论档案管理信息化与档案管理现代化

李丹阳

大庆油田有限责任公司 档案馆 黑龙江省大庆市 163000

摘 要：通常情况下，企业档案管理的信息化主要就是指企业在对于档案进行管理的过程中运用现代信息技术，以网络为媒介，对于档案进行分类、管理以及开发，这样就可以使得档案的工作为企业的生产、经营以及管理提供更加优质的服务。对于企业档案管理的信息化来说，就是一个十分复杂的事情。档案管理是否能够跟随上企业管理信息化的脚步，使得其成为企业信息化中的重要组成部分，也已经成了对企业档案管理工作效果进行衡量的一个标准。而在建设档案管理信息化的同时，相关的工作人员也就需要对自己的信息意识进行强化，对于档案管理信息化的制度进行完善，对于档案管理信息化的水平进行提高。这样就可以使得档案可以更加的安全，更加及时以及准确地向企业提供信息，保障企业稳定经济利益获得。

关键词：档案管理；信息化；现代化

一、企业档案管理信息化建设的现状

（一）对档案管理信息化的认识程度较低

对于企业档案管理信息化的建设来说，就是一项十分复杂的工程，投入的资金也会比较高。有一些企业会认为，电子档案并没有给公司创造相应的经济效益，也就将资金投入在设施的更新、工程的建造上，还有商品的营销上，而不会注意对档案信息进行科学管理。与此同时，由于档案信息数字化所必需的设施，公司也并不会对其加以配备，使得电子文档的整理和存档都会比较的混乱。而且，由于有不少公司都缺乏较强的现代管理理念，同时也不注重对于档案管理的员工进行培养，因此导致档案管理员工既缺乏很足的管理经验，也没有很强的服务意识，最终导致档案管理人员的档案管理水平以及业务能力都很难适应当今时代对于档案管理的要求 [2]。

（二）企业档案管理的信息载体形式比较多元

在企业信息化的背景之下，电子档案也成了图文档案的管理对象。通过对于计算机技术进行应用，也使得企业在工程的设计以及产品的研发等各个环节当中，形成三维仿真模拟设计的图像、声音，以及文字等等，光盘、磁带等等都成了档案信息的载体。也正是因为这些档案信息的载体可能会受到多种因素，其中包含受害虫侵害、自然老化等的影响，使得档案信息的内容出现损失。若在实际进行使用以及保存的过程当中使得档案受到损坏，就会导致系统运行出现失效的情况。

（三）企业档案管理信息化的标准化建设不完善

企业档案信息管理的标准化主要就是指在档案的实体管理转变为信息管理的过程当中，所必须依赖的业务规范以及技术的标准。一般来说，企业的信息化就是一个十分严密的信息系统，对于数据进行处理的准确、及时以及可靠也是以每一个业务环节数据的完整以及准确作为前提。可是，伴随着企业档案管理的信息化，比较基础的数据技术标准化已经根本满足不了企业的发展需求，企业管理的业务流程标准、数据交换标准、产品设计的标准等等都需要进一步的完善。而这些也就会直接影响着企业的信息数据采集准确性、规范性以及及时性，同时也会为企业之间的数据共享以及数据交换带来更多的问题 [3]。

二、加强企业档案管理信息化建设的措施

（一）对于企业领导的思想观念进行转变

推进企业档案管理信息化的建设在当今这个信息化的时代，企业的档案信息化就是信息共享的一种需要，也是档案事业技术得到进步的一种推动性力量，更是加快改革，发挥出档案价值、实现档案信息共享的必然发展趋势。而企业领导者的思想观念，也会直接影响着企业档案管理信息化的建设。要想更好地对于企业档案管理信息化进行建设，也就需要企业领导者加强对于档案管理信息化的重视程度，真正认识到档案管理信息化可以为企业带来一定的经济利益，积极倡导并鼓励档案管理信息化的建设，适当对于一些人才、设备、资金等进行投入，并将档案信息化管理工作归结到考核的范围之中。不仅如此，各个级别的领导，特别是管理档案工作的领导，也要对于档案工作的情况进行了解，花费心思对于方案进行制定，指导档案的部门开展建设的工作，对于工作中存在的困难进行解决，使得档案管理信息化的建设工作成为企业的重要任务。

（二）对于档案管理的意识进行增强

有效提高档案管理人员的专业素养对于企业档案管理信息化来说，要想加强对其的，也就需要对于档案管理人员的专业素养进行提高。这也就会需要着企业，建设一批高质量的档案管理队伍，这样才可以保证企业档案工作可以得到创新，促进档案的持续发展。通常来说，档案信息化的管理主要就是对于计算机技术进行应用，也就是实现档案计算机的管理。而要想实现档案管理的信息化，也就需要拥有知识层次比较高以及先进技术水平比较高的专业技术人员。因此，企业就需要引进一些有专业能力的人才来对于档案管理的队伍进行充实。要想对当今时代人类活动的真实记录进行保存以及利用，那么管理人员也就需要对于现代化的档案管理手段进行应用，对于档案计算机管理以及电子文件归档的知识与技能进行掌握，并且对于各种现代化办公设备的维护进行学习。也正如此，企业就必须对于档案工作人员进行培训，使得他们可以拥有更高的专业素养以及开拓创新的精神，这样就可以促进档案工作的长远健康发展。

（三）实施标准化的建设

对于统一的数据采集制度进行建立档案信息化的标准规范主要包含了电子文件归档管理、电子文档信息管理资源描述、以及应用等。档案信息采集的管理规范中规定，企业档案信息在著录或者标引的时候，需要对于国家档案局的有关规定以及相应的法律法规加以遵守。而同时，对于企业档案的管理工作就需要更加积极并且主动加入国际质量认证体系贯标活动之中，通过利用更加适应信息化的新标准以及新规则，就可以加快企业档案信息化管理规范的制定以及使用，这样就可以真正做到加强企业档案管理信息化建设的发展。与此同时，企业也需要对于数字化的档案信息管理以及利用的制度进行建立，对于电子档案数据的安全、信息利用的安全，以及信息存储的安全进行规定。企业也可以依据档案的特点，对于企业档案信息专题数据库进行建立。比如说，可以建立产品的档案专题数据库，对于产品的研发信息、生产信息、销售信息等等进行结合，这样就可以为企业开拓市场以及技术的创新提供一定的参考。不仅如此，企业档案部门也需要更加注重参与企业信息化的建设，投入企业管理的流程当中，对于企业各种类型的文件以及资料的运行进行监控，这样就可以保证纸质的档案以及电子的档案可以保持一致，使得档案更加真实以及有效 [5]。

三、总结

总而言之，在当今这个时代，档案事业发展的方向也就是信息化。通过建设企业档案管理信息化，也就可以实现档案信息存储的数字化以及信息传递的网络化等等。而且，加强建设档案管理信息化，也可以有效提高企业档案管理的效率，降低档案管理的成本，促进企业的长远健康发展。

参考文献

[1]宋佳.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].现代企业文化,2020,(14):105-106.

[2]陶建花.企业档案管理的信息化建设思考[J].新疆石油科技,2013,23(4):78-80.

[3]韦素芹.企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务,2013,(4S):

[4]舒玉秋.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务,2014,(7S):

[5]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界,2014,(z1):72-72,73.

作者简介：姓名李丹阳，性别女，出生日期19910805，民族汉，籍贯陕西省武功县，在大庆油田有限责任公司档案馆从事档案员工作。