务目标，除此之外，需要尽可能重视系统的灵活性和可拓展性，拓展足够的未来发展空间，这样才能做好信息化规划。

2.3加强其他部门的有效配合

事业单位领导层要主动协调各部门之间衔接工作，当涉及其他部门时应要求其全力配合，避免拖延推诿。当出现冲突时，领导应对于各部门工作进行调节，平衡利弊，协调权衡，在确保档案管理工作正常开展的情况下，对其他部门工作进行合理安排，进而确保档案管理工作和其他部门的工作能够顺利进行，继续开展。事业单位档案管理工作重要性日益显现，当面临档案管理工作时，需要相关部门统筹协调，确保上交的档案信息和内容真实可靠，为今后人事管理工作提供基础保障，同时促进档案管理工作进一步发展和完善。

3档案管理中的档案保护技术措施

3.1预防性保护技术

预防性保护技术是指为防止内外界因素对档案的影响而采取的技术方法和技术手段。针对外界因素的预防性保护技术主要通过档案保存环境控制来实现。档案保存环境是指围绕档案保存和利用等各环境相关因素的总和。具体包括库房建筑及设备、库房内的环境条件（温度、湿度、有害气体、光）和档案在利用中所使用或与之相关的设备或所处的暂时环境条件。档案馆建筑应按照功能要求，在结构、技术、材料、艺术、形象、节能、绿色环保等方面满足档案保管、利用、宣传、教育等业务及行政管理方面的可持续发展要求，配置必要的设备，合理控制档案库房温湿度，防光、防火、防潮（水）、防震、防盗、防尘、防空气污染、防有害生物，创造良好的档案保存环境。对电子档案而言，还要注重信息安全监测、访问控制、网络安全等，将技术措施、管理策略和法规制度融为一体，建立一个涵盖各个层面的档案信息安全立体防护体系。针对内部因素的预防性保护技术主要通过提高档案的性能来实现。档案的性能与档案制成材料的组成成分关系密切。在相同的环境条件下，不同的档案由于制成材料的不同，老化变质的情况差别很大。因此，首先要选择耐久性好的档案制成材料，即档案载体与记录材料应具有耐高温高湿、耐光等不易受环境影响的性能。其次要提高既有档案制成材料的性能。通过研究档案制成材料的成分、结构、性质，揭示档案材料老化变质的实质，掌握档案材料老化变质的规律，从而采取科学的预防措施和方法，提高档案抵抗外界不利因素的能力，降低其损毁速度。

3.2治理性保护技术

治理性保护技术属于抢救性的保护措施，是指对受损档案或存在不利于永久保存因素的档案进行干预，提高档案制成材料耐久性的技术方法和技术手段。治理性保护技术包括档案去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹显示与恢复技术、杀虫灭菌技术等。去污的方法有干法去污、水洗去污、有机溶液去污和氧化去污；去酸的方法有液相去酸和气相去酸；加固的方法有封套加固、涂膜加固、派拉伦真空涂敷加固、辐照聚合加固等；杀虫的方法有物理方法和化学方法，灭菌的方法主要是通过药物抑制霉菌繁殖，消灭菌孢子，消除霉菌斑。任何治理性保护技术都会给档案带来影响，因此，治理性保护必须要注意干预的度和标准，尽量避免过度干预对档案造成“保护性损害”。

3.3做好档案保密工作

信息安全是做好档案管理工作的重要任务。要提高档案管理工作的安全性，依托专业的技术手段、强有力的规章制度，科学的档案运转流程解决档案管理中的安全问题。首先，在档案数据共享的大背景下，合理地划分档案使用人员的权限，强调在安全的环境下进行档案的传输，基于权限划分实现档案的有限供给，避免因随意访问档案资源造成的档案信息损毁问题。其次，要提高档案管理的专业性，尤其重视加强信息环境的监测，配置专业的档案管理系统的安全防控系统，加强档案运转的动态监督。第三，档案管理系统要经常性地进行环境测试，做好安全分析，根据软件使用需要进行安防系统安装升级，形成整体性的安全防控机制。第四，要促进事业单位内部提高信息安全意识，尤其加强档案安全的宣传力度，促进各部门按照不同的安全防控级别做好具体的档案安全防控工作。第五，要加强档案的库房建设，建立智能化的监测管理系统，从而提高档案管理的整体有效性，解决档案管理中的潜在风险。

结语

综上所述，切实做好档案利用和保护工作，强化档案信息的使用安全性是新时期档案发展的必然要求，档案部门以及各单位都要将其重视起来，采取一系列措施，确保档案信息的有效利用和保护，加强各方面建设，完善档案队伍，积极开发档案信息资源，加强档案信息化建设，并且还要做好档案法制宣传，提升档案信息开发利用水平，从而为档案管理工作的进一步发展奠定坚实基础。

参考文献

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[2]李元萍.浅谈档案管理存在的问题和解决方法[J].办公室业务,2018(6):103-105.

[3]龚疆涛.关于提高档案管理水平的几点思考[J].传媒论坛,2016(6):91-94.