医院办公室文书档案电子化管理方法探究

陈强

重庆市酉阳土家族苗族自治县楠木乡卫生院 重庆 酉阳 409829

摘要：随着信息时代的到来，电子文件越来越成为医院档案的主要形式，使医院自动化大大提高，医院部门的生产力也得到提高。针对医院文书档案电子化管理的需要，介绍了各种可能的管理方法。如：建立电子档案管理系统，加快文件的计算机化和网络化，促进办公室人员的年轻化发展，改善安全系统，实现电子档案管理，建立电子档案工作标准，促进医院文书档案电子化。

关键词：医院办公室；文书档案；电子化管理

档案管理主要用于记录医院的发展、员工交替、荣誉和财务方面的政策和设施设备的发展一切变化。传统的文档管理主要是手工完成的，远远超出了现代办公文档的文件管理要求。因此，医院需要改进电子化对院内各类档案的应用。

一、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性

1.实现多样化管理方法，使文档的原件最大限度保护，扫描和拍照医院档案，很好地通过电脑储存。这样，可以通过电子方式管理文书档案，从而保护文书档案，并防止它们丢失，这样一来，可以备份档案，防止文书档案丢失，使其保护原件档案。

2.医院文书档案解释医院文书档案的价值。电子办公文书档案允许进一步共享档案资源。查阅档案需形成查阅档案相关制度，对于需要相关部门查阅的，必需领导批示方可查阅文件，这种查阅方式，推迟文件归档的丢失，以及将政策性文件提交医院。对于医院档案需要共享的档案，可以通过领导们层层审批同意后按权限实施电子档案管理在医院局域网上共享，医院共享是提高档案效率，同时要确保文件的安全性及完整性。

3.提高办公室生产力，快速寻找文件。电子档案的创建简化了资源文档的所有方面，包括存储、分类、统计，并提供了更有组织的管理。如果搜索文档时年份不准确，可以单击“搜索”查找关键词并打印出来，即节省了时间，并且可以从档案人员的角度看，又方便了查阅，并取得了良好的利用效果。

三、医院文书档案管理现状

1.缺少文件资料的收集和规范。医院主要是临床科室多，同时，医院历史悠久，有大量原始文件和新增资料；因此，许多按类别分类的档案管理员都是医务人员兼任，专业的差异可能会导致信息存储和传达等方面的错误。例如，当你在医院给出通知时，一些员工不熟悉准确的记录方式，文件传达，文档内容很可能会丢失。此外，存档文件员不够及时，反复确认文档未及时归档或文档已损坏，从档案管理人员来看，该文件在归档过程中就没有完整的文件信息。

2.文书档案管理系统需要改进。传统档案管理和现代档案管理是一项专业活动，尤其是随着时代和互联网的发展，医院档案管理体系需要积极改善，使纸质文件和电子文件在医院传达信息方面实现便捷，使档案管理以证据为有据可依，档案及时归档。但是，医院病案管理系统的实施与有效管理略有不同，使得病案管理更加复杂，需要时间、人力和物力资源耗费。

3.人员素质各不相同。由于医疗档案数量较大，整体质量各不相同。此外，办公室文件处理工作人员在执行日常任务时缺乏足够的专业知识和随机应变能力，有时处理文件不够及时，有时由于实行轮调制度而导致工作的连续性。在履行职责时，一些接替处理只负责自己的轮换，对文书档案的重要性不了解，没有给予足够的重视，如果出现问题，很难及时纠正，可能会继续出现错误，在某种程度上，档案管理员的工作可能会返工并增加费用，浪费人力和物力。

4.医院缺少重视办公室文书档案。有些医院行政人员首先注重医院的运营和发展，只注重医疗服务的水平和创新，忽视档案管理，直接影响相关部门在档案管理方面的关注和配合，忽视档案人员的培训和人才的引进，延误档案管理，难以满足现代档案管理的实际需求，发展档案管理电脑化被认为是不利的。

5.档案管理有局限性。医院档案管理需要加大资本投入，建设信息系统，引进先进设备，以更好地推进电子政务。例如，一些医院计算机和办公文件管理系统相对较慢，文件处理相对较慢，缺乏适当的温、湿度调节器可能会降低原始纸质文档的受潮发生霉变。

6.计算机化建设水平相对较低。新形势下，文书档案处理系统也在信息电子部发展。但是，在某些情况下，员工可能需要查询、复印问题。在信息化建设方面，建设水平不高，在某种程度上，文件档案的开发不利于更好的实现利用，这直接关系到信息化建设的进展。例如，文件管理员不知道保护的重要性，而意识不高。此外，信息档案管理系统存在缺陷，容易黑客的侵入盗，这可能导致数据泄露和不安全。

三、实现办公室文书档案电子化管理的对策

1.实施精细化管理。办公文书档案电子管理主要从日常操作开始，使利益相关者能够继续使用办公软件记录工作日记，并为办公室的日常活动详细说明工作计划，此时，管理员创建的策略文件的电子目录和纸质副本将同时运行。可以按邮件类别管理通过电子邮件发送的文档，以便于医院各部门员工的查找，文件也可以按部门分类。与此同时，需要有专门的人员将医院文件以电子和以电子形式进行硬拷贝归档，以确保文件档案的完整性和系统性。

2.增加投入办公室文书档案电子档案管理的人力、物力和财力。电子文书档案管理需要一个可运行的内部局域网，以便将各种分布式文件信息资源有效地集成和连接到整合服务系统中，该服务模式还有助于优化和利用归档信息资源，提供更安全、更方便的服务，改善医院之间的交流与合作。医院各部门还需要提高档案收集和归档意识，增强办公档案的电子管理意识，逐步转变思维，积极配合办事人员收集档案，妥善建立电子档案和纸质档案，使存储、管理和使用的内容，以确保文件的完整性，并整合和共享文件信息。医院管理员认识到了电子文件发现的优势和价值，并大大增加了电子文件管理的资源。

3.提升办公室人员年轻化，树立新的管理理念。员工直接处理办公室档案工作，档案电子化管理水平直接关系到档案电子化管理的成功，因此，医院科室需要积极招聘更年轻、更有经验的员工，并重视和提拔档案管理人员，以加快电子档案管理方法的推广。同时，医院应积极实施档案管理激励措施，并实施新的管理方法和工作量管理流程，以促进档案管理创新，促进档案管理网络化和计算机化。

4.改进安全系统，并在办公室提供电子档案存储和维护。由于档案信息网络和信息安全管理系统的保障，因此，档案的信息存储，尤其是电子存档，具有高度的保密性，需要设立专门的信息技术安全管理，加强专业的计算机管理，并及时解决管理软件中的安全缺陷，手动更新防火墙和防病毒软件，还必须配置对关键备份的访问，并实现加密备份的存储模式。为了确保数据传输和存储过程的安全性和稳定性，必须支持节点数据库和服务计算机的硬件安装，此外，存储和文件存储环境，如计算机，必须严格遵守安全保密技术。

在信息社会背景下，医院办公档案电子化管理是发展的必然趋势，医院认识到电子文件管理的重要性，必须查明这一过程中出现的问题，积极寻求科学和合理的解决办法，加快实施科室管理概念和方法，实现信息和通信技术，使办公室文书档案管理得以计算机化和现代化。

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