谈推进档案开发利用的有效措施

黄河

潍坊市中医院

【摘 要】档案资源具有多重价值，加强档案资源利用既是满足利用者的需要，也是档案人员的职责，更是档案价值的体现方式。采取多重有效的档案管理措施，强化档案利用服务保障，才能体现档案的作用，为新时期的社会发展做出更大贡献。

【关键词】档案利用；服务；保障；措施

档案的信息利用价值是非常丰富的，但是其价值在未进行合理开发之前是隐性的，甚至在一定程度上表现为不可利用，因此开发前的原生态档案资料很难说其中某一份档案材料具有哪些利用价值，只有当经过系统的开发并随着利用需求发生时才能获得根本的认可。为此，要取得好的利用效果，其前提是要有丰富的档案信息为基础保障，采用先进的开发手段，才能将隐藏于档案深处的基本价值开发出来。保障档案的开发利用成效要遵循档案的形成规律，注意直面解决开发工作存在的问题，采用科学的措施和手段，实施多层次的开发，将档案所具有的内在价值进行提炼加工，不断改善档案利用条件，达到全面服务社会利用需要的基本目标。

一、档案利用服务的现状

（一）档案利用范围更加广泛。在社会不断发展的形势下，档案利用服务已经不再局限于工作查考，有关社会民众利用档案的愿望也得以实现，越来越多的人们主动利用档案开展学习研究、进行查找利用。而新形势下的档案载体和表现形式越来越丰富，原来纸质载体一统档案天下的局面已经不复存在，大量的原生态新技术档案资料，如数字信息、数据集合、网页和三维图片等档案资源随着新的工作手段而不断生成，这些都为利用者提供了更多可选的档案资源，利用者根据所需既可以选择纸质档案也可以选择图片、音像等生动直观的载体档案形式，这不仅促进了档案利用范围的扩大，更加增强了档案的可利用性，档案的作用发挥也呈现多元化发展态势。

（二）社会档案利用意识明显增强。经济社会的快速发展，由此也会带来更多的发展问题，如不可避免的社会竞争、有关技术升级改进、个人权益的保护和落实等问题，这都需要通过档案资料来参考和解决，档案最有效的原始凭证作用起到了无可代替的作用，受到社会利用者的普遍认可，社会档案利用的环境更为优化。并且科学技术的迅速发展，信息已经成为人们工作生活的重要资源，档案信息具有自身的明显特色，集原始性和凭证性于一身，在工作权益保障，个人合法诉求等方面都发挥出了明显的作用，越来越多的人通过利用档案解决了问题。同时，为了满足更多利用需求，档案利用也从手续繁杂而封闭转变为手续简单而开放转变，档案利用更加便捷化和现代化，这也带动了更多的利用者利用档案的积极性，档案利用呈现出前所未有的良好局面。

（三）档案利用具有社会性倾向。档案是社会发展的见证，是社会工作的必然产物。因此，不可否认档案就是服务社会和工作的资源，在社会发展迅速的新时代，为提高工作效率，保证学习工作和生活质量，围绕工作需求和社会发展等方面开展的档案利用明显增多，如城市建设、经济发展、科研以及技术升级等都需要借助原有的工作经验，利用档案就可以还原以前的工作状况，从中分析总结经验，服务社会发展和工作升级。

（四）档案利用服务更加现代化。在新技术的辅助应用下，很多档案资源存储于专题数据库之中，这就为档案利用者利用档案提供了效率保障，围绕利用内容可以通过计算机快速进行搜素检阅，所有的相关利用信息快速呈现于利用者面前，方便了利用，所提供档案信息也更加全面和准确，满足了更多利用者的档案海量查用需求。另外，很多地方为进一步优化档案信息共享利用，已经着手建立区域性的档案资源数据库，将更多的可用资源纳入统一管理，实现网上利用一键式服务，将档案利用的资源库做大，将档案利用的距离拉近，实现全天候无间断网上查询，让档案资源插上“飞翔的翅膀”，将档案信息传播的更远。

二、档案开发利用的有效措施

（一）完善优化档案服务机制。提供有效的档案利用服务是档案工作的职责和属性决定的，这也是档案工作发展的必然要求。要用积极主动地服务行动，创造更多的服务成效，在实际利用服务工作中，必须树立服务质量观念，严格服务标准，科学分析利用需求，针对不同的利用人员和利用目的、利用内容等进行合理规划安排，形成优质的服务机制，发掘更多高质量的档案资源，为提升发展水平提供档案利用支撑。要以提高服务质量为主线，建立保障性的档案管理服务机制，并且形成制度或者规范，让档案服务机制的作用发挥更加有保障，更加有力度。

（二）丰富档案利用资源。合理丰富的档案资源是档案利用的基础，要把丰富档案资源的位置居于档案利用的前列，没有必要的档案数量和丰富的档案内容为保障，档案利用工作将会受到很大的局限性。丰富档案资源建设，要通过多渠道的收集，逐步积累更多不同形式和内容的档案信息，促进所存档案门类和内容的整体优化，注重对重要价值档案信息、电子档案信息、突发事件档案信息和具有重大社会影响力的档案信息收集，也要关注一些所谓“账外”文件材料的收集归档，以此建立齐全完整的档案资源库，为档案利用提供保障，更好推动档案利用服务工作的开展。

（三）创新利用方式。随着信息技术在档案管理应用中不断升级，计算机技术正在从以前的辅助性档案统计和目录存放打印为主，逐步向档案全方位提供利用方向发展，如档案数字件的网络化传输服务，档案扫面件的计算机输出、档案利用的模糊检索等先进利用技术，这些新兴利用服务手段极大地提高了档案查阅的质量和效率。当然，也不能完全否认传统的档案原件查阅模式的作用，在一定程度上很多工作需要还是需要手工查阅原件来认可，如会计档案、带管理权限的档案以及暂时还未开放的档案等，并且传统利用手段当中也有很多好的经验和做法需要在新的利用方式中发扬和改进，借鉴利用在新的利用方式中进行提升转换，让档案利用工作更加科学合理。

（四）建立现代化利用服务平台。现代技术为档案管理带来了便捷，要积极应用现代化管理技术，做好档案利用服务相结合的工作。可以利用信息技术对档案资源进行加工整合，集结于专门的档案存储管理平台，借助网络技术实施网络化管理或局域网内部管控，在档案信息提供利用时可以通过相关服务平台进行输出。也可以建设专用的档案服务网站，完善网站相关利用功能，及时宣传档案价值，公布档案目录和内容，提供网上可用的档案资源，进而向档案资源利用网络化目标迈进。

（五）注重档案人员业务素养能力提升。在档案社会价值不断扩大化的形势下，档案开发利用的任务更加艰巨，面对档案利用现代化模式的转变形式和要求，档案人员要切实增强业务知识学习的积极性，努力在档案开发利用方面学以致用，学有所长，培养建立良好的服务观念。要不断掌握更多先进管理经验，特别是计算机技术应用于档案利用，在档案利用工作中不断探索追求，用严谨扎实的工作作风，确保利用工作中做到准确无误，一丝不苟，用热情积极地服务态度，高效提供利用者的查阅内容。

三、结束语

综上所述，新形势下的档案管理和开发利用得到了应有的重视和关注，档案资源开发的力度正在不断加大。只有围绕利用需求的大环境开展好利用开发工作，在利用内容上不断丰富优化，在利用手段上不断创新探索，在利用服务提供上更加积极和热情，才能推出更多优质高效的档案开发利用成果，体现档案作用，促进档案事业发展，取得更多的社会认同和赞赏。

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