数字档案信息安全管理的思考

邢玉玲

黑龙江省人事考试中心 黑龙江 哈尔滨 150036

摘要：伴着我国当前科学技术水平的飞速提升，也推进了计算机手段在我国各个行业当中应用的十分广泛，档案信息管理也已经实现了数字化。和传统的档案信息管理手段相比较，网络信息化这种数字档案对于档案的资料信息有着更高的安全性以及保障。基于此，本文就对数字档案信息化进行简要的分析，阐述其安全管理的作用，对我国数字档案信息的安全管理还有着各方面的问题需要对其进行解决。

关键词：数字档案；档案信息；安全管理；管理思考

当前我国人口越来越多，随之而来的就是档案数量也在渐渐增多，我国的数字档案的规模也迅猛发展，计算机这一科技在档案进行管理的过程当中的应用极大地推进了我国档案信息化整体的建设和发展。数字信息化档案在进行管理的过程当中是很复杂的，包含着很多的内容，涵盖着信息的传递以及采集等等多个操作步骤，也会受到外界多方面因素的影响，对档案资料信息的安全性造成一定的影响和威胁，因此安全管理对于我国当前的数字化档案信息是十分重要的。

1. 数字档案信息化介绍

1.我国数字化档案信息的安全管理简介

计算机这一手段在我国当前档案信息管理工作中应用的已经十分广泛了，是网络信息共享系统的重要组成部分之一，档案信息的安全管理系统是非常重要的一个环节。数字档案信息的安全管理大体由四个系统组成，即档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息化服务的子系统和数据库管理的子系统这四种，当前我们国家的数字档案信息化建设早已经实现了档案管理的全国化。信息技术作为当前数字档案信息管理的基础，一定要发挥出信息技术的便捷性以及高效性，不仅如此还要提升其安全性的管理。

2.数字档案信息安全管理的重要性

随着我国经济水平的腾飞，当前社会对于我国的数字化档案信息管理也提出了新的挑战和要求。传统的档案管理手段只是单纯的人工查找以及档案的简单存储，无论是效率还是速度等各方面都无法与现代化的数字档案信息管理手段相提并论，不能达到对当前档案管理的要求，与当前的时代也不相匹配。对于档案的管理工作人员以及使用人员来讲，档案的信息管理技术给予了有关人员极大的便利性，无论是工作人员的整体工作效率还是使用人员的查阅效率，在很大程度上减少了管理工作人员的工作负担。不仅如此，数字档案信息的安全管理也是至关重要的，对其进行安全管理可以避免信息的暴露和丢失，还能推动信息化持续的发展。所以在对数字档案进行安全管理工作时，就应该建立和完善信息管理制度，规划出切实可行的操作流程和规范，并引进先进的技术，保证数字档案信息的正常工作[1]。

2. 我国当前数字档案安全管理现状

1.数字档案管理人员安全意识匮乏

当前我们国家的数字档案管理的工作人员的安全意识极其匮乏，在整体上对数字档案信息的安全管理没有一定的重视，在进行档案的查阅和利用时，许多工作人员都没有重视档案信息的保护，许多档案信息的管理人员的安全意识都较为匮乏，我国当前的数字档案信息安全管理工作上存在许多的问题。

2. 数字档案管理条件匮乏

我国当前的数字化档案信息管理过程没有完善的基础设施，也缺少良好的工作环境，究其原因就是在档案信息方面没有过多的投入，投入较少，致使数字档案信息管理设施安全等级上不去，同时存放的环境也较差，为计算机系统埋下了安全隐患，难以对数字档案信息做到真正的安全性管理。

2. 数字档案管理制度不够科学完善

当前我们的数字档案信息在进行安全管理的工作中出现了许多的问题，其中主要的原因就是没有一个合理、完善的安全管理体制。虽然当前许多部门都建立了相应的管理制度，但是这些制度并没有结合实际，都存在着很多的不足，同时对制度的执行也没有一定的执行力度[2]。

2. 数字档案管理专业人员匮乏，管理水平较低

数字化档案信息的安全管理工作离不开计算机的支持，也同样离不开工作人员。其需要的是专业的操作管理人员，要求管理人员能熟练地掌握档案信息管理的有关知识，还要能对计算机进行熟练的操作，但是当前专业人才十分匮乏，我国当前的数字档案信息的安全管理工作还不能达到人们的要求，档案管理工作人员还要有较强的职责性和责任意识，但是我国当前的档案管理工作人员的职业素养不高，知识水平也较为落后，也达不到数字档案信息的安全管理方面的要求。对于管理而言，通常是从操作系统以及工作人员和工作岗位等部分进行多方面的考量。对于工作岗位而言，经常会有代岗以及越岗的现象出现，对于操作系统来讲，许多计算机并没有设置密码，这就会容易导致信息的丢失以及泄露，对于操作人员而言，其有时会通过计算机进行私人的工作，有可能致使计算机中病毒或是程序被修改，或是工作人员的工作不规范，都会对存储的数据以及档案信息的安全性造成影响[3]。

三、提升我国数字档案信息安全性管理的有效举措

1.加强档案管理工作人员的安全意识和职业素养

档案管理部门的管理工作人员直接管理档案信息，是档案信息的直接接触者，所以，其对档案信息的重视程度就会体现在档案信息安全管理的成效上。所以，要有效地加强档案管理工作人员的安全意识，可以定期举行教育培训以及讲座论坛等，让管理工作人员提升档案安全管理的重要性认识，通过培训和座谈会等等还可以提升其职业素养，提升其对档案信息安全的防护能力。

2. 制定和完善档案信息管理的保护制度

科学的、完善的制度以及指导可以有效的保证数字化档案信息的安全管理正常的运行。当前我国已经制定了关于保护数字档案信息的法律法规，这些法律法规都会对当前的数字档案信息的安全管理起到一定的作用，可以切实有效地维护国家的利益，但还应该对管理制度进行加强和完善，要制定科学规范的管理保护体系，将档案管理工作的全过程进行有效地保护和制约，让其在管理工作的各个环节上都能保证档案的安全性。

2. 建设和优化档案信息管理基础设施

良好的基础设施建设对于数字档案信息管理的安全工作来讲是十分重要的，只有基础设施完善了才能保证后续的管理工作质量的提高。首先，档案信息要有可靠的储存介质，例如当前的光盘刻录以及U盘的存储录入技术等等；我们还要对存储的档案信息进行再次备份，防止信息的丢失，对于备份的信息资料而言更要做好安全管理工作，要有计划不能盲目的进行。在档案信息进行传输阶段，要对传输的设备加强管理，要定期的对设备设施进行检修以及更新换代，要避免信息在传输阶段的安全性发生问题[4]。

四、结束语

对于数字档案信息来讲，其安全管理还是一项较为复杂的工程，具有很大的发展空间，在进行档案信息管理工作当中也会遇到一些困难，我们要关注安全管理工作过程中的各个细节，杜绝信息的泄露。虽然数字化的档案信息在进行管理过程中不能够做到绝对的安全，因此只能采取有效地措施对现有的问题进行解决，增强其安全性。当前数字化档案信息管理阶段仍然存在着许多的问题，有关的工作人员一定要对其进行重视，不断提升数字档案信息管理的安全性，以满足当前社会的发展需要。

参考文献：

[1]王倩倩.数字档案信息安全管理标准规范体系构建研究[J].机电兵船档案,2021(06):59-62.

[2]秦凤娇.数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析[J].新疆有色金属,2021,44(03):109-110.DOI:10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2021.03.047.

[3]蒋晓玮.互联网背景下数字档案信息安全管理浅析[J].城建档案,2019(01):19-20.

[4]张莹.数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析[J].黑龙江档案,2018(06):101.